7 spørsmål om medarbeidere som ikke presterer godt nok

Mange medarbeidere gjør så godt de kan, men presterer likevel ikke godt nok. Noen vet kanskje ikke at de selv underpresterer, mens andre rett og slett ikke ønsker å forbedre innsatsen sin. 

Her er sju vanlige problemstillinger om medarbeidere som ikke presterer:

1. Hva kan vi gjøre med medarbeider som ikke gjør jobben godt nok, men som selv mener de presterer bra?

Forventningsavklaring er stikkord i denne situasjonen. Leder må snakke med medarbeideren og være tydelig på hvilke forventninger hen har til jobben medarbeideren skal gjøre. Bruk gjerne konkrete eksempler. En strukturert oppfølgingsplan (PIP-plan) vil være et godt verktøy å benytte seg av i denne situasjonen. Som leder kan du eventuelt også vise til at det er arbeidsgiver, som gjennom sin styringsrett i arbeidsforholdet, bestemmer hva som er godt nok.

2. Hva med ansatte som har vært et sted i mange år og som er blitt akterutseilt i rollen (og som ikke ser ut til å kunne løfte seg til ønsket nivå)?

En arbeidstaker som har vært mange år hos en arbeidsgiver er ikke skjermet mot oppfølging og eventuelle konsekvenser ved underprestering, men i slike tilfeller ligger det et ekstra stort ansvar på arbeidsgiver. Arbeidsgiver må bruke tid på oppfølging, vurdere opplæringstiltak og eventuelt iverksette tilretteleggingstiltak, slik at arbeidstaker kan være i stillingen. Dersom dette ikke er mulig må arbeidsgiver vurdere om det er alternative sysselsettingsmulighet i virksomheten. 

3. Hva gjør man med ansatte som oppfatter alle konstruktive tilbakemeldinger fra leder som kritikk/kjeft?

Her må leder først finne ut hvorfor den ansatte oppfatter tilbakemeldingene som kritikk/kjeft. Det kan jo være at det er noe med måten leder gir tilbakemeldingene sine på som er uheldig. En måte å finne ut litt mer om dette kan være at en fra HR først tar en prat med leder og deretter med den ansatte.

Det viktig å være tydelig på intensjonen bak tilbakemeldingene man gir. Forsikre medarbeideren om at tilbakemeldingene gis for å hjelpe dem med å forbedre seg og for å gjøre det bedre i rollen sin. Bruk konkrete eksempler for å underbygge et poeng, og gi positiv feedback der det faller seg naturlig.

4. Hvordan følge opp medarbeider som underpresterer, uten å overvåke?

Det er viktig at leder er åpen med medarbeideren sin om oppfølgingen som gjennomføres. Å følge opp  arbeidsprestasjoner og ha oppfølgingssamtaler med den ansatte er normal utøvelse av ledelse og ikke overvåking.

5. Hva slags dokumentasjon må man ha i den vanskelige samtalen der man skal snakke om at en medarbeider ikke presterer?

Dette må vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle. Dersom det f.eks. er en selger som ikke selger i samsvar med forventningene, må leder både ha oversikt over «budsjettet» til den aktuelle selgeren og bør ha dokumentasjon for faktiske salg, antall kundemøter, sendte tilbud osv.

Det er viktig å ha dokumentasjon som støtter oppfatningen til leder. Dette kan inkludere prestasjonsvurderinger, måloppnåelsesrapporter, konkret tilbakemelding og eventuelle skriftlige advarsler eller oppfølgingsnotater.

6. Hvordan få noen til å prestere, når de vet det ikke får konsekvenser om de ikke leverer på topp?

Her anbefaler jeg at leder går inn i dialogen med den aktuelle medarbeider med tiltro til at de aller fleste arbeidstakere ønsker å gjøre en god jobb. Leder kan for eksempel snakke med medarbeider om hva det er som motiverer vedkommende – i hvilke tilfeller den det gjelder får følelse av å ha gjort en god jobb.

Forhåpentligvis vil en slik dialog hjelpe leder med å finne måter å følge opp medarbeider på slik at prestasjonen blir bedre.  

7. Kan en medarbeider som ikke gjør jobben godt nok flyttes til annen avdeling/gis andre arbeidsoppgaver?

Hvor store endringer arbeidsgiver kan gjøre i arbeidsforholdet må vurderes konkret ut fra den arbeidsavtalen arbeidstaker har. Arbeidsgiver kan imidlertid ikke gjennom styringsretten sin gjøre så store endringer i arbeidsforholdet at arbeidstaker i realiteten flyttes til en annen stilling enn det som følger av arbeidsavtalen. Slike endringer må dere enten bli enig med arbeidstaker om eller så må dere vurdere om det er saklig grunn til å si opp arbeidstaker og i den forbindelse tilby arbeidstaker en annen stilling.

Se webinaret der Simployers rådgivere Hans Gjermund Gauslaa og Fam Manson svarer på flere spørsmål om hvordan du bør følge opp medarbeidere som ikke presterer. Se webinaret her.