Slik bør du følge opp en psykisk syk ansatt

Å følge opp syke ansatte kan være en av de mest krevende oppgavene ledere og HR-ansatte utfører, og det blir ikke enklere når sykefraværet skyldes psykiske lidelser.

På sykefraværsdagen 2019 var organisasjonspsykolog Tor Åge Eikerapen hentet inn for å gi ledere og HR-ansatte hjelp til å håndtere denne delen av sykefraværet, som han gjerne omtaler som psykefravær.  

- Rundt 20 prosent av det legemeldte sykefraværet i Norge skyldes lette til moderate psykiske helseplager, og det er økende. Det er med andre ord en ganske betydelig andel av sykefraværet som skyldes psykiske plager. Det betyr at du som er leder eller jobber med HR av og til må forholde deg til sykmeldinger som ikke skyldes somatiske sykdommer, sa Eikerapen fra scenen under konferansen.

Han understreket at han ikke snakker om de som har vondt i viljen, men om ansatte som vanligvis er velfungerende medarbeidere, som er en ressurs for virksomheten og som egentlig ønsker å være på jobb.

Kan ikke skjerpe seg

Organisasjonspsykologen sa i sitt foredrag at det ofte er vanskelig å stille eksakte diagnoser ved psykiske lidelser, men at de gjerne deles inn i utbrenthet (som egentlig ikke er en formell diagnose), angst, depresjoner og kombinasjoner av disse. De som rammes av disse tilstandene opplever gjerne kraftige fysiske reaksjoner, og det er ikke er mulig å «ta seg sammen» for den som er rammet.

- Det som kjennetegner alle disse tilstandene, er at de som rammes i liten grad lar seg påvirke av det som skjer der ute i verden. Uansett om du hadde vunnet i Lotto eller noen hadde gitt deg en Tesla, så ville følelsen ha vært omtrent den samme. Folk kan fortelle deg at alt er i orden og at det kommer til å gå bra, men det trenger ikke inn. Slike tilstander er i mye større grad styrt innenfra enn utenfra, sier Eikerapen.  

Må ta tak i forkant

Siden sykefravær med bakgrunn i psykiske lidelser ofte blir langvarige, og er vanskelig å gjøre noe med når de først har oppstått, oppfordret Eikerapen deltakerne på sykefraværsdagen til å jobbe forebyggende.

- Hvis du er leder eller jobber med HR, så har du ansvar for å være litt våken. Hvis du ser ansatte med flere av symptomene på en begynnende psykisk lidelse, så er i hvert fall ikke løsningen å lesse på med mer arbeid. Så lenge arbeidstakeren fortsatt er i jobb, er det fortsatt mulig å stoppe en negativ utvikling og forebygge at noen blir langtidssykmeldt. Godt sykefraværsarbeid starter allerede her. Ta tak i det hvis det er noe som gjør deg bekymret, oppfordret Eikerapen.

SE VIDEO: Her kan du se Eikerapen gå gjennom noen av symptomene ledere bør være oppmerksom på hos sine medarbeidere.

Ha en god intensjon

Når en ansatt først har blitt syk, er det viktig at du som leder eller HR-ansatt går inn i dialogen med en god intensjon.

- Ofte vil intensjonen være at du ønsker medarbeideren tilbake på jobb. Som leder er noe av det viktigste du kan gjøre i en slik situasjon å uttrykke at du er viktig for oss, at vi setter pris på deg og at du hører til her.

Samtidig er det viktig å skille mellom sympati og empati.

- Sympati er når du begynner å gråte fordi den syke begynner å gråte. Du blir dratt ned i det og speiler følelsene til den ansatte. Det er ikke nødvendigvis en bra, profesjonell oppfølging av en sykmeldt. Empati handler om å prøve å forstå og se at medarbeideren har det vanskelig, selv om du ikke skjønner alt rundt sykdommen. Hvis din rolle er å være arbeidsgiver, så er det empati du skal mobilisere. Det viktig å ha et tydelig skille mellom det å være arbeidsgiver og det å være terapeut, understreket Eikerapen.

Må trene på lytting

For å gjennomføre samtaler og oppfølging av psykisk syke ansatte, er det ifølge organisasjonspsykologen viktig å lytte godt.

- Evnen til å lytte er ikke en medfødt ferdighet eller noe du får utdelt fordi du får en lederposisjon eller jobber med HR. Lytting er noe en må trene på. Det er en ferdighet som du må ta tak i, og som det er mulig å bygge opp.

Eikerapen trekker frem flere nivåer av lytting, som strekker seg fra å ignorere det som blir sagt, til det å være empatisk.

- Det som kjennetegner den gode formen for lytting, er at du greier å ta bort alle antakelser, alt du tror om vedkommende fra før. Da kan du greie å være til stede og lytte. Det er en mentalt krevende øvelse, men jeg tror den er helt nødvendig hvis en skal skape god kommunikasjon med noen som er i en slik sårbar situasjon.

Gå inn med åpenhet

Videre er det viktig at du ikke stiller lukkede spørsmål som høres ut som de er hentet fra en sjekkliste i diagnoseverktøyet. Da blir det aldri en god samtale.

- Hvis du klarer å stille gode, åpne spørsmål, så viser du at du faktisk er åpen og at den ansatte kan få lov til å beskrive sin egen historie uten at du skal legge ord i munnen på han eller henne. Hvordan er det med deg? Hva skal til for at du kommer tilbake? Hva er viktigst for deg? De åpne spørsmålene begynner gjerne på «hv».

Lag en struktur på samtalene

For noen går det veldig greit å holde slike samtaler, for andre kan det være lurt å ha en struktur.

- Kort forklart handler det om å definere et mål med samtalen, for å roe ned den angsten medarbeideren måtte ha. Hensikten kan for eksempel være å finne ut hvordan du kan komme tilbake på jobb og hvordan vi kan bidra. Så kan man dele informasjon og bakgrunn, før man diskuterer litt løsninger. Til slutt er det den sykmeldte selv som skal få lov til å oppsummere. Hvis ikke er det fare for at dere sitter igjen med helt forskjellig versjon av hva som har skjedd. Personer som er stresset og har det vondt, har litt andre filter på. Derfor er det et poeng ikke å ta det for gitt at man har forstått det samme ut av dialogen.

Følg opp raskt

Et råd Tor Åge Eikerapen delte på sykefraværsdagen, var å følge opp den ansatte på nytt kort tid etter en slik samtale.

- Det kan være en SMS eller en kort telefonsamtale, men ta en liten avsjekk på hvordan samtalen ble opplevd. Når en er i en sårbar situasjon, så kan ting blåses opp. Du kan sette i gang en del fantasier, og paranoia er ikke helt uvanlig. Det å ta en liten samtale i etterkant kan roe noen av de fantasiene som du kanskje satte i gang uten at du helt skjønte det.

Snakk med fastlegen

Til slutt minner Eikeapen om at det kan være lurt å minne fastlegen på at det er noen krav han eller hun skal vurdere, som handler om mestring på kort og lang sikt.

- Jeg er opptatt av at de fleste har det best på jobb. Det å være veldig lenge borte fra jobb uten noen kontakt, gjør at veien kan bli tyngre og tyngre for hver eneste dag. Derfor bør du gå inn og reelt sett vurdere om det er det noen bitte små ting som gjør at det kan være en kontakt mellom arbeidsplassen og den som er psykmeldt. Det tenker jeg er utrolig verdifullt, avslutter Eikerapen.