5 tips for å få kontroll på smittevern

Smittevern var før 2020 en faktor som angikk noen bransjer, men nå er det en relevant faktor for alle virksomheter. Det handler om å unngå at noen blir smittet og – dersom smitte oppstår – at smitte sprer seg.

Så langt i år har Arbeidstilsynet gjort mer enn 3.500 tilsyn, og ved 32 prosent av disse er det avdekket smittevernbrudd, melder NTB ifølge Aftenposten.

Det er ilagt overtredelsesgebyr på mellom 50.000 og 250.000 kroner, men bare 0,35 prosent av alle tilsyn blir det vedtatt gebyr, skriver Aftenposten.

Mange gjør mye

Simployers juridiske HR- og ledelsesrådgiver Karoline Amundsen Dystebakken sier smittevern er viktig i alle virksomheter – også når det ikke er pandemi. Utenfor en pandemisituasjon vil smittevern blant annet kunne være et tiltak for å forebygge sykefravær. 

– Mange arbeidsgivere/virksomheter gjør mye, også knyttet til smittevern. I 2020 ble også smittevernstiltak godt kjent i befolkningen, for eksempel munnbind og hygiene. Hjemmekontor ble også et smittevernstiltak. Mange har iverksatt slike tiltak, men ofte ikke på bakgrunn av kartlegging og risikovurdering, sier Amundsen Dystebakken.

Skal baseres på kartlegging

Tiltak som iverksettes for å sikre forsvarlig arbeidsmiljø i tråd med regelverket, skal nemlig gjøres på bakgrunn av konkret kartlegging og risikovurdering i din virksomhet. 

– Utfra Arbeidstilsynets oppsummering av tilsynene, kan det virke som det er mange som bommer på dette. Smittevern er egentlig bare en ny arbeidsmiljøfaktor som må inn i eksisterende internkontroll. Som med andre faktorer, må da arbeidsgiver skaffe seg oversikt (kartlegge) og vurdere hvilken risiko denne faktoren utgjør i arbeidshverdagen til arbeidstakerne. Ut fra dette må dere komme frem til tiltak som skal gjøre risikoen, her for smitte, mindre, sier Amundsen Dystebakken.

Få med de ansatte

Arbeidsgiver bør og må prioritere dette arbeidet nå, og det er ikke vanskelig å få jobben gjort.

–Oversikten over deres arbeidshverdag har dere på plass, men husk å få med deg de rette deltakerne på jobben. Arbeidsgiver har ikke alltid oversikt over alt som skjer i løpet av en dag, og det å ha med seg arbeidstakerne i arbeidet er essensielt, både for å få god nok oversikt over oppgaver og smitterisiko knyttet til disse og ikke minst tiltak.

Husk å sikre gjennomføring

Jobben er ikke gjort når man har kartlagt, risikovurdert og kommet frem til tiltak.

– Tiltak på papiret hjelper lite. Man må derfor sikre at tiltakene gjennomføres i det daglige. Ved å ha arbeidstakerrepresentant med seg på arbeidet sikrer man også at tiltakene lettere forstås og følges i hverdagen. Arbeidsgiver må også ha en form for etterkontroll av om tiltakene gjennomføres. Arbeidstakerne må forstå viktigheten av å etterleve tiltakene, sier Simployers rådgiver.

5 tips for å få dette på plass nå

1. Start med å skaffe deg oversikt. Se for deg en arbeidsdag og hva som skjer i løpet av dagen, arbeidsoppgaver og situasjoner. Husk å ha med relevante deltagere, inkludert ansattrepresentanter
2. Se på risikofaktorer knyttet til smittevern/korona knyttet til den enkelte arbeidsoppgaven/situasjonen. Eksempel på risikofaktorer: arbeidstakere i risikogruppe, nærkontakt, reise, hygiene, kontaktflater, renhold, smittevernsutstyr, manglende overholdelse av påbud og forbud.
3. Når denne oversikten er satt opp skal du spørre: Er dette en mulig smittesituasjon? Hvis ja, hvordan skal vi gjennomføre oppgaven for å unngå eller minimere sjansen for smitte? Hvilke tiltak er det behov for?
4. Finn frem til egnede tiltak og skriv opp hvem som er ansvarlig for gjennomføring og oppfølging av tiltaket
5. Følg opp at tiltakene gjennomføres ved etterkontroll, gjentagende informasjon og opplæring, og minn arbeidstakerne på plikten til og viktigheten av å melde fra om avvik, slik at man kan korrigere fortløpende.

– De færreste av oss er eksperter på smittevern, selv om vi har levd med dette et år. Man trenger heller ikke å være ekspert for å få jobben gjort. Men det finnes mye god hjelp og veiledning der ute. Arbeidsgiver må også vurdere om man har tilstrekkelig kompetanse i virksomheten. Hvis ikke er det plikt til å innhente hjelp, sier Amundsen Dystebakken i Simployer.

Hun minner samtidig om at det er virksomheten selv som er ekspert på egen virksomhet. Så kan man vurdere om det er behov for hjelp for eksempel på konkrete risikofaktorer, tiltak eller opplæring.

Krav til dokumentasjon

Systematisk arbeid krever ryddighet og at ting er gjennomtenkt. Gjennom dokumentasjon vet vi hva vi har gjort, når det er gjort og hvordan hvorfor vi har gjort det. Men det er ikke nødvendig med lange rapporter. Dokumentasjon på dette arbeidet vil for eksempel kunne være å få ned de fem punktene over «på papiret».

– Dokumentasjon vil kunne vise at det er systematisk, men ikke minst skape systematikk for virksomheten ved at man har en plan for hva som skal gjøres og hvem som skal gjøre det. Man unngår at det blir personavhengig hvordan kravene følges opp. Det blir en del av vår daglige rutine, som at vi låser opp døra når vi kommer på jobb og låser når vi går.

Kan tas frem ved behov

– Videre har det den klare fordel at man kan ta det frem ved behov eks. hvis det oppstår en smittesituasjon, men også ved behov for gjennomgang eller informasjon og opplæring eller for justeringer ved endringer. Man unngår å starte på «scratch» hver gang, sier Simployers juridiske HR- og ledelsesrådgiver Karoline Amundsen Dystebakken.

Hvis det oppstår en smittesituasjon i virksomheten, kan dokumentasjonen brukes både for å vite hva man skal gjøre, men også for å evaluere situasjonen: Kunne vi gjort noe annerledes? Er våre rutiner fulgt? Må vi endre rutinene?