Hvordan skrive reiseregning etter uvær?

Kansellerte avganger, stengte veier og forsinkelser har så langt denne vinteren skapt utfordringer for arbeidstakere som reiser i jobben. Hvordan påvirker egentlig dette reiseregningen?
Espen ØrenRådgiver lønn og økonomi
fredag 2. februar 2024
Lesetid: 2 Minutter

Gratis sjekkliste: Dette må reiseregningen inneholde

Det er mange krav til hvilke opplysninger reiseregningen skal inneholde for at arbeidsgiver skal kunne utbetale reisegodtgjørelser trekk- og avgiftsfritt.

Last ned sjekklisten

Her er noen konkrete utfordringer og hvordan de skal håndteres på reiseregningen:

1. Hvor tidlig kan en arbeidstaker dra på jobbreise, for å være rustet for forsinkelser o.l.?

Reiseregler og dekning av reiseutgifter er en avtalesak. Det er derfor arbeidsgiver og arbeidstaker som må avtale hvilke rutiner man har for dette. Hvis ansatte er bekymret for at noen av reiseutgiftene blir skattepliktige som en følge av at man drar veldig tidlig på reise for å legge inn en buffer, så er nok det litt overdrevet. Hvis det er nødvendig å reise tidligere for å være sikker på å komme tidsnok til et jobboppdrag, så godtas det som skattefritt (tjenesteutgift). Det er først når reisen forlenges av private årsaker at det oppstår skatteplikt.

2. Innstilte avganger der billettutgiftene ikke refunderes

Noen ansatte kommer seg ikke ut på planlagte tjenestereiser, og får heller ikke tilbake penger for kansellerte fly- eller togavganger. Disse pengene kan arbeidsgiver refundere skattefritt, hvis de ansatte dokumenterer at de ikke fikk refusjon fra reiseselskapet.

3. Kompensasjon ved forsinkelser

Hvis ansatte får kompensasjon fra et reiseselskap, som for eksempel SAS eller Norwegian, er ikke dette en ytelse eller fordel som kommer fra arbeidsgiver. Det er derfor ikke noen hjemmel for å beskatte dette. Dette kan være alt fra rene erstatninger til matbonger på flyplassen.

4. Dekning av tjenesteutgifter når arbeidstaker er værfast på oppdragsstedet

Hvis en arbeidstaker ikke kommer seg hjem på grunn av været, vil det bli merutgifter til overnatting og mat. Så lenge dette er nødvendige utgifter, vil arbeidsgiver kunne dekke dette skattefritt. Det samme gjelder utbetaling av diettgodtgjørelse.

5. Dekning av private utgifter når arbeidstaker er værfast på oppdragsstedet

Er man værfast på et oppdragssted og ønsker å utnytte stedets muligheter, for eksempel kino, badeland, sportsarrangementer e.l., må gjerne arbeidsgiver dekke dette. Det er som nevnt en avtalesak. Men, skattereglene bryr seg ikke om årsaken til at en ansatt går på kino. Det som evt. dekkes av arbeidsgiver av slike utgifter vil være skattepliktige privatutgifter. 

Les også: Skopuss og andre ting du ikke visste var skattepliktig

Du kan alltid spørre Simployers økonomirådgivere

Hvis du jobber med lønn og har spørsmål rundt håndtering av ansattes reiser og reiseregninger, så husk at Simployers økonomirådgivere hver dag sitter klar til å svare på dine spørsmål. 

Du kan lese mer om tjenesten her

Del siden: