Hvor ofte må du gå vernerunde?

- Det er ikke direkte lovpålagt å gå vernerunde, sier Simployers HMS-rådgiver Anne Sandtorp. Hun understreker samtidig at vernerunde ofte vil være et godt virkemiddel for å ivareta kravene i internkontrollforskriften.

- Det er krav til å gjennomføre kartlegging og risikovurdering av arbeidsmiljøet, ha rutiner for å avdekke feil og mangler i arbeidsmiljøet og sørge for at disse blir utbedret. Tradisjonell vernerunde er nok den absolutt vanligste måten å ivareta deler av disse kravene på, sier Sandtorp.

Last ned gratis: Sjekkliste for vernerunde

Mange måter å gjennomføre vernerunde på

Simployer erfarne HMS-rådgiver sier det er mange måter å gjennomføre en vernerunde på.

- Noen konsentrerer seg bare om fysiske feil og mangler i lokalene, som for eksempel dårlige lysforhold eller manglende brannslukningsutstyr. Andre tar i tillegg med seg arbeidsstillinger og ergonomi, mens det også finnes dem som vurderer psykososiale og organisatoriske forhold ved å stille spørsmål til de ansatte de møter på vernerunden. Jeg har også sett eksempel på at spørreundersøkelser blir brukt til denne kartleggingen, gjerne som supplement til den fysiske vernerunden. Hva som er hensiktsmessig for å oppfylle kravene om et fullt forsvarlig arbeidsmiljø må vurderes på den enkelte arbeidsplass, sier Sandtorp.

Vanlig å gå en gang i året

Heller ikke premisset om hvor ofte vernerunden skal gjøres er regulert i regelverket.

- I kontorbedrifter er det ganske vanlig å gjennomføre vernerunde en gang i året i hele området, kanskje oppdelt på ulike avdelinger dersom det dreier seg om veldig store områder. Så øker gjerne hyppigheten avhengig av hvor store fysiske risikofaktorer virksomheten har. Noen går en gang i kvartalet, mens på en byggeplass kan det være nødvendig å gå vernerunde ukentlig eller oftere, sier Sandtorp.

Hvem deltar på vernerunde

Mange stiller også spørsmål om hvem som skal delta på vernerunden.

- Vår anbefaling er som hovedregel at leder og verneombud i det gjeldende området går vernerunden sammen. Så kan de gjerne også ha med seg andre personer som for eksempel kjenner avdelingen bedre, fagpersoner fra bedriftshelsetjenesten eller fra en annen avdeling i virksomheten.

I noen virksomheter går verneombudet vernerunden alene, med en underliggende tanke om at medarbeiderne kanskje sier mer hvis lederen ikke er tilstede.  

- Når vi anbefaler at leder er med på vernerunden, er det med bakgrunn i at det er leder som har ansvaret for at man har et fullt forsvarlig arbeidsmiljø på alle måter. Leder og verneombud har forskjellige oppgaver, men begge har et godt, fullt forsvarlig arbeidsmiljø som mål. Et godt samarbeid dem imellom er derfor viktig for arbeidsmiljøet, og felles vernerunde bidrar også til at man raskt kan få utbedret avvik som avdekkes på vernerunden, sier Anne Sandtorp.  

Spesielle fokusområder

For å få fullt utbytte av vernerunden er Simployers råd å forberede seg godt på forhånd.

- Det kan være hensiktsmessig å planlegge et bestemt fokusområde for vernerunden. En gang har du kanskje brannvern som fokusområde, en annen gang ergonomi. Det kan være lettere å avdekke feil når man leter etter helt konkrete risikofaktorer som for eksempel branndører og slukkeutstyr, enn å gå rundt og se etter «alt og ingenting». Vi anbefaler også å forberede seg ved å se gjennom rapporten fra forrige vernerunde, for å sjekke om det som ble avdekket der er utbedret.

Dersom man har et stort verneområde er det fornuftig å dele opp i flere omganger, fordi det er begrenset hvor lenge  du klarer å holde fokus underveis.

Bruk avvikssystemet

Når den fysiske runden er gjennomført er det viktig oppsummere og registrere funn og tiltak som må gjøres.

- Bruk avviksrutinene, som alle er pålagt å ha, til å opprette avvik på de funnene som er gjort. Hvis avvikshåndteringen er automatisert, får man da varsler fra systemet knyttet til de sakene som er avdekket på vernerunden. Så handler det om å gjøre en sortering av hva som skal gjøres av hvem, så man sikrer at alle funn blir fulgt opp, sier Sandtorp.

Rett opp feil umiddelbart

Til slutt er rådet fra Anne Sandtorp å umiddelbart rette opp feil som avdekkes, i de tilfellene det er mulig.

- Det kan kanskje virke banalt, men det er ikke alle som tenker på at det er mulig å rette opp en del feil og mangler som avdekkes underveis i vernerunden. Alt for mange skriver behørig ned avvikene de finner og går videre uten å gjøre noe med saken. Det er synd hvis noen da skulle skade seg før feilen er utbedret, sier Sandtorp.

Hun mener det kan være fornuftig å melde avvik også for feil som løses fortløpende, slik at rapporten gir et inntrykk av omfanget, samt at man da lettere avdekker gjengangere.