Slik tar du den vanskelige samtalen

Hvordan bør du forberede deg på en vanskelig samtale? Hva må du tenke på i gjennomføringen og hvordan følger du opp den ansatte etter samtalen?
Fam Camilla Viksand MansonRådgiver HR og ledelse
tirsdag 12. desember 2023
Lesetid: 5 Minutter

For å være en god leder, er det viktig med tydelighet overfor den enkelte ansatte, både på hva som er bra og mindre bra. Noen ganger medfører dette at leder må gjennomføre det vi gjerne kaller for den nødvendige, eller den vanskelige samtalen.

Hva er en vanskelig samtale? 

Vanskelige samtaler refererer til samtaler som innebærer sensitive, ubehagelige eller utfordrende emner. Disse samtalene kan oppstå i ulike sammenhenger, både personlig og profesjonelt. Kjennetegnet ved slike samtaler er ofte behovet for å håndtere konflikter, gi konstruktiv tilbakemelding, takle følsomme problemer eller ta avgjørelser som kan ha betydelige konsekvenser.

Eksempler kan være: 

  • En ansatt som ofte kommer for sent, kan være et tilfelle. Hvor ofte, og hvor mye for sent er et problem? Dette vil være avhengig av situasjonen, men kan være til stor irritasjon for kolleger. Går det utover vår leveranse/kundeforhold kan det være svært alvorlig. 
  • En litt vanskeligere samtale kan være om at en ansatt, som er godt likt, men ikke leverer resultat som forventet. Kanskje gjør vedkommende så godt han eller hun kan, men leveransen er ofte mangelfull eller kommer for sent. 
  • En enda vanskeligere samtale, kan være hvis en ansatt for eksempel har en dårlig kroppslukt. Kanskje klager kollegaene til deg som leder og du er nødt til å konfrontere vedkommende.

Uansett hvor vanskelig eller ubehagelig samtalene er: Det må gjøres og det ditt ansvar som leder å ta tak i det.

Forberedelser til den vanskelige samtalen

Før du skal inn i samtalen er det viktig å tenke på disse fem punktene:

  • Forbered deg godt. Tenk gjennom hvilke scenarioer som er sannsynlige, i samtale med akkurat denne ansatte, i denne situasjonen. Hva ønsker du å få ut av samtalen? Hva er det verste som kan skje i løpet av samtalen? Hva er et ønsket scenario? 
  • Finn et godt tidspunkt for samtalen og et egnet sted. Unngå rom med store glassvinduer og dårlig lydisolering. Det er viktig at dere ikke kan bli forstyrret underveis. Sett av nok tid.
  • Tenk på hvem du skal snakke med. Har det skjedd noe i livet til vedkommende som kan forklare oppførselen og ha innvirkning på hvordan du angriper samtalen?
  • Vær menneskelig, men profesjonell. Det er viktig å vise empati, men ikke være misforstått snill. 
  • Vær tydelig på hva som er tema for samtalen i innkallingen, slik at den ansatte er forberedt.

Når du har gjort en god forberedelse og samlet underlag er det enklere å gjennomføre en god samtale, og møte motsigelser på en saklig og faktabasert måte. Pass på hvordan du innhenter og lagrer opplysninger slik at du ikke bryter med reglene rundt personvern (GDPR). 

Gjennomføring av en vanskelig samtale

Selv om det er et alvorlig tema man skal ta opp, er det viktig å holde en hyggelig tone, og skape en fortrolig og løsningsorientert stemning. Start gjerne med å snakke om noe hyggelig eller nøytralt – slik at man får senket skuldrene litt.

  1. Bruk jeg-form fremfor du-form når du snakker med vedkommende. Start gjerne setningene med «jeg har et inntrykk av…» eller «jeg ser at…». Prøv å unngå at den ansatte går i forsvarsposisjon.
  2. Hold deg til tema og ha fokus underveis i samtalen. Ikke tåkeprat, men vær tydelig og hold deg til saken. Hvis ikke kan vedkommende bli usikker på hva som egentlig var hensikten med samtalen, og du kommer ikke videre i forbedringsarbeidet.
  3. Forankre problemet hos den ansatte. Vær tydelig på at det ikke er du som leder som har et problem, men at «problemet» ligger hos den ansatte. Få hun eller ham til å forstå at ansvaret for endring ligger hos dem. Få den ansatte til å komme med forslag til hvordan forbedring skal skje.
  4. Vær samtidig positiv til at du som leder vil legge til rette og hjelpe den ansatte der det trengs og er mulig.

Samtalen kan ta forskjellige retninger avhengig av reaksjonen til den ansatte. Det kan være fornuftig å tenke gjennom hvordan du som leder vil håndtere ulike scenarioer dersom den ansatte blir opprørt, sint eller veldig fortvilet. 

Dokumentasjon av en vanskelig samtale

Underveis i samtalen er det viktig å notere hva som sies og hva dere blir enige om av tiltak. Dokumentasjonen er viktig for å sikre framdrift og utvikling i forbedringsarbeidet. Videre er dokumentasjonen viktig dersom situasjonen ikke forbedrer seg, og vi må gjennomføre andre tiltak som advarsel, og i noen tilfeller oppsigelse/avskjed. 

Oppfølging etter en samtale

Dokumenter hva dere blir enige om av tiltak for forbedring. Eventuelt kan det benyttes et skjema for forbedringsarbeidet.

Begge parter må signere referatet. Er ikke den ansatte enig i konklusjonene så kan det eventuelt skrives på, men at møtet er gjennomført, dato og tema for møtet skal stå.

Det er viktig å avtale et nytt møte for å sikre fremdrift. Når neste møte skal være er avhengig av hvor lang tid det tar å vise forbedring/endring.

I forkant av og underveis i oppfølgingsmøtet gjøres en evaluering av situasjonen. Er det en bedring er det viktig å gi den ansatte positiv tilbakemelding på dette. Har den ansatte tatt tak i problemet og er på riktig vei, er det viktig at du som leder berømmer dette, støtter og følger opp den ansatte videre.

Har det ikke blitt bedre bør det vurderes å gjennomføre en ny samtale, og om det er kan være aktuelt å gi en muntlig eller skriftlig advarsel for å forsterke alvoret. Det er viktig at den ansatte forstår at dette ikke er greit, og at dersom ikke situasjonen forbedres kan det få konsekvenser for arbeidsforholdet.

Tips til deg som skal ha en vanskelig samtale:

•    Stol på deg selv og din evne som kommunikator.
•    Vær bevisst hvordan du påvirker andre gjennom din kommunikasjon. Kroppsspråket lyver aldri.
•    Vær ydmyk i forhold til dine egne og andres tolkninger.
•    Oppmuntre til åpenhet, men la medarbeiderne bestemme hvor åpne dere skal være.
•    Det er lov å si "Det vet jeg ikke" og "Det vil jeg ikke snakke om nå"
•    Hold alltid det du lover
•    Hold egne følelser utenfor
•    Lytt mer enn du prater
•    Målet for den som lytter er å unngå å stenge av for informasjon fra den andre
•    Du merker at du lytter aktivt ved at den du snakket med slutter å snakke til deg og begynner å snakke med deg
•    Aktiv lytting dreier seg derfor ikke bare om å lytte, men like mye om å svare på en måte som gir mulighet til fortsatt samtale og utdypet forståelse
•    Sjekk din egen forståelse ved hjelp av kontrollspørsmål. Ord og uttrykk kan ha forskjellige betydninger. Sørg for at du forstår ved å spørre spørsmål som "er dette hva du mener?"

Jobber du med HR og stadig møter problemstillinger som dette?

Last ned vår gratis guide: 10 typiske problemer og løsninger for HR-medarbeidere

Del siden: