Lær deg endringsledelse – fem ting som gjør en forskjell

Alt forandrer seg. Hele tiden. Enten vi vil det eller ikke. Og med hånden på hjertet, føler ikke de fleste av oss på motstand når det gjelder for eksempel en omorganisering?

Ulike utgangspunkt

På Chefdagen i Stockholm i november fortalte Ida Ljungberg og Hanna Musie hvordan du som leder kan få med deg medarbeiderne i den komplekse prosessen som endringsarbeid er.

Et vanlig problem de påpekte er at leder og medarbeider har forskjellige utgangspunkt:

Lederen: – Medarbeiderne mangler motivasjon for å gjennomføre endringen.
Medarbeiderne: – Visjonen er uklar.

Her gjelder det å skape et felles bilde av situasjonen. I tillegg innebærer endring at vi også må endre våre atferdsmønstre.

– Nettopp derfor er endring ofte vanskelig og utfordrende. Både for medarbeiderne, men selvfølgelig også for deg som leder, sa Ida Ljungberg, som daglig jobber med å hjelpe HR og ledere med ulike typer endringer, både fra et arbeidsrettsperspektiv, men også fra et medarbeiderperspektiv.

Last ned gratis guide: Lederen alle vil ha

Støtt medarbeiderne

Hun understreket også viktigheten av å støtte medarbeiderne i prosessen.

– Ett av de største oppdragene som leder, om ikke det største, er å sørge for at medarbeiderne har støtten de trenger for å utføre oppgavene sine. Og i en pågående endring kan det være ekstra utfordrende å sørge for at medarbeiderne har denne støtten, sa Ljungberg.

Myter om endringsarbeid

Ifølge Ida Ljungberg og Hanna Musie florerer det med myter om endringsarbeid. Musie avkreftet de vanligste:

Myte 1: Én endring om gangen

– Ofte antar vi at både individer og organisasjoner gjennomgår ÉN stor endring om gangen. Men virkeligheten ser ikke alltid slik ut. Medarbeidere kan oppleve flere endringer samtidig, både privat og på jobb.

Myte 2: Å stille spørsmål er det samme som motstand

– Mange ledere tror at medarbeidere som stiller spørsmål er negative og motstandere av endring. Men det behøver ikke nødvendigvis være tilfellet. Medarbeidere som stiller spørsmål søker kanskje bare klarhet og forståelse, og de kan ha gode ideer som hjelper endringen fremover. Faktum er at spørsmål, tvil og utfordringer heller bør sees som tegn på engasjement!

Myte 3: Personlighet styrer endringsvilje

– En utbredt oppfatning er at mennesker kan kategoriseres som enten villige til endring eller motstandere av endring, men det er ikke nødvendigvis så enkelt. Personer som tar initiativet til endring er av naturlige grunner mer positive til den. De vet hva formålet er og hva som må gjøres. Sammenlign det med en person som ikke har tatt initiativet og kanskje heller ikke har like mye informasjon om hvordan de vil bli påvirket. Det som avgjør en persons holdning til endring er altså ikke nødvendigvis personligheten, men heller konteksten og omstendighetene.

Fem faktorer

Ifølge Ida Ljungberg og Hanna Musie må fem faktorer være oppfylt, og ha mulighet til å samhandle, for at en vellykket endring skal finne sted.

For det første handler det om å ha en tydelig visjon om hva endringen skal føre til, og også bryte den ned.

– De fleste i organisasjonen forstår kanskje hva endringen innebærer på et overordnet nivå, men ikke hva den betyr for hvert enkelt team og individ, sier Ida Ljungberg. 

Jeg tror det er akkurat her mange ledere tar feil. Det blir for mye fokus på den overordnede visjonen og for lite på team- og individnivå.

Sitat: Ida Ljungberg

Hun trakk også frem motivasjon som den andre faktoren:

– Det er viktig at medarbeiderne får så mye autonomi som mulig, at de får være med å påvirke hvordan arbeidet skal utføres. Å la medarbeiderne ta egne initiativ og prøve seg frem, uten å se oppover i organisasjonen, kan gjøre underverker for motivasjonen.

Ida Ljungberg og Hanna Musie på scenen på Chefdagen, få minutter før Magdalena Andersson, Sveriges første kvinnelige statsminister gjennom tidene.

De tre andre faktorene for en vellykket endringsprosess er kompetanse, ressurser og å ha en plan.

– Det er viktig at alle som er med i prosessen, føler seg rustet og har fått den informasjonen og opplæringen som trengs, samt ressurser som tid. Uklarheter oppstår nesten alltid underveis. Da trenger vi en kontinuerlig oppdatert plan for å avklare hvem som har ansvar for hva, og når ting skal være ferdige, sa Ida Ljungberg.

Skap rom for andre

Avgjørende for en vellykket endringsreise er også at den kommuniseres på en profesjonell måte. Hanna Musie ga eksempler på åpne spørsmål man kan stille for å skape rom for andre:

• Hva tenker dere om endringen vi er inne i?
• Er det noe som føles vanskelig akkurat nå?

– La følelsene få plass! Men ikke bli fanget i dem. Snakk om hvordan dere skal komme videre, rådet Musie, og understreket at medarbeideren har et eget ansvar for å formidle sine tanker og spørsmål.

– Hvis du som leder ikke vet hva som er galt, er det veldig vanskelig å hjelpe til. Her er det viktig at du motvirker en kultur med taushet og viser at du verdsetter åpen kommunikasjon i gruppen. Det er også bra å være transparent overfor dine medarbeidere.

Noen ganger er følelsen at man som leder skal ha alle svarene, men det er greit å si: – Jeg vet faktisk ikke, dette er uklart selv for meg – men jeg skal sørge for å finne ut av det.

Sett i gang og gjør det

Så langt er dette hva du som leder bør gjøre for en vellykket endring. Men, som både Ljungberg og Musie understreket, det viktige er faktisk å gjøre det.

– Det er akkurat som når du bestemmer deg for å bli sunnere. Vi er alle klar over hva som kreves – å spise sunnere, øke vår fysiske aktivitet, men det virkelige hindret er å endre vår atferd og faktisk gjennomføre endringen, sier Musie.

– Jobb systematisk og sørg for å ha de ressursene som kreves, for eksempel kunnskap, tid, penger, mandat og støtte fra leder og kolleger, konkluderte Ljungberg.

5 punkter for å lykkes med endringsarbeidet

1. Bryt ned visjonen i mindre deler. Selv om medarbeiderne forstår hva endringen innebærer på et overordnet nivå, må de også få vite hva den betyr for hvert enkelt team og individ.
2. Motiver medarbeiderne. Unngå detaljstyring, oppmuntre heller selvledelse. Hvis ledelsen har bestemt hva som skal gjøres, kan det være klokt å la medarbeiderne påvirke hvordan det skal gjøres.
3. Sikre kompetanse. Det er viktig at alle som er med i prosessen, føler seg rustet og har fått den informasjonen og opplæringen som trengs.
4. Sett av tilstrekkelig med ressurser. Endringsarbeid tar tid, penger og krever personell. Ikke tro at ressursproblemet løser seg underveis.
5. Ha en plan – og oppdater den. Uklarheter oppstår nesten alltid underveis. Da trenger vi en plan for å avklare hvem som har ansvar for hva, og når ting skal være ferdige. Oppdatér planen kontinuerlig.