Denne artikkelen er mer enn et år gammel. Husk at regelverket endres jevnlig, og at regelverket som er omtalt kan være utdatert. For å være sikker på at du alltid har korrekt regelverk tilgjengelig, anbefaler vi et abonnement på Ekspert. Les mer om Ekspert her.
Dette er det som mange vil oppleve som en vanskelig samtale.
I denne artikkelen har vi samlet gode tips i forhold til forberedelse, gjennomføring, dokumentering og oppfølging av en vanskelig samtale.
Vær forståelsesfull, men tydelig
I denne spesifikke samtalen, med en som underpresterer, er det spesielt viktig å tenke på hvordan du som leder tilnærmer deg problemet.
Det er viktig å huske på at det her, i motsetning til en sak hvor en ansatt har en uønsket oppførsel, dreier seg om en person som kanskje gjør så godt han eller hun kan, men som bare ikke klarer å få det til.
Som leder bør man derfor være forståelsesfull og empatisk, men samtidig tydelig på at vedkommende ikke kan fortsette slik i lengden. Det er viktig få forankret problemet hos den ansatte og finne ut av hva vedkommende trenger av hjelp og hvordan du som leder kan bidra.
Bruk samtalen til å finne årsak og lage tiltak
I samtalen er det en grei start å spørre hvordan arbeidstakeren selv synes det går i jobben. Kanskje er hun eller han godt fornøyd med det som leveres?
Da er det viktig å gjøre det klart at du som leder opplever at leveransene ikke holder det nivået som er forventet i henhold til avtalen og viser frem eventuell dokumentasjon på dette.
Det er også en mulighet for at den ansatte forteller at det faktisk ikke går så bra, at hun eller han selv også føler at de sliter med å levere det de skal.
Uavhengig av hvordan den ansatte reagerer, er det viktigste at du som leder og den ansatte sammen må finne årsaken til problemet og jobbe frem tiltak som gjør at målene blir nådd.
I likhet med andre samtaler med ansatte er det også her helt avgjørende å sørge for en god dokumentasjon av samtalen.
Oppfølgingsplan for ansatte som underpresterer
Det er viktig å gi vedkommende en mulighet til å forbedre seg, derfor er det viktig å ha en plan for veien videre. Det anbefales å lage en oppfølgingsplan etter den første samtalen.
I en slik oppfølgingsplan skal det fremgå:
- Hva problemet er
- Hva som skal forbedres
- Hvilke tiltak som skal gjennomføres og hvem som har ansvaret for disse
- Tidspunkt for ny evaluering
- Underskrift av begge parter
Slik kan risikoen for underprestering reduseres
- Definere en klar og tydelig rollebeskrivelse
- Ha et godt opplæringsløp
- Bruke prøvetiden aktivt – ha jevnlige oppfølgingsamtaler med den ansatte underveis
- Vær tett på og se den ansatte
- Gi vedkommende de verktøyene de trenger for å klare jobben sin
Glem excel-ark og manuelle prosesser i lønnsjusteringsprosessen!
Simployer lønnsjustering gir støtte i alle deler av prosessen gjennom å skape tydelighet for samtlige aktører involvert i prosessen.
