Har du kontroll på virksomhetens digitale postkasse?

Rådgiverne i Simployer får flere henvendelser fra kunder som opplever at de ikke får med seg at de mottar brev fra offentlig myndighet eller at brevene ikke kommer til rette vedkommende, for eksempel i forbindelse med tilsyn.

Offentlig virksomhet er pålagt å kommunisere digitalt. Som et ledd i dette er virksomheter pålagt å ha digitalt postmottak. Når for eksempel Arbeidstilsynet sender ut brev om tilsyn eller oppfølgingsbrev etter tilsyn, sendes dette elektronisk. Virksomheten skal ha opprettet såkalt varslingsadresse, som er e-post eller mobilnummer, hvor de mottar varsel om dette.

Går glipp av viktige frister

Det kan synes som om det er mange som har utfordringer med dette. Det kan få konsekvenser, for eksempel når det gjelder frister som blir satt for å gi tilbakemelding, betalinger eller for eksempel ved melding om tilsyn.

Videre er det slik at man har klagerett på vedtak fra offentlig myndighet og fristen for å klage løper fra man mottar det første varselet om at vedtak er gjort tilgjengelig i den digitale postkassen. Offentlig myndighet har laget rutiner for gjentagende varsel, men klagefrist eventuelle og andre frister vil likevel løpe fra brevet er gjort tilgjengelig. Dette kan i verste fall få store konsekvenser for virksomhetene, for eksempel i form av mulkter eller bøter som løper når frister oversittes eller man ikke gir nødvendig tilbakemelding.

Ut ifra den dialogen vi har hatt med kunder på dette kan det synes som det er to hovedutfordringer; ansvarlig arbeidsgiver mottar ikke brevene eller mottar ikke varsel om at brev er gjort tilgjengelig digitalt, samt at de ikke finner brevene som det offentlige opplyser skal være tilgjengelig.

Daglig leder må gi tilgang

Det er den som har funksjonen som «daglig leder» som må oppdatere kontaktregisteret i Altinn. Samtidig er det ikke uvanlig at daglig leder delegerer ansvaret for postmottak til andre i virksomheten. For å åpne post fra offentlig virksomhet, må den som skal åpne posten også ha rettigheter til dette, og det er da viktig at riktige tilganger er gitt. Det er heller ingen ulempe at det også settes opp varslingsadresse på denne personen.

Sjekk aktuelle underenheter

Når virksomhetene ikke finner brevene, kan det være lurt å sjekke eventuelle underenheter. Det hender at brev fra offentlig myndighet adresseres til underenhet i virksomheten (bedriftsnummer) og brev vil da ikke være synlig på hovedenhetens innboks. Det er viktig å gjøre seg kjent i den digitale postkassen, slik at man også ser hvilke underenheter som man eventuelt mottar post for og hvordan man finner disse.

Husk å lære av feil

Dersom man skulle være uheldig å oppdage brev for sent er det viktigste at man tar kontakt med avsender for å få rede på hva som er status nå, eventuelt behov for fristutsettelser mv. I tillegg bør det meldes avvik på dette internt slik at man kan iverksette tiltak for å unngå at det skjer igjen.

Kanskje har det vært gjort endringer i virksomheten siden postkassen ble opprettet, for eksempel endret ansvarlig for postmottak, mobilnumre e.l. uten at det er gjort endringer på tilganger mv. i digital postkasse.

Fem tips for å få kontroll på digitalt mottak av post

• Sjekk ut hvilke organisasjonsnumre som er registrert på virksomhetens digitale postkasse (underenheter/bedriftsnumre)
• Sjekk at rett person har tilgang til postkassen
• Sjekk at varslingsadresse er oppdatert, riktig og at varsling sendes til de som har ansvar for å åpne posten i tillegg til daglig leder
• Lag interne rutiner som sikrer at brev fra det offentlige videresendes rette vedkommende, dersom dette ikke er den samme som åpner postkassen
• Kontroller varslingsinnstillingene dine i postkassen. Har du valgt varslinger kun for spesifikke tjenester/avsendere kan det hende det er viktige varslinger du ikke mottar.