Ny avtale flytter valutarisikoen over på arbeidsgiver

Den norske krona fikk selskap av 35 andre valutaer i 2024-utgaven av «Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost utenfor Norge». Det betyr at når en arbeidstaker fra Norge reiser i et euroland, oppgis det i euro hva arbeidstakeren kan få dekket. Dette gjelder for arbeidstakere som har avtale om å følge særavtalen.

– Vi får mange henvendelser om dagen fordi diettsatser for mange land nå gis i lokal valuta. Det arbeidsgiverne lurer på er hvordan de skal håndtere disse lokale valutaene på reiser, og om de må følge satsene som staten har kunngjort, forteller økonomirådgiver Tor Arne Furuseth i Simployer.

Forhandlinger eller manuell jobb

Valutaene som nå kan brukes er blant de som Norges Bank følger valutakursen for daglig. Det gjør det mulig for systemleverandører å koble seg opp mot Norges Bank og få levert denne kursen daglig.

– Oppdateres reiseregningssystemet automatisk, vil ikke de nye satsene være en utfordring. Arbeidsgivere med reiseregningssystem må derfor sjekke om det er oppdatert. Hvis det er avtalt at oppdateringer koster ekstra, og man har avtalt å følge statens satser, står valget mellom å betale for oppdatering, bytte system eller manuelt beregne satsen for hver enkelt reise og dato, mener Furuseth.

Behandling av reisekostnader har lenge forårsaket hodebry for arbeidsgivere. Det er i utgangspunktet ingen lov eller forskrift som regulerer hva arbeidstaker har krav på å få dekket under yrkesreiser, men mange arbeidsgivere benytter statens særavtaler for reise, ofte kalt statens reiseregulativ. Dette er en tariffavtale i staten, som også følges av kommune og fylkeskommune. I tillegg har også mange av de private arbeidsgivere tatt inn i arbeidsavtaler at de følger statens særavtale.

– Private arbeidsgivere som har avtalt i arbeidsavtalen at man skal følge statens særavtale er bundet til å følge de nye satsene. Hvis en privat arbeidsgiver ønsker seg bort fra avtalen må man inn i forhandlinger med arbeidstakerne og/eller arbeidstakerorganisasjonene. Man kan som arbeidsgiver ikke endre arbeidsavtalen uten at det er enighet mellom partene. Gjennom forhandlinger kan man helt sikkert komme fram til løsninger begge parter er fornøyd med, tror Furuseth.

Sette egne beløpsgrenser

Det ble i 2022 bestemt at statens satser skulle angis i lokal valuta, men det er først nå i 2024 at beslutningen får effekt, fordi reiseregningssystemene skulle få tid til å tilpasse seg omleggingen. Forsinkelsen kostet arbeidstakere på reise dyrt, for svak krone og sterk inflasjon i populære reiseland gjorde at satsen mot slutten av året bare dekket 85–90 prosent av det man fikk dekket i januar. Når satsene nå endres daglig, tar i stedet arbeidsgiver valutarisikoen.

Eksempel: Oksemørbrad på Jensens Bøfhus i København koster nå 359 danske kroner. I 2023 var statens middagssats for Danmark (50 % av daglig sats) på 575 norske kroner. I januar tilsvarte 2023-satsen 407 danske kroner, med valutakursen i november 2023 tilsvarte satsen bare 358 danske kroner. For 2024 er satsen oppgitt i danske kroner, og økt til 476.

– Man kan bruke alternative satser. Da følger man fortsatt de kjente reglene, men avviker fra statens særavtale bare på satsene. Det er flere måter å fastsette satsene på uten å selv måtte undersøke prisnivå og lignende i reiselandene. Man kan ta utgangspunkt i satsene i statens særavtale den og beregne en sats som skal brukes hele året ut ifra valutakursen tidlig i januar. Alternativt kan man beregne satsene for eksempelvis kvartal, måned eller uke. Da viser arbeidsgiver aksept for at arbeidstaker skal få dekket sine lokale utgifter selv om valutakursen svinger, sier Furuseth.

Rådgiveren understreker at fleksibiliteten med å bruke egne satser som er mindre flytende enn daglige kurser, bare gjelder for arbeidstakere som ikke er bundet av statens særavtale. Det er virksomheter som ikke har tatt reiseavtalen inn i arbeidsavtalen, men angitt reglene i personalhåndbok eller andre interne retningslinjer.

– Arbeidsgiverne har handlingsrom til å endre disse retningslinjene moderat. At man endrer på hvordan man kommer fram til satsene vil være innenfor dette handlingsrommet, dersom noe annet vil medføre økte administrative kostnader, mener Furuseth.

Reiser til valutaområdene nordmenn bruker mest ble i 2023 mellom 10 og 20 prosent dyrere enn året før, som følge av kronesvekkelse og lokal inflasjon.