Når en medarbeider dør

– Det er ikke uvanlig at vi får telefon fra en arbeidsgiver som står midt i en situasjon der en av deres ansatte har gått bort, forteller Simployers økonomirådgiver Espen Øren.

Øren jobber med supporttjenesten Faghjelp, og har kolleger som svarer på spørsmål om HR, HMS og ledelse. Et dødsfall utfordrer alle fagfeltene fra det som handler om økonomi til det rent mellommenneskelige.

Lang liste med beslutninger

Det vil være en vurderingssak hva HR skal gjøre og hva nærmeste leder skal gjøre, men i sum må arbeidsgiver ta følgende beslutninger når en medarbeider går bort:

• Hvordan man skal informere nærmeste kolleger, øvrige ansatte og eksterne kontakter
• Informere om dødsfallet – uten å frata pårørende regien over hvem som får vite når
• Gjennomføre en eventuell minnestund på arbeidsplassen
• Avklare deltakelse i begravelse og eventuell stenging av virksomheten under seremoni
• Eventuell ekstern kommunikasjon – minneord til media og/eller seremoni
• Flagging og eventuelle festlige anledninger som bør dempes eller avlyses

Hvis dødsfallet skjer på arbeidsplassen, vil det i tillegg kunne føre med seg kontakt med nødetatene og eventuelt Arbeidstilsynet og andre myndigheter.

– Gode rutiner som er lett tilgjengelige er alltid et pluss, og det gjelder absolutt også i de tilfellene man bare kommer borti et fåtall ganger i løpet av en arbeidskarriere, sier HMS-rådgiver Anne Sandtorp i Simployer.

Mange praktiske oppgaver

Det er viktig at HR og nærmeste leder så tidlig som mulig har en god samtale om fordeling av ansvar. Når beslutningene er tatt er det i tillegg mange praktiske ting som i tur og orden må tas stilling til:

• Bestille kondolansebukett og krans/bårebukett
• Vurdere hvordan arbeidsoppgaver skal løses frem til erstatter er ansatt
• Avslutte brukere og tilganger i alle interne systemer
• Etter noe tid: Rydde kontorplass/garderobe
• Brev til dødsboet om hva lønnsavdelingen har foretatt seg etter dødsfallet
• Innlevering av nøkler og andre eiendeler som tilhører arbeidsgiver
• Utmelding fra forsikringer og pensjonsordninger
• Informere om arvingers eventuelle rett til tilgang til filer og e-post

– I alt fokuset på de praktiske tingene som må gjøres er det viktig å huske at sorg tar tid å bearbeide. Avhengig av omstendigheter rundt dødsfallet kan HR vurdere å tilby profesjonell hjelp til de som var tettest på avdøde. Uansett om det gjøres eller ei vil det være viktig å sette av nok tid til å snakke sammen, mener HMS-rådgiver Anne Sandtorp hos Simployer.

Er du kunde av Faghjelp? Vi har laget en sjekkliste (krever innlogging Faghjelp) for hva som er viktig å huske ved en kollegas bortgang. I Faghjelp kan du også sjekke om etterlatte kan arve den avdødes opptjente lønn og bonuser skattefritt. Her (krever innlogging Faghjelp) kan du sjekke om kravene er oppfylt.

Skatt og innrapportering

De færreste opplever heldigvis dødsfall på arbeidsplassen ofte. Dermed er svært mange lønnsmedarbeidere usikre på hvordan lønn, feriepenger, reiseregninger, overtid og andre ytelser skal behandles når de utbetales etter dødsfallet.

All lønn og andre ytelser som skal utbetales skal overføres til den avdødes bankkonto og innrapporteres i a-meldingen på den avdødes fødselsnummer. Pengene skal ikke rett til pårørendes konto. Det er hensiktsmessig å få avregnet og gjort opp alt som er utestående innen rimelig tid, før personnummeret og bankkontoen deaktiveres.

Det går et skille mellom ytelser som er arbeidet for (opptjent) og andre ytelser. Lønnen i dødsmåneden må ofte splittes i to kategorier. Det som er opptjent skal innrapporteres som «lønn etter dødsfall» i a-meldingen, slik at de etterlatte blir beskattet for disse pengene.

Lønn som utbetales for resterende del av dødsmåneden innrapporteres derimot som «etterlønn». Dette gjelder også eventuelle ekstra månedslønner som etter avtale utbetales som kompensasjon til de etterlatte. Etterlønn er skattefritt inntil 177 930 kroner – 1,5 ganger folketrygdens grunnbeløp.

– Arbeidsgiver har ikke plikt til å trekke skatt eller beregne arbeidsgiveravgift av lønn etter dødsfall, men for de etterlatte er pengene skattepliktige med 22%. Det kan være en utfordring at etterlatte får penger som er skattepliktige uten at det faktisk er holdt tilbake noen penger til å dekke denne skatten. Vi pleier derfor å anbefale arbeidsgiver å informere de etterlatte om risikoen for restskatt som en følge av dette. Selv om det ikke er pålagt, er det ingen ting i veien for at arbeidsgiver og etterlatte inngår avtale om at det likevel gjennomføres forskuddstrekk, tipser økonomirådgiver Espen Øren hos Simployer om.

Feriepenger som er opptjent i dødsåret, og som skulle forfalt til utbetaling neste sommer, skal behandles på samme måte som lønnen til og med dødsdagen, altså som «lønn etter dødsfall».