Hva sier beredskapsplanen din om høyt sykefravær?

Beredskap handler om å være forberedt. Forberedt, slik at man er klar til å sette inn tiltak og ta tilbake styringen hvis noe uventet og ofte uønsket skjer.

– Nå er pandemien i en fase der svært mange smittes hver dag, og hvor gårsdagens reduksjon i smitteverntiltak høyst sannsynlig vil medføre at de fleste av oss blir smittet i løpet av de nærmeste ukene og frem mot sommeren. Erfaringene tilsier heldigvis at de færreste blir alvorlig syke, men sjansen er allikevel stor for et historisk høyt sykefravær, sier Simployers HMS-rådgiver Anne Sandtorp.

Ta frem beredskapsplanene

Det første du bør gjøre, er å se på hva du allerede gjort, og hva du fortsatt kan gjøre for å håndtere dette best mulig.

– Å legge til rette for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø for å redusere smittefare på arbeidsplassen og i tilknytning til jobbutførelsen er fortsatt viktig, altså å forebygge sykefravær. 1-metersregelen gjelder fortsatt, og det aller viktigste er kanskje at medarbeidere som får symptomer holder seg hjemme. Dette er nok kjent for mange, men vi anbefaler likevel å informere om dette. Ikke ta for gitt at medarbeiderne har full oversikt over hva som gjelder og hva som er lurt. Snakk om hvilke rutiner, muligheter og rettigheter som finnes i din virksomhet, og ikke minst om hvorfor rutinene/tiltakene er iverksatt.  Skap forståelse for viktigheten av å forsøke å holde sykefraværet så lavt som mulig, men samtidig at medarbeiderne er bevisste på å utføre det arbeidet de har mulighet til, sier Simployers rådgiver.

Hvordan håndtere et mulig skyhøyt sykefravær?

Så var det tiltak for å håndtere et høyt sykefravær og fravær fra arbeidsplassen da. Kanskje har du allerede dette som et mulig scenario i beredskapsplanen din, eller i en business continuity plan, for de som har en slik.

Uansett hva du har fra før, bør den nåværende situasjonen vurderes. Her er det viktig å involvere medarbeiderne både i kartleggingsfasen og i vurdering av tiltak for å finne de beste løsningene.

Bruk verneombud og andre tillitsvalgte, i tillegg til det arbeidet som gjøres ute i hver enkelt avdeling.

Viktige avklaringer og mulige tiltak:

Kritiske oppgaver

• Kartlegg kritiske/helt nødvendige arbeidsoppgaver for å opprettholde drift i forskjellige deler av virksomheten den kommende tiden
• Vurder hvor robuste dere er når det gjelder disse oppgavene. Er det flere personer som kan utføre dem, er det behov for rutinebeskrivelser, opplæring, fullmakter, tilganger, etc. Kan oppgaven gjennomføres hjemmefra? Husk at noen medarbeidere sannsynligvis vil ha restarbeidsevne eller full arbeidsevne selv om de blir smittet.

Mange oppgaver, færre folk

• Gjør i alle fall en innledende prioritering av prosjekter, prosesser og oppgaver slik at dere har et utgangspunkt dersom, eller heller når, dere ikke har kapasitet til å gjennomføre som normalt. Dette kan gjøres på virksomhets- og avdelingsnivå, men også av hver enkelt medarbeider på sitt arbeidsområde.
• Legg til rette for at kollegaer så enkelt og raskt som mulig kan steppe inn på prioriterte oppgaver, og at kontaktinformasjon til interessenter som kunder, leverandører ol.l er tilgjengelig for å opprettholde informasjon og kommunikasjon.
• Vurder tilgang på vikarer

Ta vare på de som er på jobb

Ved høyt sykefravær vil presset på de som fortsatt er på jobb øke. Sørg for at de som er på jobb og kanskje må gjøre en ekstra innsats vet at det settes pris på

– Vær tydelig på at ingen kan løse alt, og at vi står sammen om å løse dette best mulig. Legg til rette så oppgaver kan løses så enkelt som mulig. Her kan det være rutinebeskrivelser som midlertidig bør endres og kommuniseres, eller at handlingsrommet til den enkelte utvides, men slik at sikkerhet og kvalitet opprettholdes, sier Sandtorp.

Hun minner samtidig om å ta vare på og følge opp de som er syke. Menge vil nok føle på at de “lager problemer” for kollegaer og virksomheten, så ta gjerne opp det selvsagte, nemlig at ingen av oss har full kontroll på smittesituasjonen. Heldigvis vil det for de fleste være snakk om et kort sykefravær.

Vær rause

I en unntakssituasjon vil ikke ting være som normalt. Vi må kanskje gjøre andre ting enn vi pleier, vi må gjøre ting på en annen måte enn i ønsker, vi har ofte knapt med tid osv.

– Hvis vi kommer i en slik situasjon, er det viktig at vi er rause med hverandre, og fortsatt ser og tar vare på hverandre. Nok en gang skal vi dra lasset sammen på vei ut av pandemien, sier Simployers HMS-rådgiver Anne Sandtorp