Dette skal til for å endre planlagt ferie

Normalt avvikler arbeidstakere ferie i samsvar med den ferieplanen som er lagt i god tid før ferietidspunktet. Men noen ganger endres forutsetningene for den oppsatte ferieplanen, for eksempel fordi arbeidstakere som skulle vært på jobb har blitt syke slik at arbeidsgiver må vurdere å endre tiden for ferien til én eller flere arbeidstakere. 

– I slike tilfeller bør arbeidsgiver vurdere grundig om situasjonen kan løses på annen måte enn at arbeidstaker må flytte på sin ferie. Ferie er et viktig gode for arbeidstaker og endringer på ferietidspunktet vil i tillegg kunne ramme ektefelle og barn som arbeidstaker skal på ferie sammen med, sier Simployers juridiske HR- og ledelsesrådgiver Hans Gjermund Gauslaa.

Må skyldes uforutsette hendelser

Dersom arbeidsgiver likevel ønsker å endre ferien til ansatte, krever ferieloven at det må være nødvendig på bakgrunn av uforutsette hendelser, som arbeidsgiver ikke hadde mulighet til å ta høyde for da ferien ble bestemt.

– Uvanlig stort sykefravær vil nok være en slik uforutsett hendelse, men mer normalt omfang på sykefravær vil nok ikke uten videre gi grunnlag for å endre ferien, sier Gauslaa.

Han understreker imidlertid at det ikke kan utelukkes at det i slike tilfeller må gjøres en helt konkret vurdering av situasjonen i den aktuelle virksomheten.

Må medføre vesentlige driftsproblemer

At det har oppstått en uforutsett hendelse, er imidlertid ikke det eneste kravet som må være oppfylt for at ferien skal kunne endres av arbeidsgiver. Det kreves også at den avtalte ferieavviklingen vil medføre vesentlige driftsproblemer.

– Det er ikke tilstrekkelig at det vil oppstå driftsproblemer. De må være vesentlige. Hva som anses som vesentlige problemer er det lite veiledning om i lovtekst og forarbeider til loven, og det blir dermed arbeidsgiver som må gjøre en konkret vurdering ut fra sin virksomhet, sier Gauslaa.

I tillegg er det et vilkår at det ikke finnes noen stedfortredere som kan overta de aktuelle arbeidsoppgavene i den tiden arbeidstaker har ferie. Før arbeidsgiver eventuelt endrer ferietidspunktet, skal spørsmålet drøftes med arbeidstaker. I disse drøftingene har arbeidstaker rett til å ha med en tillitsvalgt. 

Ekstrakostnader skal dekkes

Simployers rådgiver sier at en ansatt som må legge om ferieplanene sine av slike grunner, skal ha dekket alle kostnader som påløper på grunn av ferieomleggingen. Dette kan for eksempel være kostnader knyttet til å avbestille reiser og hotellovernattinger.

Dersom arbeidstaker skulle reist sammen med ektefelle og barn, må arbeidsgiver også dekke kostnader som knytter seg til å avbestille reisen for disse. I den obligatoriske drøftingen med arbeidsgiver må den ansatte klargjøre hvilke kostnader som vil påløpe dersom ferieplanen legges om.

– I tillegg skal den ansatte få anledning til å ta ut ferie på et senere tidspunkt innenfor ferielovens rammer. Det betyr for eksempel at den ansatte fortsatt vil kunne ha rett på å ta ut tre ukers sammenhengende ferie i hovedferieperioden mellom 1. juni og 30. september, sier Gauslaa.