15 tips for de rolige sommerukene på kontoret

1. Revidere og oppdatere HR-dokumenter

Sommeren kan være en ideell tid for å gjennomgå HR-policyer, håndbøker og rutiner for å sikre at de er oppdaterte og i samsvar med gjeldende lover og forskrifter, og eventuelle endringer dere har i deres egne praksiser. Benytt anledningen til å gjøre nødvendige justeringer for å sikre at de reflekterer nåværende arbeidsmetoder og behov. Husk bl.a nye regler for arbeidsavtaler 1. juli. 

2. Planlegg høstens behov for kompetanseheving

Dette gjelder for både ledere og arbeidstakere. Bruk sommeren til å utvikle opplæringsprogrammer for ansatte. Identifiser områder der det er behov for forbedring, for eksempel lederskap, mellommenneskelige ferdigheter eller mangfoldstrening, og lag relevante opplæringsmoduler. Forbered kurs, seminarer og eventuelle lederprogram for høsten. 

3. Fokus på medarbeiderengasjement

Bruk sommeren til å gå gjennom resultatene fra vårens medarbeidsundersøkelser /pulsmålinger i virksomheten. Analyser resultatene og identifiser områder der dere kan iverksette tiltak for å øke de ansattes engasjement og trivsel.

Last ned gratis: Guide til deg som skal begynne med pulsmålinger

4. Utvikle deg selv

Sett av tid på sommeren til utvikling og kompetanseheving på eget fagfelt. Kanskje det er nå du kan delta på kurs, webinarer eller rett og slett lese gjennom relevant fagstoff som du ikke får tid til å prioritere resten av året.

Å investere i egen utvikling vil ikke bare forbedre dine personlige kompetanser, men også styrke din evne til å støtte og lede virksomheten på en mer effektiv måte.

5. Planlegge HR-iniativ for høsten

Bruk tiden til å planlegge og forberede HR-aktiviteter for høsten. Dette kan inkludere arrangementer, teambuilding-aktiviteter, ulike helse- og velværeprogrammer, og andre strategiske initiativer for å støtte virksomhetens mål.

6. Forefallende arbeid

Hvilke administrative oppgaver og annet forefallende arbeide kan taes unna på sommeren når annen aktivitet er lavere? Sommeren en kanskje tiden for å komme gjennom punktene på den «smørbrødlista» som du ellers aldri får prioritert og som har blitt milelang gjennom våren.

7. Bærekraft

Kravene til arbeid og rapportering på sosial bærekraft blir stadig flere og mer detaljerte. Hvis dere ikke allerede har begynt, kan den rolige sommerperioden være en utmerket anledning til å komme i gang.

Start med å stille dere selv viktige spørsmål: Hva innebærer bærekraft for vår virksomhet? Har vi tatt stilling til hvordan vi påvirker de ulike områdene, og hvilke mål vi bør prioritere? 

Les også: 3 tips til å få de ansatte med på bærekraftsarbeidet

8. Skaff deg oversikt over løpende sykefravær

Hvordan har oppfølgingen vært? Planlegg videre oppfølging og behov for avklaringer knyttet til det enkelte sykefravær. Hvordan skal det arbeides med forebygging av sykefravær neste halvår (basert på sykefravær, behov for å redusere unødvendig fravær mv.)?

9. Planlegg høstens initiativer rundt arbeidsmiljø

Arbeidsmiljø er viktig for å opprettholde og forbedre produktivitet, engasjement, og overordnet trivsel for ansatte. Det bør jobbes med tiltak og initiativer knyttet til både fysisk og psykososialt arbeidsmiljø. Områder å jobbe med kan for eksempel dreie seg om positiv kommunikasjon, stresshåndtering, inneklima og ergonomi.

Last ned gratis: Sjekkliste for god kommunikasjon

10. Ta en prat med verneombud og tillitsvalgt

Verneombud og tillitsvalgte kan være en verdifull sparringspartner også for HR. Hva med å invitere til en kaffe og uformell prat om arbeidsmiljøet, og hvordan vi samarbeider om det? 

11. Purr opp reiseregninger og utleggskrav

Har du ansatte som har hatt utlegg eller vært på reiser som det ikke er levert reiseregning for? Da kan det være lurt å purre på dette nå, slik at du kan jobbe med det i ro og mak i sommer.

Les også: Sju vanlige misforståelser om diett på reiser

12. Har du innrapportert alt du skal?

Skattetrekk og arbeidsgiveravgift har vi gjerne god kontroll på gjennom året, men kanskje har det kommet til noen nye forsikringer e.l. som skulle vært innrapportert i a-meldingen? Kanskje gaver fra forretningsforbindelser, eller personalrabatt som har oversteget grensene for skattefritak? Tenk litt gjennom hvilke aktuelle ytelser det finnes i virksomheten, og korriger hvis noe har glippet.

13. Rydd opp i arkivet, og kvitt deg med unødvendige bilag og dokumenter

Generelt er de som jobber med lønn og regnskap svært flinke til å oppbevare det man må iht. bokføringsregelverket. Men, har man like godt fokus på det å kvitte seg med dokumentasjon som inneholder personopplysninger, og som man ikke har noen berettiget grunn til å ta vare på? Etter fem år kan det aller, aller meste kastes.

14. Gjør en mer omfattende og grundig balanseavstemming pr. 30. juni

I kampens hete gjennom hektiske vårmåneder med årsoppgjør for fjoråret osv., kan det være fort gjort å overse balansekontoer som trenger en gjennomgang. Kanskje har du også en ansattreskontro eller to som består av unaturlige saldoer, gamle poster osv.? Følg opp lån til ansatte, reiseforskudd o.l.

15. Ta en velfortjent ferie!

Husk at selv lønns- og HR-fagfolk fortjener å ta en velfortjent ferie! Sommeren kan være en flott tid for å slappe av og lade opp batteriene før den travle perioden starter igjen.