Flere må skrive avtale om hjemmekontor

Nylig ble den nye hjemmekontorforskriften vedtatt, med virkning fra 1. juli. Mange hadde på forhånd store forventninger til at den skulle være tydeligere, særlig på hvem som er omfattet og hvem som ikke er det.  

– Regjeringen mener at det nå skal være klarere hvem som omfattes av forskriften, men slik er det ikke. Det ble gjort noen små justeringer i formuleringene, men vi i Simployer opplever at mange arbeidsgivere fortsatt er usikre på om de er omfattet av forskriften eller ikke, og om de dermed blant annet må skrive tilleggsavtale med de ansatte som jobber noe hjemmefra, sier Simployers juridiske HR- og ledelsesrådgiver Karoline Dystebakken.

Fortsatt stor uklarhet

Hun sier det er særlig de som åpner for frivillig hjemmekontor som er usikre på om de trenger avtale eller ikke.

– Vi opplever at mange arbeidsgivere ønsker å åpne for fleksibilitet som bygger på frivillighet. Det betyr at ansatte innenfor visse rammer jobber på hjemmekontor når de selv ønsker det, uten at det avklares et visst antall dager i løpet av en uke. Mange kunder som nå kontakter oss lurer på om de i en slik situasjon trenger en tilleggsavtale, sier Dystebakken i Simployer.

Hun mener regjeringen burde presisert at der det åpnes for at arbeidstakere kan jobbe fra hjemmekontor som en fast ordning, så er man omfattet av forskriften.

Hva er kortvarig og sporadisk

I den nye forskriften heter det at «Forskriften gjelder ikke kortvarig eller sporadisk arbeid, med mindre arbeidstaker kun utfører arbeid i eget hjem.».

– Med kortvarig mener departementet korte perioder med hjemmearbeid. Noen få dagers hjemmearbeid vil typisk være kortvarig. En til to ukers hjemmearbeid, for eksempel grunnet tilrettelegging i forbindelse med en brukket fot, vil også være omfattet av unntaket. Fullt hjemmearbeid i en måned eller mer vil etter departementets syn normalt ikke være å anse som kortvarig i forskriftens forstand, heter det i resolusjonen fra regjeringen.

– Med sporadisk mener departementet hjemmearbeid som skjer av og til, men ikke i for stort omfang eller som en fast ordning. Et typisk eksempel er der arbeidstakere av og til tar med seg arbeid hjem og utfører noen timers arbeid hjemmefra. Dersom hjemmearbeidet har et visst omfang og utføres jevnlig, vil forskriften etter departementets syn i utgangspunktet komme til anvendelse. Et eksempel er dersom en arbeidstaker som en fast ordning arbeider hjemme en dag hver uke. Dersom omfanget av hjemmearbeid er lite, eksempelvis mindre enn en dag i uken i snitt, vil hjemmearbeidet etter departementets syn normalt måtte anses "sporadisk", selv om det skulle skje jevnlig, skriver regjeringen.

Flere bør ha avtale

Simployers jurist råder arbeidsgivere til ikke å henge seg opp i hvor mange dager den ansatte har avtale om å kunne jobbe hjemmefra.

– Så lenge arbeidsgiver åpner opp for mulighet for hjemmekontorordning - at arbeidstakerne kan arbeide hjemmefra som et alternativ til å komme på kontoret, så vil forskriften og krav til tilleggsavtale gjelde. Det er uten betydning om det er avtalt konkrete dager per uke, om det er satt et tak for antall dager eller om arbeidstakeren faktisk benytter seg av det eller ikke. Frivillighet ligger alltid til grunn for inngåelse av en avtale, så selv om man sier det er frivillig og et ønske om å være en fleksibel arbeidsgiver så og må det inngås tilleggsavtale. Det er ikke bare et krav, det er også veldig lurt, sier Dystebakken i Simployer.

Viktig med gode rutiner

Hvis det er mer sporadisk eller kortvarig hjemmekontor, er man ikke omfattet av forskriften og trenger derfor heller ikke tilleggsavtale. Det kan for eksempel være når en ansatt er hjemme av en konkret grunn, som tilrettelegging i forbindelse med kortvarig sykdom eller at man av fleksibilitetshensyn tar med seg jobben hjem noen timer.

– Det anbefales likevel å ha gode rutiner for slike ordninger, slik at det er klart hva som er tillatt. For eksempel rutiner på hvordan leder skal varsles før man arbeider hjemmefra, sier Dystebakken.

Hun understreker at det er viktig å ha klare rammer for ordningen, blant annet hva hvor det kan arbeides fra og når. Det er av betydning for rettigheter, plikter og arbeidsgivers styringsrett.

– Man må huske på formålet med tilleggsavtale er å regulere hva som gjelder for en hjemmekontorordning. Dette skal skape klarhet mellom partene og vil kunne være konfliktreduserende dersom ordningen ikke skulle fungere slik man så for seg, sier Simployers jurist.

Gjelder ikke på hytta

Simployer erfarer at det fortsatt er stor usikkerhet om når hjemmekontorforskriften kommer til anvendelse. Samtidig er det vanskelig å forstå hva som er forskjellen om man er omfattet eller ikke.

– Det er vurdert at hjemmekontorforskriften ikke skal gjelde hvis det arbeides fra andre streder enn den ansattes hjem, for eksempel på hytta. Det innebærer at da gjelder arbeidsmiljøloven i sin helhet. Dersom du åpner for at dette kan være en ordning, bør også dette reguleres – for å avklare for eksempel hvilke krav dere stiller til tilgjengelighet. Det å arbeide fast fra hytta er et forhold av vesentlig betydning for arbeidsforholdet som da krever endring i arbeidsavtalen. Det kan gjøres gjennom en tilleggsavtale, selv om den ikke er begrunnet i hjemmekontorforskriften, sier Dystebakken.