Gode rutiner for on- og offboarding øker trivsel, engasjement, omdømme og lønnsomhet

Ifølge undersøkelser gjennomført av Simployer er kostnaden ved å miste en god medarbeider rundt 1,5 ganger årslønn. Frafall av en mellomleder kan beløpe seg opp til to ganger årslønn.

Presset arbeidsmarked

Fam Manson i Simployer jobber til daglig med HR-rådgivning for store og små virksomheter og har sett hvordan arbeidsmarkedet har endret seg de siste årene.

– Vi har en rekrutteringskrise i form av stor mangel på ønsket kompetanse og kvalifisert arbeidskraft i mange bransjer. Noen bransjer opplever også en avgangskrise, hvor mange går av med pensjon samtidig. Dette har ført til rekordmange utlyste stillinger og at mange sliter med å finne rett kompetanse.

Hun ser også at nye krav fra søkerne kan være utfordrende for noen.

– Den yngre generasjonen er også i større grad opptatt av at jobben skal ha en verdi og at man kan virkelig kan engasjere seg i den. Dette gjør at arbeidsgivere må tenke annerledes for å imøtekomme søkernes forventinger. Situasjonen gjør at systematisk arbeid med on- og offboarding blir spesielt viktig, sier Manson.

Ansattreisen som en helhetlig prosess

Hun peker på studier som viser at 40 prosent av turnover skjer de første månedene etter signert kontrakt.

– Undersøkelser viser at de som inngår i en systematisk onboardingsprosess har 69 prosent større sannsynlighet for at den ansatte blir værende i over tre år. Onboarding handler om å skape en kontakt og få den ansatte engasjert så tidlig som mulig, både sosialt og faglig. Det handler om å innfri det man lovte i rekrutteringsprosessen og at man gjør det man kan for at den ansatte ønsker å være der over lengre tid. Onboarding innebærer tilpasset opplæring slik at man raskt blir kjent med organisasjonen, oppgavene, kulturen og folkene rundt seg. Da går også den nyansatte raskere over i en produktiv fase. Unødvendig turnover er en høy pris å betale for manglende oppfølging av nyansatte.

Hun understreker viktigheten av at ledere tenker helhetlig fra onboarding til den ansatte slutter, perioden som defineres som offboarding.

– Det vi ofte dessverre ser er at offboarding ikke får nok oppmerksomhet fordi man ikke forstår hvorfor man skal bruke tid og penger på noen som slutter. Mange tenker ikke på at god offboarding legger føringene for hvordan en nyansatt opplever onboardingsprosessen. Om man har gjort en god avslutning på forrige person kan man sørge for at den nyansatte kommer til dekket bord. Jeg anbefaler alle å bruke innsikten fra avslutningssamtalen aktivt i onboarding av nyansatte. Ledere må lære av den som slutter og bruke kunnskap til å tilrettelegge for den som skal overta, sier hun.

Krever langsiktig HR-strategi

Manson forteller at utskifting av ansatte er helt naturlig og sunt for virksomheter. Ledere må derfor ha et langsiktig perspektiv på rekruttering og kompetanseutvikling.

– Alle virksomheter må ha en plan for de ansatte, hvilken kompetanse man ønsker å tiltrekke seg og hvor man kan finne denne kompetansen. Ledelse og HR må ha oversikt over hvem som er på vei ut og hvilken kompetanse de har. I noen tilfeller kan man overføre kompetansen til andre ansatte og slipper å gå ut for å rekruttere. Man kan endre på eksisterende stillinger, tilby kursing eller annen opplæring for å bruke eksisterende ansatte på en ny måte. Om man kan bruke en person som allerede kjenner virksomheten er det ofte en bedre løsning enn å finne en ny. Det handler om å tenke langsiktig.

– En annen tilnærming er re-rekruttering, eller «boomerang»-ansettelser. Med god offboarding får man vandrende ambassadører i markedet og det kan være personer som går ut fordi de vil prøve noe annet, men som vil komme tilbake på et senere tidspunkt. Da er det viktig å bygge nettverk og holde tidligere ansatte varme. Dette er også en god rekrutteringsstrategi, sier hun.

Gode verktøy øker effektiviteten

Hun forstår at mange opplever rekruttering som både utfordrende, tidkrevende og kostbart. Hun anbefaler derfor å finne gode verktøy som gjør prosessene enklere og mer oversiktlige både for arbeidsgiver og den nyansatte.

– Gode verktøy gjør at man kan optimalisere prosessene. Uavhengig av den som rekrutterer er en fagperson eller ikke, skal verktøyene støtte både arbeidsgiver og kandidaten som kommer inn. Verktøy sikrer en god opplevelse for kandidaten og øker effektiviteten, skaper mer treffsikre rekrutteringsprosesser og gir økt kandidattilfang.

– Systematisk on- og offboarding gir fordeler både for arbeidsgiver og de ansatte, avslutter Manson.