Sjekk samtalene ledere må mestre
Frekvente samtaler i hverdagen
☑ Småprat (lunsj, samlokalisering, uformell læring, management by wandering around)
☑ Morgenprat (check-in, stand-up, 1-til-1-møte på fast daglig eller ukentlig tidspunkt)
☑ Periodisk oppfølging (utviklingssamtale, oppfølging av årlig samtale)
☑ Problemløsning (hjelpe medarbeider å finne løsninger uten å løse selve saken alltid)
– I de usikre tidene vi befinner oss i, er det viktig med hyppigere og fortløpende samtaler. Dialog behøver ikke alltid være planlagt og i et skjema, den kan være sporadisk, uplanlagt og en del av hverdagsledelsen, mener HR- og ledelsesrådgiver Fam Viksand Manson i Simployer.
Manson mener at hverdagssamtalene forebygger både oppsigelser, stress og lavere produksjon, samtidig som de kan gi økt engasjement og motivasjon. Redusert bruk av kontoret har også gjort at flere enn før må ta aktive grep for å få kontakt og dialog i hverdagen.
– Hyppige og konstruktive tilbakemeldinger krymper risikoen for mer alvorlige samtaler på et senere tidspunkt. Ledere ender ofte opp i vanskelige samtaler fordi de ikke har vært flinke nok til å ta tak i utfordringer som oppstår i et tidlig stadium. Andre har ikke fanget opp faresignaler, fordi de ikke snakker med medarbeiderne i det daglige, mener Manson.
Finnes det noen typer frekvente og hverdagslige samtaler som bør dokumentere skriftlig?
– Utviklingssamtaler med oppfølgingspunkter vil det være lurt å ha dokumentasjon fra. Det handler om at begge parter da husker hva man ble enige om, og et lite referat kan sikre at det følges opp.
Sporadiske samtaler man bare har av og til
☑ Medarbeidersamtale (kompetanse, karriere, vurdering av utførelse)
☑ Lønnssamtale
☑ Dialogmøter (oppdatere oppfølgingsplan)
☑ Avtalemøter (tillegg til arbeidsavtale, organisasjonsutvikling, rolleutvikling)
☑ Samtaler ved endring i arbeidsforhold (preboarding, onboarding, crossboarding, sluttsamtale)
– Det er viktig med faste holdepunkter. Planlagte møter der leder og medarbeider setter av tid og forbereder seg, setter retning og tar avsjekk på at man er på rett vei. Noen sporadiske samtaler er typisk årlig, slik som lønnssamtale og medarbeidersamtale. Andre er kun ved behov eller når det skjer grunnleggende endringer i arbeidsforholdet, som bytte av team/rolle (crossboarding) eller retur etter et fravær (reboarding), forklarer Manson.
Hvorfor er det viktig å ha samtaler med tematikk utover det operative fra dag til dag?
– Det øker forståelsen for virksomhetenes strategiske mål og visjon, og hjelper medarbeidere med å få se hvordan deres daglige arbeid bidrar til å nå disse målene. Det å løfte blikket kan bidra til å fremme kreativ tenking og innovasjon, der medarbeidere tenker utenfor boksen og utforsker nye ideer og løsninger, sier Manson.
Manson sier at det å løfte blikket over hverdagen kan bidra til å utvikle medarbeidernes ferdigheter, forberede dem på fremtiden og øke engasjementet på arbeidsplassen. Der samtaler medfører endring av arbeidsforholdet av en eller annen art, er dokumentasjon særlig viktig. Det kan gjelde avklaringer i preboarding-fasen, avtale om hjemmekontor, lønnssamtaler, men også utfallet av en sluttsamtale.
Ubehagelige samtaler
☑ Den vanskelige samtalen (korrigerende samtale)
☑ Advarsel
☑ Drøftingsmøter (ved mulig oppsigelse/avskjed)
Samtalene i denne kategorien er de en leder har færrest av, og følgelig får minst trening i.
– Dokumentasjon av at kritikkverdige forhold er tatt opp før oppsigelsen er viktig både for å understreke alvoret i saken overfor arbeidstaker og for å unngå å tape i en eventuell rettssak. Bevis for at konkrete kritikkverdige forhold faktisk har skjedd, er selvsagt også vesentlig. Dette kan være kundeklager, fotografier av dårlig utført arbeid eller liknende. Det er da viktig at bevissamlingen ikke går på akkord med personvernet, sier juridisk HR- og ledelsesrådgiver Hans Gjermund Gauslaa i Simployer.
Hvordan skal du gå frem når noe må endres i arbeidsutførelsen?
– Vær tydelig på hva som forventes i stillingen og følg opp på det. Prøv i starten å løse flest mulig saker uformelt og muntlig. Ta tak i gapet mellom forventningene og det som leveres, og fokusér på hva arbeidstaker må gjør for å lukke det gapet og hva du som leder kan bidra med. Har du oppfølgingsmøter om et forhold og ser at det er lang vei til mål, må du på et tidspunkt i prosessen være tydelig på hva som kan være konsekvensen dersom dere ikke får til endring. En konsekvens kan være at arbeidsforholdet avsluttes, fastslår Gauslaa avslutningsvis.
5 tips til HR om samtaler mellom ledere og medarbeidere
1. Definér formålet med ulike typer samtaler
2. Forankre i organisasjonen hvorfor dere gjøre ting slik dere gjør
3. Skap enhetlig struktur på samtalene i virksomhetene på tvers av avdelinger
4. Ha gjennomarbeidede og enhetlige samtalemaler
5. Bruk digitale verktøy som gjør at lederne opplever støtte i jobben med samtalene
GRATIS SJEKKLISTE: Økt kvalitet på medarbeidersamtaler
Vi har skrevet en rekke artikler om samtaler i arbeidslivet tidligere, her er noen av dem:
LAST NED GRATIS: Sjekkliste for offboarding
Har du en ansatt som skal slutte? Vi har laget en oversikt over de viktigste tingene leder, HR, IT og lønn må huske på for å sikre at arbeidsforholdet avsluttes på en ryddig måte.
