Slik følger du opp syke ansatte under koronapandemien

Etter at koronapandemien satte mye av arbeidslivet ut av spill i mars, har mange på kort tid funnet nye måter å jobbe på. Ikke minst er det mange som ikke lenger møter kollegene ansikt til ansikt så ofte som de gjorde tidligere.  

Hvordan følger man opp syke ansatte, når alle blir oppfordret til å være hjemme med selv de mildeste symptomer på forkjølelse?

– Det er viktig at man ikke glemmer å følge opp syke ansatte; selv om premissene er endret noe i den situasjonen vi nå står oppe i. Det er samme oppfølgingsplikt som tidligere, samme krav til å lage oppfølgingsplaner og samme krav til rapportering, sier Simployers juridiske HR- og ledelsesrådgiver Berit Stokstad.

LAST NED GRATIS E-BOK: Kutt sykefraværet - spar penger og bygg frisk kultur

Går fort til første møte

Simployers erfarne rådgiver sier det er viktig å starte med sykefraværsoppfølgingen allerede fra begynnelsen av sykefraværet. Hvis ikke kan det få store konsekvenser hvis sykefraværet blir langvarig.

– Mitt inntrykk er at en del ledere i liten grad følger opp syke ansatte de første to-tre ukene av sykefraværet. Så kommer det kanskje en ny sykmelding på to uker, og da er tiden plutselig knapp for å utarbeide den første oppfølgingsplanen og sende den til legen, sier Stokstad.

Derfor er det helt avgjørende å ha en god dialog med den syke arbeidstakeren allerede fra begynnelsen av sykefraværet.

Ikke vær redd for å mase

Berit Stokstad sier ledere ikke bør være bekymret for å «mase» på den ansatte under sykefraværet. Tett og god oppfølging viser faktisk at leder har omsorg for den syke. Hvis arbeidstakeren opplever sykefraværsoppfølgingen som mas, kan det skyldes at han eller hun ikke kjenner til arbeidsgivers og arbeidstakers forpliktelser ved sykefravær og derfor blir usikker på formålet. God og åpen dialog er viktig for å gjøre arbeidstakeren trygg.

– Det er sjelden man vet allerede fra starten av sykefraværet om det blir et langt fravær eller ikke. Derfor er det god ledelse å ha rutiner for å følge opp ansatte allerede fra en ansatt blir syk. Det handler som sagt mye om å vise omsorg, noe de fleste arbeidstakere vil sette pris på. Jeg mener det er en god rutine å ta kontakt med den syke ansatte minst en gang i uken, allerede fra sykefraværet starter. Tenker at de fleste arbeidstakere ville bli både glade og takknemlige for å få en SMS fra lederen med ønske om en god helg og god bedring på en fredag ettermiddag, sier Stokstad. Alle liker å bli husket og være savnet.

Bruk videosamtaler

Selv om mange ledere nå ikke ser sine ansatte ansikt til ansikt daglig, bør ikke det være noe hinder for tett oppfølging av syke ansatte.

–  I min verden er det ikke noe stort problem; selv om det kanskje blir litt flere telefonsamtaler enn tidligere. Jeg anbefaler absolutt å bruke videosamtaler når det er mulig, slik at man ser hverandre i møtene. Jo tidligere man starter dialogen, jo lettere blir det senere dersom det viser seg å bli et langt sykefravær.

Kan få store konsekvenser

Berit Stokstad har jobbet med å hjelpe virksomheter i sykefraværsarbeidet i en årrekke. Hennes erfaring er at det ofte tas for sent tak i sykefraværet noe som kan få uheldige konsekvenser for både arbeidstakeren og arbeidsgiveren.

– I tilfeller hvor arbeidstakeren mest sannsynlig eller helt åpenbart ikke kan komme tilbake til arbeidet, er det viktig at man tidlig avklarer om det er mulig å tilrettelegge slik at vedkommende kan komme tilbake til sin ordinære jobb eller om bedriften eventuelt har annet ledig arbeid som vedkommende er egnet til. Hvis ikke dette er mulig, bør NAV kontaktes snarest for å avklare om de har mulighet til å bistå med arbeidsrettet tiltak i håp om at vedkommende ikke faller ut av de yrkesaktives rekker. Jo raskere man starter dette arbeidet, jo bedre vil det være for alle og ikke minst arbeidstakeren selv.

Dersom det er avklart at vedkommende ikke har helse til å fortsette å arbeide i bedriften, er det riktig å avslutte arbeidsforholdet.

– Av og til tar ledere og HR kontakt med oss i Simployer når den ansatte har vært syk i et år, og det blir snakk om å si opp den ansatte på grunn av sykdommen. Hvis de da ikke har gode dokumenterte oppfølgingsplaner, har de heller ikke saklig grunn til oppsigelse. Her må jeg understreke at det ikke er noe mål i seg selv å si opp syke ansatte, men dersom det er gitt at den arbeidstakeren aldri vil komme tilbake i jobb, er det viktig å ta tak i dette så fort som mulig. Da er det helt nødvendig å ha god dokumentasjon på det arbeidet som er gjort. Det har man ikke, dersom ikke hver enkelt leder har gode rutiner for å starte dialogen og dokumentere allerede fra starten, sier Berit Stokstad.