Slik lager du en oppfølgingsplan ved sykefravær
Lederen og den sykmeldte skal sammen ha utarbeidet en oppfølgingsplan senest når arbeidstaker har vært helt eller delvis borte fra arbeidet i fire uker.
Forberedelser
Husk at oppfølgingsplan kan lages når som helst i løpet av de første 4 ukene.
Husk også at man trenger ikke gjøre det vanskeligere enn det faktisk er!
Hovedhensikten med planen er at man har en dokumentasjon for gjennomført oppfølging. Man skal kunne vise til at arbeidsgiver og arbeidstaker er enige om tiltak som skal gjennomføres.
Kravet til skriftlighet ansvarliggjør både arbeidsgiver og arbeidstaker i større grad. De fleste vil likevel erfare at utfylling av oppfølgingsplan egentlig handler om å sortere tanker man alt har tenkt, og tiltak man uansett har planlagt eller gjennomført.
Før du begynner arbeidet med å fylle ut planen sammen med arbeidstaker er det derfor viktig at du samler all dokumentasjon du har for den oppfølgingen som allerede er gjennomført.
Sett av tid til møte med arbeidstaker når oppfølgingsplanen skal utarbeides. Det er viktig at du på forhånd har tenkt gjennom hvordan du som leder oppfatter situasjonen og hvilke tiltak du tenker kan være aktuelle som dere ikke allerede har diskutert.
Last ned gratis oversikt: Oppfølging ved sykefravær
Krav til innhold
Oppfølgingsplanen skal inneholde følgende:
- vurdering av den sykmeldtes arbeidsoppgaver og muligheter for å kunne utføre noe arbeid til tross for sykdommen eller skaden
- aktuelle tiltak i arbeidsgivers regi
- aktuelle tiltak med bistand fra det offentlige
- videre plan for oppfølging med dato for neste oppfølgingsmøte og mål i mellomtiden
Tiltak du bør vurdere
Leder bør i oppfølgingsprosessen vurdere:
- fysisk tilrettelegging
- anskaffelse eller tilpasning av teknisk utstyr
- endring av rutiner, arbeidsfunksjoner eller arbeidstid
- opplæring eller omskolering
De tiltak man blir enige om må beskrives i oppfølgingsplanen. Jo mer man klarer å beskrive jo enklere blir det siden i oppfølgingen.
Dersom sykefraværet skyldes forhold på arbeidsplassen , er det viktig at leder også beskriver dette og de tiltak som gjøres for å få til forbedringer på arbeidsplassen.
Kontinuerlig prosess
Planen underskrives av både leder og arbeidstaker slik at det i ettertid er klart at den gir uttrykk for en felles virkelighetsforståelse.
Husk at det å utarbeide oppfølgingsplan for en sykmeldte er en kontinuerlig prosess hvor en tilrettelegger, iverksetter og evaluerer tiltak.
Trinn 2 i oppfølgingsplanen kan være å revurdere tilretteleggingen og eventuelt prøve ut andre alternativer som kan prøves ut. Det kan også være hensiktsmessig å avslutte tilrettelegging som ikke har ønsket effekt.
Etter en revurdering av tilrettelegging og registrering av endringer, sendes den oppdaterte oppfølgingsplanen til legen (sykmelder).
Hvis arbeidstaker ikke bidrar
Der arbeidstaker ikke samarbeider eller er fraværede i oppfølgingen, er det viktig at du i oppfølgingsplanen beskriver alle forsøk på å komme i kontakt med arbeidstaker. Send derfor innkalling til møte om oppfølgingsplan og andre møtepunkter rekommandert slik at man senere kan påvise at man har forsøkt å komme i kontakt uten å lykkes i dette arbeidet. Uten arbeidstakers medvirkning vil kravene til oppfølging fra arbeidsgiver ikke være like strenge.
Les også:
Jobber du med HR og stadig møter problemstillinger som dette?
Last ned vår gratis guide: 10 typiske problemer og løsninger for HR-medarbeidere
