10 tips for oppfølging av sykemeldte

Oppfølging av sykemeldte er både en rettighet og en plikt for ledere, i tillegg til å være en klok strategi.

Nøkkelen for å lykkes med sykefraværsoppfølgingen er dialog, før under og etter fravær. Leder og medarbeider er sammen ansvarlige for prosessen. I tillegg må også tillitsvalgt og verneombud kjenne til rettigheter, plikter, sin egen rolle og andre eksterne aktørers rolle som NAV, lege og bedriftshelsetjeneste.  

10 tips for oppfølging av sykemeldte: 

1. Kontakt på dag 1 

Start alltid med en samtale med arbeidstakeren på dag 1. Bruk rutinene som dere har for oppfølging og ha fokus på om fraværet er arbeidsrelatert og om det kan forventes å bli langvarig. Enkle spørsmål å stille medarbeideren er “hvordan går det?” og “er det noe jeg kan gjøre for deg”. Det handler både om praktisk avklaring, men også om omsorg.  

2. Gode rutiner som følges 

Lag en oversikt over oppgaver og frister for oppfølging av sykemeldte. Etablér klare og forståelige retningslinjer for oppfølging som også medarbeiderne kjenner. Det skaper forutsigbarhet og forståelse for oppfølgingen når alle vet hvorfor og hvordan det skal gjøres.  

3. Kartlegg muligheter for tilrettelegging 

Dersom det ikke er medisinske årsaker som hindrer det, skal medarbeider være aktivitet allerede fra dag 1. Avklar tidlig om det kan tilrettelegges for arbeid, helt eller delvis. Bruk en oversikt over oppgaver og kartlegg hva medarbeider kan gjøre helt eller delvis. Også alternative oppgaver bør være med. 

4.Lag en oppfølgingsplan  

Å lage en oppfølgingsplan er en plikt. Det er også et godt hjelpemiddel. Start på dag 1. 

Ha oversikt over oppgaver og avklar om de kan utføres. Hvis svaret er nei, still spørsmålet: Hva skal til for at arbeidstaker skal kunne utføres dem helt eller delvis. Dette er informasjon som skal inn i oppfølgingsplanen.

Bli enige om når dere skal snakke sammen igjen, når ny vurdering skal gjøres, behov for justeringer, annen tilrettelegging mv. Det er ikke en plan som skrives én gang, men løpende avklaringer for å sikre kontinuitet og fremdrift.

5.Vær åpen, fleksibel og lytt til de sykemeldtes bekymringer 

Tilby støtte og hjelp for å hjelpe den sykemeldte å komme tilbake til arbeidet. Trygg også medarbeideren i at fravær er riktig og viktig der det faktisk er det. Orienter hvordan oppgaver ivaretas under fraværet, slik at medarbeideren kan bruke tid på å bli frisk eller hvordan det kan tilrettelegges for noe arbeid, uten at det blir for mye.  

6. Følg opp 

Ikke tenk at du skal la arbeidstakeren være i fred!  Kontakt med arbeidsplassen, med kollegaer og fellesskapet, er avgjørende for å unngå at fraværet blir lengre enn nødvendig og for opplevelsen til den sykemeldte. Send en hyggelig melding, bestill blomster på døra, eller inviter til lunsj når den sykemeldte føler seg klar for det.  

7. Dialogmøte 1  

Loven stiller krav om dialogmøte 1, innen 7 uker. Men dialogen skal ha vært forløpende også frem til dette møtet. Dialogmøte 1 er satt for nettopp å sikre dialog, og ikke ment som den første dialogen man skal ha. Bruk tidspunktet for dette møtet til å se på hva dere har gjort hittil og hvordan det ser ut fremover. Ta med aktører som anses relevante som NAV, lege eller bedriftshelsetjeneste.

8. Aktivitetsplikt 

Kravet er at arbeidstaker skal være i aktivitet så tidlig som mulig. Tilstedeværelse og tilrettelegging ved sykefravær må derfor settes på agendaen før fravær oppstår og være godt kjent i organisasjonen. Loven sier at det skal være aktivitet senest innen åtte uker for å ha rett til sykepenger. De fleste kan være i noe form for aktivitet lenge før dette. For å få til det må sykefravær stå på agendaen i virksomheten og ikke minst formålet med aktivitet ved sykdom eller skade. 

9. Dialogmøte 2 

Senest innen 26 uker skal NAV innkalle arbeidstaker og arbeidsgiver til dialogmøte 2.  Igjen er det viktig med dialogen, oppfølgingen og avklaringer som er gjort frem til dette tidspunktet. Medarbeider har plikt til å stille på alle møter som du mener er nødvendig for å ha en god oppfølging. Halvveis sykefraværsåret er det imidlertid viktig å se på varighet, fremtidige utsikter, hva er gjort hittil, hva kan prøves mv. Å vurdere behovet for ekstern bistand og ny funksjonsvurdering.  

10. Dokumentasjon  

Sykefraværsoppfølgingen skal dokumenteres. Det er en plikt, men også veldig lurt. Det sikrer at du har oversikt over hva du har gjort og hva man har blitt enige om. Det er særlig viktig ved lengre fravær, men også der vi har kortvarige men hyppige fravær. Det fort gjort å glemme hva du har gjort når du har mange arbeidstakere å følge opp. Dokumentasjon sikrer forutsigbarhet, kontinuitet og at andre – ved behov – kan fortsette der du slapp, uten å starte på nytt.  Dokumentasjon handler både om hva som er gjort, hva som er forsøkt, hva har fungert og ikke fungert. Hvordan er det fulgt opp hvordan har medvirkningen vært.