Slik onboarder vi nyansatte i Simployer

Rutiner for ansettelsesprosesser blir stadig viktigere for å skape gode forutsetninger for nyansatte. Samtidig har onboarding blitt et etablert begrep for «beste praksis» innen rekruttering. Frida Altemyr har lang erfaring med HR og rekruttering og forteller her om sine opplevelser som nyansatt i Simployer.

– Jeg har jobbet med HR i flere år, men dette var første gangen jeg har fått muligheten til å aktivt bidra i min egen onboarding-prosess. Allerede før jeg startet i den nye stillingen ringte min leder for å avklare hvordan jeg lærer best. Dette gjorde at hun kunne sette opp en opplæringsplan som var tilpasset mitt behov for læring fra første arbeidsdag. Jeg opplevde hele prosessen som veldig inkluderende, sier Frida Altemyr, Talent Acquisition Manager i Simployer Norge og Sverige siden mars 2022.

Rask utnyttelse av potensial

God onboarding handler blant annet om å tilrettelegge for den nyansattes behov på den nye arbeidsplassen.

– For meg var det positivt at Simployer stilte direkte spørsmål om hvordan jeg lærer best. Jeg har aldri under min HR-karriere opplevd lignende tilnærming, et «win-win» både for arbeidsgiver og arbeidstaker. Det gjorde at jeg kunne bruke hele mitt potensial mye raskere i jobben.

Altemyr forteller at hun før sin første arbeidsdag fikk satt seg godt inn i onboardingsplanen hun skulle følge.

– Planen var tilrettelagt etter hva jeg tidligere hadde sagt var viktig for meg, blant annet ønsket om å raskt bli inkludert. Ingen kan alt fra første dag, og det var viktig for meg å få muligheten til å bli kjent, bli involvert, og å kunne lytte og lære den første tiden.

Tett oppfølging fra egen mentor

For henne var det viktig å ha tilgang på en mentor som kunne svare på spørsmål om den nye arbeidsplassen.

– Jeg fikk tildelt min egen mentor, med samme stilling som meg i et annet land, som jeg kunne stille spørsmål. Jeg syntes det var betryggende å enkelt kunne kontakte henne ved behov. Denne ordningen gjorde at jeg følte meg verdsatt fra første arbeidsdag og oppriktig mottatt med åpne armer.

– Som nyansatt vet man ikke hvordan man best samarbeider på tvers av avdelinger, om det er en bestemt kleskode, eller hvor kantinen er. Dette kan virke som små bagateller for en arbeidsgiver, men kan oppleves som store spørsmål når man er ny. Mentoren var god å ha til å svare på disse spørsmålene, sier hun.

I tillegg til egen mentor hadde hun ukentlige oppfølgingsmøter med sin nye leder.

– Etter å ha blitt kjent med organisasjonen fikk jeg en grundig introduksjon til ulike arbeidsoppgaver og prosesser. Det har hele tiden vært lav terskel for å kontakte nærmeste leder eller kollegaer for å avklare hvordan oppgaver løses i praksis. Kort oppsummert, jeg veldig fornøyd i min nye rolle og med min nye arbeidsgiver, sier hun.

Altemyr forteller at hun har hatt flere arbeidsgivere gjennom karrieren, og at det ikke alltid har vært like god onboarding.

– Jeg har hatt arbeidsgivere som kun har gitt meg en times opplæring, og etter det måtte jeg lære meg det meste selv. Det skaper usikkerhet og fører til at man bruker lengre tid på å bli komfortabel i stillingen. God onboarding er en forutsetning for at den nyansatte skal trives og lykkes i rollen, men også for å redusere turnover, sier hun.

Betydningen av relasjoner

I dag har hun jobbet tre måneder i Simployer og føler seg allerede komfortable og trygg i den nye stillingen.

– Jeg tror trygghet på arbeidsplassen oppstår når man har fått basiskunnskapene og etablert nære relasjoner til de rundt seg. Ledelsen har fungert som et støtteapparat og lagt til rette for at jeg skal lykkes. I tillegg har jeg et team av kollegaer som vil mitt beste. Denne kombinasjonen har skapt en trygg ramme for meg i den nye rollen.

Hun mener trivsel på arbeidsplassen handler om faglig kompetanse og utvikling, men også i stor grad om kulturforståelse.

– For meg er trivsel todelt. Selv om jeg har riktige kvalifikasjoner for å utføre jobben, er det mange uformelle kulturelle forhold man kanskje ikke tenker på når man skal bytte jobb. Da blir det viktig å spørre om hva de er slik at man raskere kan forstå både de skrevne og uskrevne reglene hos sin nye arbeidsgiver. Dette vil kunne bidra til at man raskere finner sin plass i rollen. 

Altemyr har sett hvordan en ny generasjon arbeidstakere har andre forventninger til arbeidsplassen.

– Preboarding er viktig for å skape engasjement fra kandidaten signerer kontrakten frem til første arbeidsdag. Nyansatte forventer i dag tettere oppfølging før de starter i sin nye jobb. Jeg mener preboarding er en unik mulighet for å bygge en god relasjon, samt avklare forventninger til den nye rollen. Jeg anbefaler å dele relevante dokumenter og tilrettelegge for individuelle læring i god tid før oppstart, så langt det lar seg gjøre, sier hun.

Inviter til dialog

Hun understreker at arbeidsgiver må sette av tid til å forstå den nyansattes behov for læring og inkludering i større grad ved å invitere til dialog kort tid etter at arbeidsavtalen er signert.

– Vi som arbeidsgiver har ikke alle svarene på hva som er best for den enkelte. Vi må derfor ha dialog rundt dette og avklare preferanser for læring og inkludering. En god onboarding-prosess starter allerede når den nyansatte har signert arbeidsavtalen.

– Mitt råd er derfor å ha løpende dialog med den nyansatte før oppstartsdato, inviter til sosiale sammenkomster, del dokumenter slik at de kan lese seg opp, send bilder fra for eksempel avdelingsmøter og fortell at dere gleder dere. Sørg for å holde motivasjonen og engasjementet oppe hos den nyansatte i tiden mellom signering av ansettelsesavtalen til oppstartsdato, avslutter Altemyr.