Mer enn halvparten bommer på denne hjemmekontor-regelen

Mange arbeidstakere jobber fortsatt helt eller delvis på hjemmekontor; enten fordi de har fått gjennomslag for egne ønsker, eller fordi arbeidsgiver har ønsket å legge til rette for det.

– Noen av de vi er i kontakt med i vår rådgivningstjeneste tenker at dersom det er helt frivillig å jobbe på hjemmekontor, så må den ansatte selv ta ansvar for at arbeidsmiljøet på hjemmekontoret er fullt forsvarlig. Det er ikke riktig, sier Simployers juridiske HR- og ledelsesrådgiver Karoline Dystebakken.

Dystebakken er en av juristene som svarer på spørsmål fra kunder om disse temaene.

Bekreftes av quiz

Inntrykket av at mange misforstår hva som må gjøres for å forsikre at arbeidsmiljøet på hjemmekontoret er forsvarlig, bekreftes av en quiz Simployer hadde.

Flere hundre på quizen, hvor en av påstandene var: «For å sikre at kravet til fullt forsvarlig arbeidsmiljø er ivaretatt må arbeidsgiver gjennomføre kartlegging og vurdering, og vurdere hvilke tiltak som er nødvendig.»

Over halvparten svarte «nei» eller «nei, men arbeidstaker må levere egenerklæring».

– Det er feil. Arbeidsmiljøloven pålegger arbeidsgiver å foreta kartlegging og vurdering, og deretter vurdere om det er behov for tiltak for å sikre et forsvarlig arbeidsmiljø. Bestemmelsen gjelder også selv om det er snakk om hjemmekontor. Det følger direkte av hjemmekontorforskriften, sier Simployers jurist.

Arbeidstaker må medvirke

Det som skiller dette arbeidet fra den «normale» kartleggingen av arbeidsmiljøet, er at arbeidsgiver ikke har tilgang til det enkelte kontor, altså hjemmene deres.  

– Likevel må arbeidsgiver ha oversikt for å kunne gjennomføre kartlegging. Arbeidstakerne må derfor medvirke ved å gi informasjon som er av betydning. Informasjonen kan innhentes for eksempel gjennom spørreskjemaer til arbeidstakerne om relevante forhold. Arbeidstakerne må orienteres om hvorfor dette skal svares på og deres plikt til å medvirke, sier Dystebakken.

Alle faktorer av betydning må vurderes, som  psykososiale,  organisatoriske og fysiske. Arbeidsgiver må få oversikt over “status” og om det er behov for tiltak. Det kan for eksempel være behov for anskaffelse av utstyr for utførelse av arbeidet og forebygge belastningsskader, regulering av pauser, samarbeidsrutiner, oppfølging mv. Det er lett å tenke på anskaffelse av utstyr, men arbeidsmiljø er mer enn det, og kanskje er det ikke utstyr som er nødvendig i deres tilfelle.

Bordet fanger

Arbeidsgiver har ansvar for arbeidsmiljøet uansett hvor arbeidet utføres. Det følger direkte av arbeidsmiljøloven, og slik har det «alltid» vært. Hvis arbeidsgiver har åpnet for hjemmekontor eller andre «bortekontor», så medfølger også plikter. En av dem er å forsikre seg om at arbeidsmiljøet er forsvarlig.

– Bordet fanger. Det er arbeidsgiver som tar beslutningen om å åpne for at det skal kunne arbeides hjemmefra eller andre steder. Hvor og hvordan arbeidet skal utføres, ligger til styringsretten. Arbeidsgiver kan ikke pålegge hjemmekontor, men kan åpne for det. En fast hjemmekontorordning skal alltid bygge på en frivillig avtale med den enkelte. Men dersom det arbeides hjemmefra av en viss varighet eller omfang så må arbeidsgiver forsikre seg om at arbeidsmiljøet er forsvarlig, sier Dystebakken.

Så lang som praktisk mulig

Dystebakken sier dagens hjemmekontorforskrift har en formulering som sier at arbeidsgiver skal forsikre seg «så langt som praktisk mulig» om at arbeidsmiljøet er forsvarlig.

– Du som leder kan ikke selv gjennomføre en kontroll hjemme hos de ansatte, og må derfor støtte deg på informasjonen de selv har gitt, samt oppfølging og evaluering av arbeidsmiljøet på hjemmekontor. Det kan for eksempel gjøres ved å bruke de samme spørsmålene etter en periode med hjemmekontor, for å se om det er endring i svarene. Er det noe som har blitt bedre? Noe som har blitt verre? Må vi endre tiltakene eller er det noe vi må ha særlig fokus på fremover for å sikre at noe som er bra forblir bra (bevare)? Fungerer rutiner og evt. andre tiltak som ble iverksatt på bakgrunn av den første vurderingen?

Holder ikke med egenerklæring

Det er arbeidsgiver som skal sikre at arbeidsmiljøloven overholdes. Overholdelse av arbeidsmiljøloven kan ikke «krysses av for» i form av en egenerklæring fra arbeidstakerne på at «arbeidsmiljøet er fullt forsvarlig på mitt hjemmekontor».

– Arbeidstaker skal medvirke, det er helt avgjørende, men den ansatte har ikke ansvaret, det ligger hos arbeidsgiver. Det må foretas en konkret vurdering, basert på ordningen hos dere og avtale med den enkelte. Hva som skal til, vil blant annet avhenge av omfanget av hjemmekontor. For eksempel forskjellen på fast dag i uken og 2-5 dager i uken. Det vil aldri fremkomme av en lov eller forskrift hva som er «fullt forsvarlig», man må sikre en god vurdering, og dokumentere at man mener  «standarden» er oppnådd ut ifra forholdene i sin virksomhet, sier Karoline Dystebakken i Simployer.

Det er ikke bare en plikt, men også veldig lurt

Det er ikke tvil om det er en plikt for arbeidsgiver å foreta vurderinger og vurdere behov for tiltak.

– Men det er ikke bare en plikt, det er også veldig lurt. Det sikrer at arbeidsmiljøet er bra. Et bra arbeidsmiljø er bra for driften og arbeidstakernes mulighet til å gjøre en god jobb. I tillegg er det ikke klokt å iverksette tiltak før man har oversikt, for da blir det fort feil tiltak. For å bruke et bilde: Det er ikke noe poeng å drenere hvis det egentlig er hull i takrenna, og det er dumt å bytte takrenne hvis man egentlig skulle drenert, avslutter Dystebakken.

Kartlegging og vurdering er et verktøy som er gull verdt og en plikt både før man beslutter innføring av hjemmekontor eller hybridløsninger og når det er besluttet.