Slik regner du ut arbeidsgiverperioden

- Mange arbeidsgivere forbinder arbeidsgiverperioden med et vrient regnestykke, men egentlig er det ikke så komplisert, sier Nicole Holman Fagerli, juridisk rådgiver HR og ledelse i Simployer. 

- Det er imidlertid viktig å forstå reglene for å unngå unødige kostnader for arbeidsgiver, sier hun.  

Perioden starter første hele fraværsdag som arbeidstaker skulle ha vært på arbeid og løper sammenhengende i 16 kalenderdager så lenge hen er fraværende fra arbeidet. Det vil si at helger, bevegelige helligdager, avspaseringsdager, fridager og lignende som faller innenfor perioden regnes med som dager i arbeidsgiverperioden. Arbeidsgiver er kun forpliktet til å betale sykepenger på dager hvor det skulle ha vært utbetalt lønn.

Når det er gått mindre enn 16 kalenderdager siden forrige sykefravær, skal et eventuelt nytt sykefravær regnes med i samme arbeidsgiverperiode (sammenlegging av fravær).

Når arbeidsgiver har utbetalt sykepenger i en full arbeidsgiverperiode, skal det ikke bli noen ny arbeidsgiverperiode ved sykdom som inntreffer de første 16 kalenderdagene etter at arbeidstaker har gjenopptatt arbeidet (opptjening av ny arbeidsgiverperiode).

I den digitale kunnskapsbasen Ekspert Personal for deg som jobber med HR og/eller lønn har vi en kalkulator som hjelper deg med å beregne arbeidsgiverperioden riktig hver gang. Les mer om Ekspert Personal.

Sjekkliste sykepenger i arbeidsgiverperioden

Før arbeidsgiver betaler sykepenger i arbeidsgiverperioden må følgende være oppfylt:

• Arbeidstaker må ha opptjent rett til sykepenger fra arbeidsgiver gjennom fire ukers arbeid
• Arbeidstaker må ha levert gyldig dokumentasjon; egenmelding eller sykmelding. Opptjeningstiden for egenmelding er 2 måneder.
• Arbeidstaker må være fraværende fra avtalt arbeid. Sykdom som oppstår i en friperiode vil ikke starte en arbeidsgiverperiode. Arbeidsgiverperioden starter første hele fraværsdag.

Når oppstår en ny arbeidsgiverperiode?

Når en arbeidsgiver har betalt en full arbeidsgiverperiode, må en arbeidstaker ha gjenopptatt arbeidet 100% i tråd med arbeidsavtalen og vært helt frisk i 16 kalenderdager før en ny arbeidsgiverperiode kan inntre. 

Det stilles ikke som et krav at arbeidstakeren må ha vært på jobb i 16 arbeidsdager, kun at arbeidstakeren har gjenopptatt arbeidet rent fysisk og deretter vært helt frisk i 16 sammenhengende kalenderdager.

Det er viktig å merke seg at med gjenopptakelse av arbeidet, menes det at arbeidstakeren fysisk gjenopptar arbeidet. Dermed vil avvikling av ferie direkte etter et sykefravær ikke regnes som gjenopptakelse av arbeidet. Tar arbeidstakeren derimot en arbeidsdag før avvikling av ferie, vil imidlertid opptjeningen til ny arbeidsgiverperiode starte og løpe inn i ferien.

Hva skjer hvis arbeidstaker blir syk igjen før arbeidsgiver har betalt en full arbeidsgiverperiode? 

Dersom arbeidsgiver ikke har betalt 16 dager ved et fravær og arbeidstaker blir syk igjen, før det er gått 16 dager fra forrige sykefravær, skal det nye fraværet legges sammen med det forrige i en og samme arbeidsgiverperiode.

Ved ethvert nytt sykefravær bør arbeidsgiver derfor alltid sjekke om det foreligger sykefravær innenfor siste 16 dagers periode. Det vil ikke være av betydning om arbeidstaker har gjenopptatt arbeidet, kun at det har passert 16 kalenderdager siden forrige sykefravær.

Sykefraværet kan være dokumentert både med legeerklæring, sykmelding eller egenmelding for at fraværsperiodene skal kunne legges sammen. Det er også uten betydning om tilbakefallet skyldes samme sykdom eller ny sykdom eller en yrkesskade.

Ved sammenlegging av flere sykdomstilfeller til en arbeidsgiverperiode, vil antall arbeidsdager kunne variere. Avgjørende faktorer er hvilken dag det enkelte sykepengetilfellet skal regnes fra og når det avsluttes. I en sammenlagt arbeidsgiverperiode vil det kunne bli både flere eller færre arbeidsdager enn hva det vanligvis er i en fortløpende arbeidsgiverperiode. I ytterste konsekvens kan arbeidsgiver risikere å måtte betale sykepenger i totalt 16 kalenderdager.

Eksempel på beregning av arbeidsgiverperioden

Kari blir sykmeldt den 02.01.2023. Kari varsler om fraværet første fraværsdag og sender sykmelding digitalt til arbeidsgiver.

Kari hadde avtale om arbeid mandag den 2.januar og arbeidsgiverperioden vil dermed starte denne dagen. Karis sykmelding gjelder til og med 31.januar. Arbeidsgiverperioden vil i dette tilfellet vare til og med 17.januar – til sammen 16 dager fra den 2.januar.

Fra og med den 18.januar betaler NAV sykepenger. Om arbeidsgiver forskutterer sykepenger kan arbeidsgiver søke om refusjon fra 18.januar.

Unntak fra å betale sykepenger i arbeidsgiverperioden

Folketrygdloven åpner for at det kan søkes om fritak fra arbeidsgivers betalingsansvar i arbeidsgiverperioden når en ansatt har økt risiko for stort fravær på grunn av

• En langvarig sykdom
• En kronisk sykdom

Folketrygdloven åpner også for at det kan søkes om fritak for arbeidsgivers betalingsansvar i arbeidsgiverperioden når en ansatt er fraværende på grunn av svangerskapsrelatert sykdom. Følgende krav stilles:

• Kvinnen må fylle vilkåret for sykdom – moderate svangerskapsproblemer gir ikke sykepengerettigheter
• Kvinnen må selv være syk – ved fravær som skyldes fare for barnet kan det ytes svangerskapspenger
• Det er ikke mulig å omplassere kvinnen til annet arbeid.

Det er viktig å merke seg at de samme reglene om beregning av arbeidsgiverperioden også gjelder tilfeller hvor NAV refunderer arbeidsgiver sykepenger i arbeidsgiverperioden. Det vil ha betydning for blant annet hvilken dokumentasjon som kan benyttes for å dokumentere fraværet.