Kundehistorie:

Antidoping Norge

Antidoping Norge ønsket å få alt i ett system for å unngå Excel-ark og usikkerhet rundt hvem som gjør hva. Flere moduler fra Simployer var løsningen.

Onboarding på samme måte hver gang

Marika Finseth startet som HR-rådgiver i Antidoping Norge i 2021, og kom da til en organisasjon som allerede hadde tatt i bruk Simployers bestselgere som Faghjelp, Personalregister, Ferie og fri og Sykefravær.

Dere har virkelig utvidet bruken av Simployer det siste året?

– Ja, vi har fått en god del nå i sommer og høst. Vi fikk Tid og plan og byttet ut den løsningen vi hadde på det, og så har vi begynt å bruke Onboarding og Offboarding. Vi har også fått lederhåndboken, og jeg har lagt inn data i Kompensasjon, forteller HR-rådgiveren.

De fire fasene i kundereisen til Antidoping Norge

  1. Behov
  2. Vurdering
  3. Leveranse
  4. Nytteverdi

Behov og vurdering

Utvidelsene kom i stand etter at Finseth hadde en gjennomgang av bedriftens løsninger med Simployer, og så på hvilke av modulene i standardpakkene som de ikke hadde tilgang til.

– Vi fikk en god gjennomgang av det mest som var relevant, også ting vi har valgt å ikke gå for. Etter presentasjonen tok jeg en runde med ledergruppa på hva som var relevant for oss. Jeg så på hvordan vi kunne bruke det og dermed sikre prosesser som var veldig manuelle. Vi er en liten organisasjon og så at vi var sårbare. Det var veldig etterlengtet å få på plass et system for offboarding og onboarding, forklarer Finseth.

Leveranse og opplæring

Med avtalen signert var det tid for å få innført de ulike løsningene. Med rundt 30 heltidsansatte er Antidoping Norge en liten organisasjon, og Finseth har ingen hun kan delegere alle de «vanlige» arbeidsoppgavene til mens en systeminnføring pågår.

– Vi startet med Kompensasjon, det var veldig greit å ta først. Onboarding og Offboarding hastet fordi det var manuelle prosesser fra før og nye folk. Deretter tok vi Tid og plan, der vi hadde en kartleggingsrunde før sommeren rundt hva vi skulle ha og hvordan det skulle se ut. Så gikk vi live med den noen måneder senere. Vi måtte betale for eksisterende leverandør en stund til, men tenkte det var greit å ha den nye løsningen under huden før den andre utløp, sier Finseth.

Mens Simployer går gjennom løsningene med kundens administrator i løsningene, er det gjerne sistnevnte som tar opplæringen av egen organisasjon.

– Jeg har tatt én-til-én-opplæring med de lederne som har hatt onboarding eller offboarding. Så evaulerer vi neste år rundt rekkefølgen på punktene i prosessene, og om det er noe som mangler. Kompensasjon er gjort tilgjengelig for alle ansatte, selv om vi ikke har fått presentert den så mye for virksomheten ennå. Den er uansett nyttig for mitt bruk, mener Finseth.

Har du noen råd til andre som skal innføre HR-løsninger i en liten organisasjon?

– Vi tenkte ikke tanken på at vi hadde gått for såpass mange moduler at vi burde dele opp med gjennomgangen på enkelte moduler senere. Hvis en modul blir liggende uten å bli tatt skikkelig i bruk, har man glemt opplæringen når man endelig er klar til å bruke den. I ettertid skulle jeg ønske vi hadde en tydeligere plan på hva vi skulle starte med, og så få lansert det før vi begynner på neste modul. Vi har fått mange prosessmoduler ganske samtidig, og det er litt utfordrende å få alt ferdig, medgir Finseth.

– Medarbeidere har gitt en del tilbakemeldinger om at spesielt timeregistrering er enklere og bedre enn før, og det er veldig hyggelig. Jeg får tilbakemeldinger på at Simployer er enkelt og brukervennlig å bruke, og de finner det de trenger.
Marika Finseth HR-rådgiver, Antidoping Norge

Nytteverdi

– Den viktigste verdien for meg nå er at vi har alt i ett system! Det var viktigst når jeg jobbet for å få inn de nye modulene. Unngå Excel-ark og usikkerhet rundt hvem som gjør hva. Både det å skape en trygghet i den overordnede rollen min, men også at lederne får beskjeder fra systemet når du skal gjøre ting så du har et system som passer på deg. Simployer er en forenkling og gir oss en trygghet på at systemet sier fra når det er noe. Og på Tid og plan har det vært en kjempeovergang fra manuelle overtidslister til å kunne ta ut timer rett fra systemet og over i lønnssystemet for utbetaling, oppsummerer Finseth.

HR-rutiner er bare en liten del av oppstartsprogrammet i en virksomhet, i Antidoping Norges tilfelle handler det også mye om å lære seg antidoping-faget.

– Vi har hatt et kjempegodt introduksjonsprogram i mange år, men med veldig fokus på den faglige biten. Det er bra at vi nå får en personlig oppfølging mot din stilling, og der fikk vi mange gode tips i Onboarding-modulen på hvordan vi kunne styrke oppfølgingen på det som ikke går på generell introduksjon til virksomheten.

Hva mener lederne og medarbeiderne deres om Simployer da?

– På Onboarding og Offboarding har jeg fått tilbakemelding om at det er mye bedre for lederne. Spesielt på Onboarding har vi fått tettere oppfølging, og det tror jeg har vært en fordel både for lederne med bevissthet på oppfølging av de ansatte, men også for de ansatte ved at alle ansatte følges opp etter samme oppsett og får like tett og god oppfølging.

– Medarbeidere har gitt en del tilbakemeldinger om at spesielt timeregistrering er enklere og bedre enn før, og det er veldig hyggelig. Jeg får tilbakemeldinger på at Simployer er enkelt og brukervennlig å bruke, og de finner det de trenger. Det er jo egentlig det viktigste for de ansatte at det skal være sømløst og enkelt for dem. Du får ikke så mye tilbakemeldinger hvis det virker, men du får mange når ting ikke fungerer. Spesielt når nyansatte sier at dette er veldig enkelt og greit og de finner det de trenger til arbeidsforholdet selv, da fungerer det godt, sier HR-rådgiveren.

Hva gjør medarbeidere som lurer på regler på personalområdet?

– Vi er ganske små, så man kommer fort innom kontoret. Men vi stengte ned personalhåndboka i våres for å revidere den for informasjon som var gammel, og da fikk jeg raskt henvendelser om «Hvordan var det med den personalytelsen» og «Hvordan var det med den forsikringen» også videre, så folk bruker håndboka. Så jeg har skjønt at jeg bare må komme ut med kapitler raskt, for min opplevelse er at de bruker håndboka mye, sier Finseth.

Antidoping har mange deltidsansatte rundt omkring i landet med ulik grad av tilknytning. Fordi fagfeltet er lite er selv foredragsholderne tilknyttet som ansatte i deltidsstillinger. Det har vært viktig for Finseth at det skal bli mindre forskjell på dem og de heltidsansatte, og det å ha de samme tilgangene i HR-systemet er en måte å behandle dem likt på.

– Det er forventet at det blir roligere det neste året. Det er viktig for oss å vite hva som er der ute, og er det moduler som hjelper oss til å jobbe mer effektivt, smartere og bedre i vår virksomhet så vil de absolutt vurderes. Men like intensiv implementering neste år som i år, det blir det nok ikke avslutter Finseth med et smil, og legger til at det er bra for stressnivået å ikke innføre fire nye moduler hvert eneste år.

Om Antidoping Norge

Stiftelsen Antidoping Norge er opprettet av Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF) og Kultur- og kirkedepartementet for å sikre at kontroll- og påtalevirksomheten for dopingsaker organiseres uavhengig av NIF og staten. Stiftelsen skal bekjempe doping ved å fremme en ærlig og dopingfri idrett.

Virksomhetens hovedområder er planlegging og gjennomføring av nasjonale og internasjonale dopingkontroller, verdi-, informasjons- og forebyggende arbeid for å bekjempe doping, internasjonalt antidopingarbeid og forskningsvirksomhet på feltet. Med nye midler har stiftelsen de siste par årene fått muligheten til å trappe opp sitt arbeid mot doping i ungdoms- og treningsmiljøer betydelig.

Besøk www.antidoping.no