Retorikkeksperten: De 3 vanligste samtaletabbene

Ledercoach, samtaleekspert og forfatter Serena Mon de Vienne forklarer hvordan du kan unngå de vanlige samtalefeilene.

Vanskelige samtaler er ofte samtaler som vekker sterke negative følelser. Noen blir sinte, lei seg, skuffet, eller får kanskje et følelsesmessig sammenbrudd.

Som leder må du ha mot til å ta opp samtalen, men også evnen til å håndtere følelsene som dukker opp. Følelser er ofte en naturlig del av visse typer samtaler, og evnen til å møte disse med empati er avgjørende for at samtalen blir vellykket. Om du ikke tar slike samtaler vil de ofte ende opp blant kollegaer rundt kaffemaskinen eller resultere i redusert arbeidstempo.

3 vanlige feil – gjør dette i stedet:

1. Du kjører deg fast i en monolog

Når du tror din beslutning eller beskjed vil skape sterke reaksjoner hjelper det lite med lange resonnementer fulle av forklaringer. Det vil i stedet gi mottaker ekstra tid til å finne motargumenter. En til tre meninger er derfor en god start på en samtale. Da skaper du tid og rom til å gi forklaringer basert på reaksjonen du får. Sørg derfor å starte en dialog, og ikke en monolog du kjører deg fast i.

2. Du ser ikke medarbeiderens ekte følelser

For å forstå dine medarbeideres følelser trenger du å snakke om de, men spørsmålet «hvordan har du det?» gir ikke alltid et ærlig svar. I stedet kan du fange opp følelser gjennom å observere; si hva du ser og les svaret mellom linjene. Eksempelvis: «Det virker som du tviler på din beslutning?» eller «Det virker som dette var en overraskende beskjed?». Gjennom å stille slike spørsmål løfter du frem din medarbeiders følelser på en fintfølende måte.

3. Du misforstår

Unngå å si: «Jeg forstår». Dette har vel i ærlighetens navn aldri fått noen til å føle seg forstått, spesielt ikke om det følges av et «men…». La heller medarbeideren avgjøre om du forstår vedkommende eller ikke gjennom å si: «Forstår jeg deg riktig om du er uenig?». Du kan også gjette gjennom å si: «Jeg forstår om du …». Gjetter du feil får du sannsynligvis høre hva vedkommende egentlig mener.

Gjennom å forholde deg til medarbeideres følelser og reaksjoner beholder du medarbeidere, skaper en varig arbeidsplass, og gjør det enklere å gjennomføre forandringer.

Unngå «hamburgermetoden»

Tilbakemeldinger blir viktigere i takt med økende kompleksitet og samarbeidet som skal til for å lykkes. Den største feilen du kan gjøre er å bruke «hamburgermetoden». Den innebærer at du legger inn en kritisk kommentar mellom to positive (positiv, kritisk, positiv).

Gjør dette i stedet:

Gi din tilbakemelding med en til tre meninger, og vis din empati gjennom måten du lytter på og bekrefter reaksjoner. Eksempelvis: «Du kommer ofte for sent til våre felles møter og det forsinker møtene siden vi må bruke unødvendig tid på å gjenta for deg. Hva tenker du om det?». Det handler også om å virkelig la den andre få plass i samtalen, uten at medarbeideren går glipp av hva du ønsker å gi tilbakemelding på.

Lykke til!