Kan arbeidsgiver kreve tilbake for mye utbetalt lønn?

Det kan være ulike grunner til at arbeidsgiver har betalt ut for mye lønn. 

- Det kan være at arbeidsgiver har betalt ut sykepenger som det senere viser seg at den ansatte ikke hadde rett på, eller det kan være at arbeidsgiver har brukt feil grunnlag når lønnen skulle beregnes og dermed betalt ut mer enn arbeidstaker skulle ha, sier juridisk rådgiver i Simployer Ragni Myksvoll Singh.

Arbeidstaker kan ha brukt opp pengene

Å betale ut for mye lønn kan skape utfordringer både for arbeidsgiver og arbeidstaker.

- Arbeidsgiver vil selvsagt ønske å få pengene tilbake, mens arbeidstaker kan ha tenkt at utbetalingen var riktig og brukt opp pengene, sier juridisk rådgiver i Simployer Ragni Myksvoll Singh. 

I slike tilfeller er det to spørsmål som reiser seg:

1.    Har arbeidsgiver rett til å få tilbake pengene?
2.    Kan arbeidsgiver trekke det feilutbetalte beløpet på neste lønn?

Arbeidsgiver må vurdere om man har et krav

Når arbeidsgiver har betalt ut feil beløp, er det klart arbeidsgiver ønsker å få tilbake disse pengene.

- Men arbeidsgivers ønske om å korrigere feilen må alltid vurderes opp mot at arbeidstaker bør kunne anse en lønnsutbetaling som endelig. Hvordan denne vurderingen skal gjøres står ikke i loven, men følger av ulovfestede regler som er utviklet gjennom domstolene, forklarer Myksvoll Singh.

Arbeidsgiver må gjøre en helhetsvurdering av om man har et krav mot arbeidstaker. Momenter som vil være sentrale i vurderingen er blant annet:

-    om arbeidstaker forsto eller burde forstått at lønnen man fikk var feil
-    beløpets størrelse
-    hvem som kan bebreides for feilutbetalingen
-    hvor lang tid som er gått siden feilutbetalingen skjedde 
-    hvor oversiktlig lønnsavregningen er

Opplagt feil, eller ikke?

- Hvor omfattende denne vurderingen er, vil variere avhengig av for eksempel hvor opplagt det er at det har skjedd en feil, sier Myksvoll Singh. 

Dersom det for eksempel er en arbeidstaker som har variabel lønn fra måned til måned og beløpet arbeidsgiver har betalt ut feil er lite, er det ikke sikkert arbeidstaker skjønte eller burde skjønt at dette var en feil. 

Motsatt, dersom man har samme lønn hver måned og det da blir et større avvik i lønnsutbetalingen, burde nok arbeidstaker skjønt at lønnen var feil.

Må ha skriftlig avtale for å trekke i lønn

Forutsatt at arbeidsgiver kommer til at de har et krav mot arbeidstaker, må arbeidsgiver og arbeidstaker inngå en skriftlig avtale om trekk dersom arbeidsgiver skal få tilbake pengene gjennom lønnstrekk. Dette er direkte regulert i arbeidsmiljøloven § 14-15.

- Det holder ikke at man har en klausul i arbeidsavtalen, slik mange har, om at arbeidsgiver har rett til å trekke i lønn ved feilutbetalinger. Det har Høyesterett fastslått, sier Myksvoll Singh. 
  
Avtalen om trekk i lønn må inngås etter at feilutbetalingen har skjedd og før trekket skal gjennomføres. I avtalen må trekket konkretiseres.

-  Dersom arbeidsgiver oppdager at det er utbetalt for mye, bør arbeidsgiver varsle arbeidstaker så snart som mulig og kalle inn til en samtale, sier hun.

Simployers rådgiver minner om at trekk i lønn ved skriftlig avtale skal begrenses til den del av kravet som overstiger det arbeidstaker med rimelighet trenger til underhold for seg og sin husstand.

-  Her må arbeidsgiver gjøre en skjønnsmessig vurdering, men det forventes ikke at arbeidsgiver gjør noen fullstendig analyse av arbeidstakers økonomiske situasjon. Ofte blir konsekvensen at man avtaler at lønnstrekket deles opp i mindre beløp hver måned over noe tid, sier Myksvoll Singh.

Hva hvis arbeidstaker ikke signerer avtalen?

I noen tilfeller ønsker ikke arbeidstaker å signere en skriftlig avtale om trekk i lønn. Spørsmålet blir da hvordan arbeidsgiver skal få tilbake pengene sine så lenge de har et krav.

- I slike tilfeller kan arbeidsgiver sende et tilbakebetalingskrav til arbeidstaker. Dersom arbeidstaker ikke betaler fakturaen, så må arbeidsgiver vurdere om de ønsker å forfølge kravet videre for forliksrådet eller eventuelt domstolen, sier Myksvoll Singh.

Forutsigbare trekk

Bakgrunnen for at det ikke holder å ha en klausul i arbeidsavtalen er hovedsakelig at arbeidstaker skal kunne ha forutsigbarhet for sine lønnsutbetalinger. Myksvoll Singh viser derfor til at det er mulig å ta inn faste lønnstrekk i arbeidsavtalen.

- En avtale som for eksempel gir arbeidsgiveren mulighet til å trekke i lønn for å dekke avtalte husleie- eller kantinekostnader arbeidstakeren løpende pådrar seg, må kunne inngås allerede i arbeidsavtalen. Da vil forutsigbarheten for lønnsutbetalingene være i behold. Men det er viktig at avtalen tydelig spesifiserer hva det faste trekket er, avslutter Simployers rådgiver.

Trekk i lønn er også et av årets temaer på Simployers fagdag "Lønnsmedarbeiderdagen" i februar. Fagdagen arrangangeres i fire norske byer og også digitalt. Ler mer her.