10 tips for en god avslutning på arbeidsforhold

Offboarding er blitt et sentralt begrep innen moderne HR. Med offboarding mener vi prosessen fra levert oppsigelse til den ansatte forlater virksomheten, men også tiden etter siste arbeidsdag.

Det er flere grunner til at man ender opp med behov for offboarding. Arbeidstaker kan si opp selv, arbeidstaker kan slutte på grunn av alder, virksomheten kan være i en nedbemanningssituasjon eller det kan være forhold på arbeidstakersiden som gjør at arbeidsgiver må gå til oppsigelse.

Digitalt kurs 14. mars 2024: Offboarding - sjekklisten du trenger når en ansatt slutter

Hvorfor er offboarding viktig?

God offboarding har mange fordeler. Det ivaretar både den som slutter og virksomheten, styrker virksomhetens omdømme og gir verdifull innsikt i hvorfor medarbeiderne slutter. Det er viktig å avslutte på topp, både for arbeidsgiver og arbeidstaker.

Dessverre får ikke offboarding nok oppmerksomhet fordi mange arbeidsgivere ikke forstår hvorfor man skal bruke tid og penger på noen som slutter. Mange tenker ikke på at god offboarding legger føringene for hvordan en nyansatt opplever onboardingsprosessen. Om man har gjort en god avslutning på et tidligere arbeidsforhold kan man sørge for at nyansatte kommer til «dekket bord».

Offboarding er noe Simployers eksperter jobber med til daglig. Her har vi samlet de beste tipsene for hvordan du kan gjennomføre en ryddig offboarding.

1. Sørg for gode rutiner og prosesser

Ved avslutning av et arbeidsforhold er det flere praktiske oppgaver som må utføres av leder, IT og HR. Lag en sjekkliste som viser rekkefølgen og innholdet i oppgavene ved offboarding for alle ansatte som slutter.

2. Sett deg inn i juridiske krav

Arbeidsmiljøloven har blant annet regler om når arbeidsgiver kan gå til oppsigelse, hva arbeidsgiver må gjøre før en oppsigelse gis og hvordan oppsigelsen skal utformes og overleveres. Det er viktig at arbeidsgiver har god kjennskap til disse reglene. Konsekvensen av å ikke følge reglene, kan være at oppsigelsen blir kjent ugyldig. Arbeidsmiljøloven regulerer også når arbeidsgiver kan avslutte et arbeidsforhold på grunn av alder.

3. Kartlegg hvem som besitter kritisk nøkkelkompetanse

Medarbeidernes kompetanse er gullet i virksomheten. Noen medarbeidere besitter nøkkelkompetanse som er kritisk for driften. Hvis disse nøkkelpersonene slutter, er det viktig å kartlegge om det er andre medarbeidere som kan utføre samme type oppgaver, eller om ekstern rekruttering er nødvendig.  

4. Ha fokus på kompetanseoverføring og delingskultur

Ha rutiner for å beholde kompetanse internt. Skap en kultur der deling på tvers av avdelinger og generasjoner er en del av hverdagen. Blir dette arbeidet forankret og en naturlig del av hverdagen i virksomheten, står en bedre rustet om en medarbeider eller leder velger å slutte.

5. Ivareta medarbeideren til siste arbeidsdag

Vær den arbeidsgivere du solgte deg inn som helt til medarbeiderens siste arbeidsdag, og ikke bare til oppsigelsen ligger på bordet. I dette ligger det blant annet å følge opp medarbeideren som slutter på samme måte som andre ansatte. Bruk tiden sammen til å tilrettelegge for en god avslutning på arbeidsforholdet, slik at medarbeideren holder motivasjonen og effektiviteten løpet ut.

6. Ha en avsluttende samtale

En sluttsamtale med arbeidstakeren som skal slutte er et viktig verktøy for å forstå hva du som arbeidsgiver kan gjøre bedre, men også hva dere gjør som er bra! Bruk samtalen til å innhente medarbeiderens oppriktige mening om arbeidsplassen. Noen velger å gjennomføre sluttsamtalen etter utstedt sluttattest.

7. Bruk offboarding til å få innsikt

Innsikten fra offboarding kan brukes til å forbedre arbeidsmiljøet. Finn sluttårsaken og diskuter med andre ansatte om hvordan man kan unngå dette senere. Bruk offboarding til å synliggjøre hva dere faktisk gjør bra overfor medarbeiderne. Selv om det er en grunn til at noen slutter er det også mange grunner til at man blir værende. Løft frem positive sider ved virksomheten til de andre ansatte.

8. Se på offboarding i en større sammenheng

Hvordan kan organisasjonen komme styrket ut av situasjonen? Forstå virksomhetens rolle i samfunnet. Noen ganger kan det være strukturelle endringer som gjør at noen velger å bytte jobb. Se etter endringer som kan påvirke virksomheten og finn måter som gjør at virksomheten har fordeler av endringene.

9. Arranger en sammenkomst for den som slutter

Alle bygger nettverk og etablerer relasjoner på en arbeidsplass. Sosiale relasjoner er viktig å ivareta også etter at noen velger å slutte. Inviter til en felles sosial samling før vedkommende slutter og bli enige om hvordan man kan holde kontakten.

10. Ikke nødvendigvis et «siste farvel»

Hold en god tone gjennom hele offboardingen, og hold forholdet varmt også etter siste arbeidsdag. Kanskje medarbeideren ønsker å komme på et senere tidspunkt? Vurder å etablere et alumni-nettverk for tidligere ansatte. Bruk offboarding til å bygge omdømme. Den som slutter vil være en ambassadør for virksomheten etter siste arbeidsdag. En som vil snakke om virksomheten til andre i nettverket sitt. Tenk derfor på at du kan være med å påvirke sluttinntrykket.

Les også: Gode rutiner for on- og offboarding øker trivsel, engasjement, omdømme og lønnsomhet