Slik forbereder du deg på tilsyn fra Arbeidstilsynet

Her er sjekklisten du bør gjennom for å være godt forberedt når du får varsel om tilsyn fra arbeidstilsynet.
Knut Arild Vold, Journalist
schedule onsdag 16. september 2020
HMS
Lesetid: 5 Minutter
info

Denne artikkelen er mer enn et år gammel. Husk at regelverket endres jevnlig, og at regelverket som er omtalt kan være utdatert. For å være sikker på at du alltid har korrekt regelverk tilgjengelig, anbefaler vi et abonnement på Faghjelp. Les mer om Faghjelp her.

Farlig arbeid i høyden eller med sag er årsak til mange alvorlige skader og dødsfall i bygg- og anleggsbransjen.

– Flesteparten av ulykkene kunne vært unngått. Det er grunnen til at vi i september gjennomfører en ny tilsynsaksjon med dette som tema, sier direktør Trude Vollheim i Arbeidstilsynet i en artikkel på tilsynets egne nettsider.

Når Arbeidstilsynet avdekker at det foregår farlig arbeid i høyden, eller at det brukes sager hvor pålagt vern mangler, vil vi reagere med å kreve at dette rettes opp. Ved overhengende fare for liv og helse vil arbeidet stanses helt eller delvis. Virksomheten må dokumentere at faren ikke lenger er til stede før stansen kan oppheves og arbeidet gjenopptas.

Arbeidstilsynet vil i tillegg vurdere å gi overtredelsesgebyr.

For den pågående tilsynsaksjonen fremheves følgende av arbeidsgivers ansvarsområder og plikter:

  • risiko blir vurdert og tiltak iverksatt før arbeidet starter
  • kun egnet utstyr brukes
  • kollektiv fallsikring (f.eks. stillas og/eller rekkverk) brukes fremfor kun personlig fallsikringsutstyr
  • arbeidstakerne får opplæring i, og informasjon om, bruk av arbeidsutstyret de skal bruke
  • arbeidstakerne får opplæring i sikkert arbeid i høyden
  • arbeidsutstyr (sager) hvor verneinnretninger mangler tas ut av bruk til det er bragt i en tilstand som gjør det trygt å bruke
  • arbeidsutstyr som ikke skal brukes, gjøres utilgjengelig for bruk, enten ved merking eller ved at det fjernes.

Ulovlig innleie

Arbeidstilsynet har fra 1. juli 2020 fått myndighet til å føre tilsyn med innleie- og likebehandlingsreglene i arbeidsmiljøloven. I Oslo-området vil hovedtema i denne aksjonen være om innleie fra bemanningsselskap er i henhold til regelverket.

Ikke vent med å følge opp forholdene

Simployers HMS-rådgiver Anne Sandtorp sier det er viktig å bruke den informasjonen Arbeidstilsynet her gir, og oppfordrer til ikke å vente med å sette fokus på det som trekkes frem.

- Det er prisverdig å si at vi skal jobbe jevnt og trutt, og ikke gjennomføre skippertak på grunn av tilsyn. Jeg mener allikevel det er dumt å ikke ta en ekstra runde på et Arbeidstilsynet trekker frem som gjennomgående utfordringer fra tidligere tilsyn.

Til slutt vil jeg si at selv om man mener man gjør det man skal, så har likevel de fleste litt sommerfugler i magen når myndighetene varsler sin ankomst eller står på døra. Da er det viktig å huske at tilsynet skal hjelpe deg til å bli bedre, og bistå deg slik at arbeidstakerne dine har gode arbeidsforhold. Det er bra for deg som driver en seriøs virksomhet at det slås ned på uakseptable forhold og useriøse aktører i bransjen, sier Sandtorp.

Slik forbereder du deg på tilsyn

Simployers HMS-rådgiver har satt opp følgende sjekkliste du bør gjennom for å være godt forberedt på tilsyn på generelt grunnlag (ikke spesielt for denne tilsynsaksjonen).

  • Involver verneombudet i forberedelsene
  • Sjekk hvilke temaer tilsynet spesielt skal fokusere på. Gå gjennom hva regelverket krever på disse områdene og hvordan dere ivaretar det.
  • Rett opp de avvikene dere eventuelt finner. Legg de tiltakene dere ikke rekker å gjennomføre inn i en handlingsplan.
  • Sjekk hvordan dere ivaretar internkontrollforskriften. Selv om dette ikke er et av fokusområdene for kontrollen, vil det systematiske HMS-arbeidet sannsynligvis bli et tema. Spesielt er det viktig hva som er gjort vedrørende kartlegging av arbeidsmiljøet og risikovurdering. Husk at alle sider ved arbeidsmiljøet skal kartlegges og vurderes, ikke bare de tradisjonelle fysiske faktorene som støy, lys og arbeidsstillinger.
  • Sørg for å se godt gjennom «HMS-systemet», slik at du er kjent med krav, rutiner, dokumentasjon og evt. mangler. En god innholdsfortegnelse og en oppdatert plan gir dere oversikt og trygghet til å håndtere tilsynet på en god måte, og det viser tilsynsmyndighetene at dere jobber systematisk.
  • Husk at alle bedrifter skal vurdere behov for bedriftshelsetjeneste (BHT) som en del av risikovurderingen sin. Enkelte bransjer er pålagt samarbeid med BHT. Sjekk den handlingsplanen dere har utarbeidet sammen med bedriftshelsetjenesten, og hva status er for de enkelte aktivitetene.
  • Finn frem dokumentasjon på at øverste leder og verneombud har gjennomført lovpålagt HMS-opplæring. Hvis det er lenge siden opplæringen er gjennomført, så vær forberedt på spørsmål om hvordan dere holder dere oppdatert.
  • Vær forberedt på spørsmål om mellomledernes HMS-kompetanse.
  • Sjekk at du har oversikt over utstyr og maskiner som krever sertifisert eller dokumentert opplæring, og at de som trenger det har nødvendig opplæring.

 

Hva gjør du mens tilsynet pågår?

Her er sjekklisten for gjennomføring av selve tilsynet.

  • Ta med verneombudet
  • Ta gjerne med bedriftshelsetjenesten, dersom tilsynet er varslet på forhånd
  • Hvis tilsynet innebærer flere møter, inspeksjoner osv, er det fornuftig at 1-2 personer fra bedriften er med på hele tilsynet. Da er det mye enklere å avverge/justere evt. pålegg underveis, og forstå pålegg i etterkant. Dersom tilsynsetaten skal intervjue arbeidstakere underveis, kan det være at man ikke får være til stede.
  • Hvis dere blir spurt om dokumentasjon dere ikke har lett tilgjengelig, forklar hvordan dere gjør det, og spør om dere kan ettersende dokumentasjon eller om dere skal bruke tid på å finne den frem nå.
  • SPØR hvis dere ikke forstår hva de ber om. Altfor mange får unødvendige pålegg fordi de ikke sier ifra at de ikke forstår hva tilsynsmyndighetene ønsker. Sannsynligvis tenker man at «dette burde jeg vite», og så er man redd for å røpe seg.
  • Ofte vil tilsynsetaten gi en kort oppsummering av hvordan de har oppfattet tilsynet på slutten av møtet. Hvis de ikke gjør det, så er det fullt lov å spørre. Kanskje kan dere allerede da avklare forhold de har misforstått e.l. Spør også hva som skjer nå, når dere kan forvente å få en tilbakemelding osv.

Etter tilsynet

Etter at tilsynet er gjennomført er det tid for å evaluere og gjennomføre eventuelle endringer.

  • Gjennomfør nødvendige tiltak knyttet til eventuelle pålegg. Husk å involvere verneombud i dette arbeidet også.
  • Svar Arbeidstilsynet innen gitt tidsfrist
  • Er det forhold som gjør at dere ikke klarer tidsfristen, så be om utsettelse (før tidsfristen har gått ut!)
  • Vanligvis oppdager man mye mer i forkant av tilsynet, enn det man får pålegg om. Ikke glem å få dette på plass, selv om dere ikke fikk pålegg i denne omgang.

Har dere kontroll på smittevern? 

I Faghjelp for HMS finner du et skjema for kartlegging og risikovurdering, som er viktig å gjennomføre før man innfører smitteverntiltak. 

Der finner du også artikler om smittevern, krav til dokumentasjon og rutiner. 

Les mer om Faghjelp for HMS - og sikre deg tilgang

Del siden: LinkedIn twitter