Refusjon av utgifter når bilaget er borte

– Når godkjent bilag mangler, er den klare hovedregelen at det skal trekkes skatt av refusjonen, sier Simployers økonomirådgiver Espen Øren. 

Det er imidlertid ikke sikkert at alt håp er ute selv om bilaget er borte.

Hva sier reglene?

Ansatte har krav på å få refundert tjenesteutgifter skattefritt så lenge de leverer faktura eller kvittering.  
Utgiften kan dokumenteres med enten papirbilag eller elektronisk bilag. Elektronisk bilag er god nok dokumentasjon når det er utstedt i et filformat som ikke enkelt lar seg redigere, for eksempel bildefiler (jpeg, bmp e.l.), pdf- og html-filer. Bilder tatt med mobiltelefon kan derfor leveres som elektroniske bilag.

Noen utgifter trenger man imidlertid ikke levere bilag for. Dette gjelder refusjon av utgifter til kollektivtransport og småutgifter (< kr 100). 

Når bilaget mangler

For alle som jobber med lønn er det likevel en kjent utfordring at ikke alle klarer å levere godkjent bilag.  En ansatt kan ha mistet det eller klarer av andre grunner ikke å framvise det.

For å unngå skattetrekk, er det da en mulighet å prøve å sannsynliggjøre utgiften på andre måter.

– Det kan for eksempel være å legge ved en utskrift eller skjermbilde fra nettbanken som viser betalingen. For noen leverandører er det ganske opplagt hva utgiften må være, for eksempel hvis det står et taxiselskap som betalingsmottaker. I andre tilfeller, hvis det for eksempel er kjøpt mat i en dagligvare, så vil det kreve litt mer å forklare at det er en tjenesteutgift, sier økonomirådgiver Espen Øren i Simployer.

Øren understreker at det vil være arbeidsgivers risiko om det skulle komme et bokettersyn fra Skatteetaten. 

– Det er ingen garanti at en kontrollør vil godta utgiften uten bilag, sier han. 

Uansett bør det skrives ned en forklaring på utgiften som legges ved reiseregningen.

Utgifter i utlandet

I og med at norsk bokføringslov ikke gjelder i utlandet kan man ikke stille de samme kravene til utenlandske bilag som til norske. Det må imidlertid komme tydelig fram hva som er kjøpt, hvor mye som er kjøpt og prisen på det som er kjøpt. For noen land og språk, vil slike bilag kunne være uforståelige i forhold til hva som er kjøpt. 

– I slike tilfeller må det forventes at arbeidstaker utarbeider et utleggsbilag som forklarer hva som er kjøpt på de ulike bilagene og eventuelt hva det skal brukes til, sier Øren.

Mister momsfradraget

For virksomheter som har momsfradrag vil manglende bilag alltid medføre tapt fradragsrett. Her er det ikke mulig å sannsynliggjøre utgiften på samme måte som ved skattetrekket på selve refusjonen.