Kundehistorie:

Hæhre Isachsen

Da Hæhre Isaksen bestemte seg for å digitalisere HR-arbeidet valgte de å bruke en partner som støtte i gjennomføringsfasen. Dette kan være særlig lurt i tilfeller hvor administrasjonen har kapasitetsutfordringer grunnet høyt arbeidstrykk.

Simployer bruker prosjektmodellen sin på en genial måte, der kommunikasjonen fungerer svært bra.
Gry Brandsnes / Leder HR Business Partner, TheVIT

Økonomidirektør Hege Løe i Hæhre Isachsen Gruppen (HI Gruppen) kom inn i konsernet i 2013 via Betonmast, som var en del av konsernet i noen år. Først fusjonerte Hæhre og Isachsen, så ble selskapet Betonmast Hæhre, og så ble Betonmast solgt. Nå er gruppen en av landets største anleggsvirksomheter og har også selskaper som K. Hjelmeland AS, Zenith Survey AS og Rental Group i strukturen.

Løe forteller at strukturene var endret ofte, og de organisatoriske utfordringene var store. Det var litt av en reise konsernet hadde begitt seg ut på ved å skulle digitalisere HR-arbeidet. Et slikt prosjekt består typisk av en behovskartlegging og vurderingsfase før leveranse og fokus på brukeradopsjon og faktisk nytteverdi.

– Vi valgte TheVIT som partner og Simployer som HR-systemleverandør. TheVIT forsto raskt hvilke utfordringer vi ville møte på i det videre arbeidet. De kom opp i fart raskt og jeg som leder slapp å bruke så mye tid på selve planleggingen av prosjektet. TheVIT så ikke oppdraget bare som implementering av system, men jobbet tett med de ulike HR-sjefene i HI-gruppen og sikret god opplæring og utvikling av organisasjonen, sier Løe. Etter at de hadde digitalisert HR gikk HI Gruppen også løs på lønnsområdet.

TheVIT mener at både små og store virksomheter kan ha nytte av ekstern prosjektleder som bindeledd mot systemleverandøren.

– HR, lønn og IT er i stor grad bemannet med operative roller som ikke uten videre sitter med masse ledig kapasitet til å lede innfasingen av et personalsystem på toppen av det operative. Mange prøver riktignok, men det ender ofte med mange avlyste møter og stadige utsettelser fordi operasjonelle utfordringer kommer i veien. Hvis man likevel velger å ikke å ekstern prosjektledelse er det viktig å forplikte seg ved å sette av rikelig med tid og erkjenne hvor mye endringsarbeid et innføringsprosjekt innebærer, sier Gry Brandsnes, som leder satsingsområdet HR Business Partner i TheVIT, et datterselskap av Sparebank 1 Østlandet.

– Samarbeidet med Simployer har vært svært godt og de har hatt en strukturert tilnærming til prosjektledelse. Simployer bruker prosjektmodellen sin på en genial måte der kommunikasjonen fungerer svært bra, mener Brandsnes, som også poengterer at både Simployer og TheVIT jobber med å overføre læring til kunden gjennom prosjektet, slik at driften av systemet kan gå smertefritt, der kunden mestrer rollen som systemadministrator.

Prosjektleder for innføringen av Simployer i HI Gruppen var Ragnhild Aamodt som er teamleder for Professional Services i Simployer.

TheVIT sier at en fordel med å ha dem som mellomledd er at Simployer ikke blir sittende på for mange sider av bordet. Er det virkelig nødvendig med en partner, kan ikke Simployer selv hjelpe kunden i gang med systemet?

– Vår prosjektmodell forutsetter at det er et mottaksapparat hos kunden. Dette må bemannes av noen. Vi kan kjøre prosjektledelsen for kunden, men vi kan normalt ikke ta ansvar for kundens tredjepartsleverandører. Ofte skal jo systemet integreres med en rekke andre systemer. Vi kan selv tilby hjelp med store deler av etableringsarbeidet med nye systemer, men å sitte som kundens representant i prosjekter der nye løsninger fra tredjeparter skal innføres, er noe vi har valgt å ikke gjøre. Vår prosjektledelse fokuserer på å levere det som skal til for å få brukt Simployer på best mulig måte, forklarer Aamodt.

Ragnhild Aamodt, teamleder for Professional Services i Simployer

 

– Vi har full forståelse for at både store og små virksomheter kan føle et behov for bistand med å implementere nye løsninger. I små bedrifter er det kanskje ingen å delegere de vanlige arbeidsoppgavene til, og de som jobber med HR har gjerne mange ansvarsfelter i tillegg. I store konsernstrukturer er det mange underenheter å samordne beslutninger mellom, og ikke alltid like mye HR-bemanning på gruppenivå, mener Aamodt.

– Vi ser på Simployer som et HR masterdata-system med opplysninger som skal snakke med mange andre systemer. Det er ikke et rent HR-prosjekt å innføre et nytt HR-system, det påvirker IT og mange andre faggrupper hos kunden.

Aamodt og de andre konsulentene i Simployer har nå tiår med erfaring med å innføre HR-systemer.

– Vi har lært å være tydelige på hva vi kan hjelpe til med, og hva kunden må levere. Dette kan være tøft for enkelte kunder å høre, men våre erfaringer tilsier at interne forhold hos kunden må ligge til grunn for et vellykket prosjekt, og det kan være forhold vi som leverandør ikke kan ordne opp i. Hvorvidt man da skal leie inn støtte utenfra i tillegg til oss blir et spørsmål om hvilken kapasitet HR og IT hos kunden har til å gjennomføre endringene som skal til, mener Aamodt.

Nøkkelen til suksess ligger ofte i forprosjektet.

– Det er så viktig fordi det er der vi får løftet opp alle problemstillingene før vi lager en fremdriftsplan. Vi tar hovedregien på hva som skal gjøres, men synes det er topp å ha én hovedansvarlig også på kundesiden. Fordi vi vet hva som skal til kan vi være tydelige i anbefalingene om hvilke beslutninger kunden må ha tatt på ulike tidspunkter for å komme i mål med prosessen innenfor den tidsrammen vi har satt, avslutter Aamodt.

Hæhre & Isachsen Gruppen:

Hæhre & Isachsen Gruppen er en av Norges største anleggsvirksomheter med over 1 500 ansatte medarbeidere fordelt på flere solide bransjeaktører med lange tradisjoner.

Hæhre Entreprenør er en av landets største anleggsentreprenører med over 40 års bransjeerfaring. Isachsen Anlegg er en anleggsentreprenør som dekker store deler av Østlandet. Rental Group er en stor nordisk aktør innen utleie av maskiner og utstyr til anleggsbransjen. I tillegg driver konsernet med blant annet tomteutvikling.