Dette gjør mange feil når de skal tilrettelegge for syke ansatte

Arbeidsgivers plikt til å tilrettelegge gjelder ved ethvert sykefravær. Det handler om å avklare arbeidsevne  og er en sentral del av den norske sykepengeordningen. Tilretteleggingsplikten henger tett sammen medvirkningsplikten. Du får det ikke til uten den.

– Arbeidstaker har plikt til å gi opplysninger som kan hjelpe arbeidsgiver å tilrettelegge arbeidet og ta imot tilbud om tilrettelagt arbeid. Hvis medarbeider ikke vil bidra, kan sykepenger stanses, sier Simployers juridiske HR- og ledelsesrådgiver Karoline Dystebakken.

Strekker seg langt

Tilretteleggingsplikten skaper ofte debatt og diskusjon. Dystebakken har møtt mange ledere som opplever at tilretteleggingsplikten er noe annet enn sykefraværsoppfølging, at det er noe grenseløst eller en umulighet. 

– Tilretteleggingsplikten strekker seg langt, men den er ikke grenseløs. Plikten angår alle og er en del av enhver sykefraværsoppfølging, også for å forebygge sykefravær, sier Dystebakken. 

Dette gjør mange feil

• Starter for sent
  Mange kommer for sent i gang med vurderingen av tilretteleggingsbehov. Tilrettelegging er ikke noe som bare gjelder ved langvarig fravær. Prosessen starter med dialog, informasjon og avklaring allerede første fraværsdag - eller for å unngå første fraværsdag. 

• Har ikke oversikt over tilretteleggingstiltak
  Alt for mange har ikke oversikt over mulige tilretteleggingstiltak i virksomheten og har ikke gjort en vurdering av hva som er mulig, eller ikke mulig, i sin virksomhet. Det er helt sentralt for å få avklaringer og oppfølging ved tilretteleggingsbehov.

• Har ikke rutiner
  Arbeidsmiljøloven pålegger arbeidsgiver å ha rutiner for forebygging og oppfølging av sykefravær. De fleste har rutiner, men få har rutiner som faktisk er til hjelp for ledere, arbeidstakere og HR. Rutinene må være kjent, følges og være en veiviser – for å sikre en god start og prosess – en hjelp til å få det til.

• Arbeidstakere er ikke kjent med sine plikter
  Retten til sykefravær er bedre kjent enn pliktene som foreligger ved sykefravær. Medvirkningsplikten følger direkte av lov og av arbeidsavtalen. Blant annet plikt til å medvirke til utarbeidelse avutarbeidelse av rutiner, tilretteleggingstiltak og funksjonsvurderinger. Det holder ikke at det står i en personalhåndbok. Det må settes på agendaen og jobbes med kultur og formålet med pliktene som foreligger ved sykefravær.

• Vurderer tilrettelegging bare én gang
  Vurdering av arbeidsevne er ikke noe man bare gjør én gang.Fordi arbeidsevnen normalt endrer seg, kan nye tiltak være relevant. Loven stiller krav om tilretteleggingsprosess: jevnlig oppfølging, dialog og utprøving av tilretteleggingstilak. 

• Tilrettelegger for mye
  Mange ledere er redde for å konkludere med at de ikke kan tilrettelegge lenger, eller tilrettelegger langt utover det som er forventet og sunt – for den enkelte arbeidstaker eller for arbeidsmiljøet. Løpende og endelig avklaring er en viktig del av en god tilretteleggingsprosess.

• Dokumenterer ikke det man gjør
  Veldig mange gjør mye, men ser ikke på det som oppfølging eller tilrettelegging, og tenker da heller ikke på viktigheten av å dokumentere det. Dokumentasjon handler om å ha en plan og vise hva som er gjort, hva som er forsøkt, hva som er vurdert, hva som har fungert og hva som ikke har fungert.

Må tørre å bruke styringsretten

Simployers juridiske rådgiver mener arbeidsgivere må tørre å bruke styringsretten på en god måte – også i tilretteleggingssaker. Dette for å sikre prosess og god fremdrift, og ikke minst til å stille krav til arbeidstakeren.

– Arbeidstakeren har en sterk medvirkningsplikt, og mangel på medvirkning kan gjøre at grensen for hva som er «så langt som mulig» nås tidligere. Men er arbeidstaker kjent med denne medvirkningsplikten? Er den satt på agendaen i virksomheten og hvordan følges den opp? Praktiseres den tilfeldig eller konsekvent, spør Karoline Dystebakken i Simployer.

Lurer på om den ansatte kan sies opp

Mange arbeidsgivere kommer til et års sykmelding og maksdato og lurer på om de kan gå til oppsigelse. Spørsmålet om en oppsigelse vil bli ansett som saklig vil blant annet avhenge av om arbeidsgiveren har hatt en forsvarlig tilretteleggingsprosess og dokumentasjon på dette. 

– Unngå hull i tilretteleggingsprosessen, det vil si lengre perioder hvor det ikke er kontakt eller det ikke skjer noe. Selv om dialogen de første tre månedene tilsier at det ikke er mulig å tilrettelegge, så er dialogen i seg selv og denne avklaringen viktig, sier Dystebakken. 

Arbeidsgiver har ansvar for å holde i prosessen og bør også dokumentere der manglende avklaringer eller dialog skyldes arbeidstakers evne eller vilje. Verken arbeidsgiver eller arbeidstaker kan gå inn med holdning om at «tilrettelegging ikke er mulig», det må vurderes konkret og jevnlig. Alle kontaktpunkter bør dokumenteres, hva som har fungert og hva som ikke har fungert. Det er det som utgjør en prosess, avslutter hun.