7 vanlige misforståelser om diett på reiser

Å føre reiseregningen er ikke helt enkelt. Her er 7 vanlige misforståelser om dekning av reiseutgifter til ansatte.
Ole Peter Galaasen, Innholdsprodusent
schedule tirsdag 9. august 2022
Lesetid: 3 Minutter

Behandling av reisekostnader har lenge forårsaket hodebry for arbeidsgivere. Det er i utgangspunktet ingen lov eller forskrift som regulerer hva arbeidstaker har krav på å få dekket under yrkesreiser, men de aller fleste arbeidsgivere benytter statens særavtaler for reise, ofte kalt statens reiseregulativ.

– Hele statsforvaltning benytter statens reiseregulativ, og kommunene via KS benytter store deler av statens særavtaler i reiseregulativet SGS1001. I private virksomheter er det noen som får dekket reise- og oppholdsutgifter etter tariffavtaler eller bedriftsinterne avtaler. Det er allikevel mye å tenke på for å gjøre det riktig, sier Øivind Elvestad, rådgiver og kursleder i Simployer.

Han er utdannet fra BI og Skatteetatskolen, og har vært ligningssjef både i Vestby og Ski kommune.

Planlegging av yrkesreiser

Han anbefaler alle å vurdere alternativer til fysiske reiser, og om man reise velge bærekraftige og prisgunstig transport og overnatting.

– Før en yrkesreise skal gjennomføres er det viktig å tenke på om reisen er nødvendig eller om saken kan løses på en annen måte, eksempelvis som et digitalt møte. Dersom reisen gjennomføres bør den gjøres mest mulig miljøvennlig. Det er fornuftig å sammenligne kostnader ved bestilling av reise- og opphold. Ved reiser til utlandet bør man i tillegg være tidlig ute med å sjekke passets utløpsdato, og om det er nødvendig med visum, sier Elvestad.

7 utbredte misforståelser ved behandling av reisekostnader

Selv om de fleste har rutiner for behandling av kostnader ved yrkesreiser, er det fortsatt mange misforståelser om satser og trekk.

  1. Enkelte tenker ikke på forskjellen på Skatteetatens trekkfrie satser og Statens satser. Statens satser er de satsene arbeidstakere har krav på dersom avtalen benytter Statens særavtaler for reiser/Statens reiseregulativ, uavhengig av hva skattereglene sier. De trekkfrie satsene er satser som fastsettes i forskrift før inntektsåret begynner og er beløpet arbeidsgiver kan utbetale uten forskuddstrekk. Eksempel: Statens sats for bilgodtgjørelse er kr 4,03 pr. km, mens trekkfri sats ved yrkeskjøring er kr 3,50 pr. km.
  2. Noen tror at det ikke skal gjøres måltidsfradrag dersom lunsjen ikke består av varmmat. Arbeidstaker har plikt til å gjøre måltidstrekk i dietten, dersom måltidet som serveres er fullverdig, noe som betyr at arbeidstaker skal kunne spise seg normalt mett. Det er jo fullt mulig å spise seg mett uten varmmat til lunsjen.
  3. Enkelte glemmer at arbeidstaker må påføres merutgifter i forhold til sin ordinære arbeidssituasjon, dersom diett for reiser uten overnatting skal kunne utbetales trekkfritt. Husk at arbeidstaker som har reisevirksomhet som sin normale arbeidssituasjon ikke kan få utbetalt trekkfri diett for reiser uten overnatting.
  4. Ved overnatting i transportmiddel er trekkfri diettsats kr 172. Dette gjelder eksempelvis ved overnatting på tog og båt. Husk at ved overnatting på Hurtigruta og utenlands-ferger er trekkfri sats kr 617, da disse båtene regnes å ha hotellstandard.
  5. Husk at ved overnatting ombord nattoget er trekkfri sats kr 172 for dette døgnet. Dette gjelder selv om arbeidstaker overnatter på hotell under resten av yrkesreisen.
  6. I de tilfeller det påbegynte døgnet under reisen ikke har egen overnatting i seg, skal trekkfri sats bestemmes av den siste faktiske overnattingen arbeidstaker hadde. Eksempel: Reisen varte fra mandag kl. 8:00 til tirsdag kl. 14:00, altså ett helt og ett påbegynt døgn. Eksempel: arbeidstaker overnatter hos bestemor fra mandag til tirsdag. Trekkfri diett blir kr 95 både for det første døgnet og for det påbegynte døgnet.
  7. Det er lett å glemme at det ikke er nødvendig, i forhold til reglene om trekkfri refusjon, at arbeidstaker leverer selve bilaget. Det er da en forutsetning at det gjelder en nødvendig utgift og at utgiften er en småutgift. Dersom slik småutgift er spesifisert på en vanlig reiseregning kan denne refunderes trekkfritt uten at arbeidstaker trenger å levere bilaget.

Må etablere rutiner og retningslinjer

Han anbefaler alle virksomheter å etablere gode rutiner og retningslinjer for behandling av reisekostnader.

– Vi anbefaler alltid å lage tydelige retningslinjer for bestilling av reiser i virksomheten. Disse bør inneholde informasjon om hvem som kan foreta bestillinger, pris-policy, om det kan benyttes reisebyrå, når reiseregning og bilag skal leveres, hvem som skal godkjenne reiseutgifter og annet.

– For å forenkle arbeidet både for arbeidstaker og arbeidsgiver anbefaler jeg også Simployers modul «reise og utlegg», samt diettkalkulatoren «reisediett innland».

– En godt planlagt tur, blir ofte en bedre tur, avslutter Elvestad.

Kalkulator for beregning av diett

I Simployers produkt Faghjelp for Lønn har vi lagt inn en helt ny kalkulator for beregning av diettgodtgjørelse på utenlandsreiser. Der har vi også en kalkulator for beregning av diettgodtgjørelse på innenlandsreiser. Har du lyst til å prøve gratis? Fyll ut skjemaet nedenfor - så får du prøve Faghjelp for Lønn helt uforpliktende i 3 dager: 

Du kan alltid spørre Simployers økonomirådgivere

Hvis du jobber med lønn og har spørsmål rundt håndtering av ansattes reiser og reiseregninger, så husk at Simployers økonomirådgivere hver dag sitter klar til å svare på dine spørsmål. 

Du kan lese mer om tjenesten her

Del siden: