6 klassiske tabber i lønnsoppgjøret

1. Fagforeningene får ikke innsyn i lønna til ansatte

Ingen lover sier at en arbeidsgiver må øke lønna til de ansatte hvert år. Tariffavtaler og individuelle arbeidsavtaler kan si noe om hvordan lønnsjusteringene skal gjennomføres. Lønnsoppgjør etter tariffavtaler deles gjerne i en sentral og lokal del, og total lønnsøkning består av summen av de to delene.

Hvis virksomheter som er bundet av tariffavtale skal forhandle om lønn med fagforeningen som er part i tariffavtalen, har tillitsvalgte i fagforeningen rett på innsyn i arbeidstakernes lønn. For ansatte i privat sektor som ikke er medlem i fagforening, er dog innsynsretten begrenset til de arbeidstakerne som utfører arbeid som faller inn under tariffavtalens virkeområde og enkeltpersoner skal anonymiseres ved at det bare opplyses lønn i grupper på minst fem personer. Ved utlevering av opplysninger der det er færre enn fem personer i en gruppe, er det ikke uvanlig å kreve at tillitsvalgte må signere en taushetserklæring.

Fagforeninger har opplevd å måtte kjempe for å få ut opplysninger om lønnsnivået, selv om den inngåtte tariffavtalen er klar på at dette er noe de har krav på. Husk at innsynsretten i opplysninger om lønn ikke gjelder fødselsnummer, bankkontonummer, bidragstrekk og andre pålegg om lønnstrekk, som typisk kan framkomme av en lønnsslipp.
Se også: Innsyn i lønnsopplysninger (NB! Krever tilgang til Simployer Ekspert) 

- Lønnsjustering tar ofte utgangspunkt i budsjett eller pott avsatt til lønns­økninger. HR samler ofte lønnsoversikt i Excel-ark som deles med lønns­bestemmende ledere. Datagrunnlaget ligger ofte i ulike systemer som ikke snakker sammen.

Kristin Grønn Ludvigsen, produktsjef i Simployer

2. Lønnspolicyen har ikke tatt likelønnsreglene inn over seg

De nye reglene for aktivitets- og redegjørelsesplikt kan medføre at virksomheten må legge fram tall i sin årsrapport som peker på lønnsforskjeller i virksomheten, samt iverksette tiltaksplaner for å jevne ut lønnsforskjellene over en serie av lønnsoppgjør. Uønsket medieoppmerksomhet og reduserte søkertall er blant de uønskede bieffektene. Hvordan havnet man der? Nøster man bakover, vil mange si at det de burde gjort var å ha omtale av lønnsforskjellene i retningslinjene for tidligere års lønnsoppgjør, etter gjennomføring av lønnskartlegging året før det igjen.

3. Potten fordeles på en måte som reduserer engasjement

I privat sektor er det ganske vanlig at majoriteten av lønnsveksten avtales lokalt. Hvordan denne potten fordeles kan derfor ha mye å si for hvordan motivasjonen i bedriften utvikler seg gjennom året. En fordeling som motiverer til å yte mer kan gi bedriften ekstra fart, men lønnsoppgjøret kan også virke demotiverende.

Dette kan man jo faktisk prøve å måle. Regelmessige pulsundersøkelser på avdelingsnivå kan hjelpe med å se sammenhenger: Fikk gruppen mer eller mindre lønnsvekst enn snittet av virksomheten, og hvordan samsvarer dette med økt og redusert engasjement gjennom det påfølgende året? Et samsvar mellom data kan være tilfeldig, men det er en indikasjon å ta med seg.

Last ned gratis: 7 nøkler som skaper engasjerte medarbeidere

4. Lønnsdata kommer på avveie til uvedkommende

Som nevnt i punkt 1 er det mange utfordringer knyttet til hvem som har rett til å få innsyn i hvilke lønnsdata. Nettopp av den grunn er det vanlig at HR-avdelinger splitter opp lønnsoversikten i en rekke mindre regneark som deretter distribueres til den enkelte lønnsfastsettende mellomleder. Her ligger en stor kilde til feil. Enten at feil navn kopieres inn i feil regneark, eller den klassiske ”Morten” i emnefeltet og vips så havnet en mail hos ”Morten Johnsen” som kom opp som forslag, og ikke Morten Johansen som egentlig skulle ha e-posten. Også senere i lønnsjusteringsprosessen er det vanlig å bruke e-post til kommunikasjonen, dette er utfordrende også med tanke på GDPR.

- Å skape en tydelig lønnsstruktur, evaluere og forankre lønnskriterier, gjøre stillingsvurderinger, lønnskartlegging og markedsanalyser bør pågå kontinuerlig da det er en viktig del av det å jobbe strategisk med lønn.

Ida Ljungberg, HR- og arbeidsrettsrådgiver i Simployer

5. Skrivefeil i lønnsbrev og feil i lønnsutbetalingen

I mange virksomheter er det like mange regneark i sving under lønnsoppgjøret som det er unike ledere med ansvar for å fordele lokale potter. Feilkildene kan være mange når potter og prosenter skal simuleres i ulike scenarier, fordeles og så summeres på tvers av avdelingene. Hvis dette så flyttes over i Word-dokumenter for å lage lønnsbrev kan det fort oppstå feil, som kanskje ikke oppdages før lønnsbrevet ankommer medarbeideren for signering. I verste fall blir feilen også med videre til lønnsutbetalingen. Jo flere manuelle oppgaver og involverte parter, jo enklere for at det oppstår feil og følgefeil. Å gjøre feil i disse prosessene er ikke bra for virksomhetens omdømme og tillit hos medarbeiderne.

6. Avvik mellom lokale beslutninger og overordnede intensjoner

Ved lønnsoppgjøret kan det vedtas sentrale mål og retningslinjer for hvilke grupper som skal prioriteres, for eksempel for å få mer lik lønn mellom kjønn eller løfte bestemte stillingsgrupper man sliter med å beholde og rekruttere. Samtidig skal lokale potter fordeles ut fra individuelle forhold i den enkelte region eller avdeling. Når dette skal samkjøres og evalueres vil analysene til HR-avdelingen si noe om hvorvidt man har lyktes med å få de overordnede intensjonene til å bli praktisk lønnspolitikk. Mot slutten av en lang prosess er det da en fare for å glemme å gjøre samkjøringen eller følge opp konklusjonene i analysen.

Usikker på hvordan lønnsjusteringsprosessen bør være?
Last ned vår gratis sjekkliste med guide steg for steg!