Dette må du kartlegge når du bytter lønnssystem

Integrasjon av lønns- og HR-systemer krever forståelse av prosesser.
Ole Peter Galaasen, Innholdsprodusent
schedule fredag 8. april 2022
Lesetid: 4 Minutter

Vurderer din virksomhet å bytte lønnssystem? Da bør du kartlegge hvordan lønnssystemet deler data med andre systemer og hvordan dere håndterer endringer av persondata. Her kan du lære mer om fordelene ved å bruke et HR-system som primærkilde for persondata og hvordan din virksomhet bør gå frem ved bytte av lønnssystem.

– Tidligere ble lønnssystemet ansett som det primære HR-systemet i virksomheten. Det var der lønnsavdelingen oppbevarte og forvaltet lønns- og persondata på vegne av de ansatte. Etter hvert har man overlatt ansvaret for vedlikehold av persondata til den ansatte. Da blir det naturlig å ha et HR-system hvor ansatte kan oppdatere informasjon om seg selv, noe de i liten grad kan med lønnssystemer, sier Eirik Storaas, teamleder i Simployer.

Hensikten med moderne HR-verktøy er blant annet å automatisere dataflyten mellom ulike systemer. Integrasjon av lønns- og tidssystemer med HR-systemer krever derfor en systematisk tilnærming til håndtering av HR-masterdata. Dette gjør at prosessen med å bytte lønnssystem må planlegges og gjennomføres på en strukturert måte.

Faktaboks: HR-masterdata

HR-masterdata inneholder nøkkeldata knyttet til personer, ansettelser, stillinger, organisasjonstilhørighet, roller og grupper.

Dette må du tenke på ved valg av lønnssystem:

  • Prosessene i virksomheten
  • Integrasjon mot andre systemer
  • Tilgjengelighet for ansatte
  • Innsikt og operasjonell verdi for ledelsen
  • Oppgraderingsmuligheter og tilgang på ny funksjonalitet

Anbefaler HR-system som kilde til persondata

Storaas forteller om økende integrasjon mellom ulike systemer for virksomhetsstyring.

– I dag begynner vanligvis ansattreisen med opprettelsen av persondata sammen med arbeidsavtale i et HR-system. Derfra går HR-masterdata videre til tidssystem, lønnssystem og eventuelt Microsoft Active Directory. Dette gjør at persondata harmoniseres på tvers av administrative systemer og resten av IT-arkitekturen. Kompleksiteten har ført til at HR-systemet er blitt den foretrukne primærkilden for persondata.

Storaas peker på flere fordeler ved å erstatte lønnssystemet med et HR-system som primærkilde for persondata.

– Et godt HR-system støtter håndtering av fravær med utgangspunkt i hva en arbeidsgiver er pålagt å føre kontroll med og hva arbeidstaker har rett på. I et tids- og lønnssystem ser man bare antallet egenmeldinger, sykemeldinger og refusjon. Da håndterer man fraværet utelukkende fra et lønnsperspektiv. Allikevel er det forskjellige forhold som bestemmer hvor mange uttak av egenmeldinger den ansatte har rett på. Et moderne HR-system støtter derfor både fraværshåndtering og lovverket, og gir arbeidsgiver bedre og mer detaljert oversikt over fraværet i virksomheten, sier Storaas.

Han mener arbeidsgiver må ha samme tilnærmingen til arbeidstidsplanlegging:

– Stadig flere ansatte er tilknyttet et team og om en medarbeider søker fri er det like viktig at teamet gjennomfører oppgavene. Dette gjør at ledere må se tidsbruken i teamet i et større perspektiv. Integrasjon av tidssystemet med HR-systemet gir denne oversikten på en enkel måte.

Ulemper med lønnssystem som kilde til HR-masterdata

Undersøkelser blant Simployers kunder viser at omtrent halvparten fortsatt bruker lønnssystemet som kilde til HR-masterdata. Storaas ser mange utfordringer med denne praksisen.

– Den åpenbare utfordringen ved å bruke lønnssystemet som primærkilde til persondata er tidsbruken forbundet med administrasjon og vedlikehold. Det er sjeldent at lønnssystemer har tilgang for de ansatte slik at de kan vedlikeholde informasjon. Det betyr at ansatte må ringe lønnsavdelingen for å si ifra om endring av adresse, kontonummer eller annet. Det fører til at andre må legge inn persondata, noe som gir økt risiko for at det kan oppstå feil, sier han og tilføyer:

– Det kan også oppstå sikkerhetsrisiko og fare for lekkasjer om ansatte sender informasjon til lønnsansvarlig via epost eller andre åpne kanaler. Vi ser at lønnssystemet som kilde til persondata er mer arbeidskrevende, mindre sikkert ved endringer og kan gi redusert datakvalitet.

Må tenke prosess ved bytte av lønnssystem

Storaas peker på flere organisatoriske forhold som må kartlegges ved bytte av lønnssystem.

– Vi får ofte henvendelser fra kunder som ønsker å bytte lønnssystem. Mitt svar er at man alltid må ta utgangspunkt i de interne prosessene hos den enkelte virksomhet. Dette handler om hvordan man håndterer rekruttering, endringer, fravær og mye annet.

– Ledelsen må noen ganger inngå kompromiss for deling av data fordi standardløsningen ikke klarer å håndtere prosessene til arbeidsgiver. Ledelsen må derfor forstå organisasjonen, prosessene, hvordan dataflyten skal være og hvilke integrasjoner man har behov for før man velger lønnssystem.

– Det viktigste er at virksomheten begynner med prosessene og ikke bare lar det bli en teknisk diskusjon. (uthevet sitat)

Mange fordeler med integrasjon

Han har sett hvordan en gjennomtenkt håndtering av masterdata gir konkurransefortrinn for virksomheten.

– Mange har fortsatt persondata liggende i ulike systemer og bruker Excel-ark til ferieplanligging. Med god integrasjon går slik informasjonen automatisk til andre systemer og gjør det enklere for arbeidsgiver å planlegge driften.

– Integrasjonen av systemene gir bedre tilgang til styringsinformasjon og bidrar til å forenkle den operasjonelle hverdagen. Med et HR-system får arbeidergiver støtte til medarbeidersamtaler, kompetanseutvikling, fraværsstatistikk, ferieavvikling og mye annet på samme sted, sier han.

Støtter mange lønnssystem

Storaas forteller at de forskjellige lønnssystemene har definert egne standarder for informasjonsdeling.

– Fordelen med å forholde seg til de etablerte standardsystemene gjør at man raskere kan finne gode løsninger. Noen velger standardløsninger, mens andre velger egne proprietære integrasjonsløsninger.

Han forteller om fordeler og ulemper med begge tilnærmingene.

– Om man ikke får tilgang på data med en standardintegrasjon vurderer mange spesialtilpassede integrasjoner. Ulempen med tilpassede løsninger er høyere kostnader for etablering og drift, og mange velger derfor heller å tilpasse prosessene. Med standardløsninger og standardintegrasjon får man tilgang på nye funksjoner og oppdateringer forløpende. Det blir simpelthen enklere å forvalte og utvikle HR-data over tid.

– Jeg anbefaler alle som vurderer nytt lønnssystem å tenke over interne prosesser og hvilke behov de har for integrasjon mot andre systemer, avslutter Storaas.

Besøk Simployer Marketplace for å lære mer om integrasjon mellom Simployer og andre systemer.

Les mer om hvordan Simployer jobber med HR-masterdata.

Får alle ansatte god og riktig informasjon samtidig? 

Med en personalhåndbok fra Simployer, sikrer du felles oversikt over rettigheter, plikter og velferdsordninger i virksomheten. Les mer om personalhåndbok fra Simployer her

Del siden: