Slik kan du unngå overtredelsesgebyr fra Arbeidstilsynet

Den siste tiden har det igjen vært stort fokus på Arbeidstilsynets bruk av overtredelsesgebyr og mange virksomheter opplevde å bli stemplet som kriminelle, etter at Arbeidstilsynets liste over ilagte overtredelsesgebyr ble offentliggjort. Arbeidstilsynet var raskt ute med å forklare at å bli ilagt overtredelsesgebyr er ikke det samme som å være kriminell.

– Hovedformålet med ileggelse av gebyret er «å oppdra», det som kalles preventiv effekt – for den enkelte arbeidsgiver og for arbeidsgivere generelt. Ved å ilegge gebyr skal man få et særlig insentiv til å arbeide for å unngå brudd igjen, samtidig som det er en reaksjon på at man ikke unngikk bruddet til å begynne med, sier Simployers juridiske HR- og ledelsesrådgiver Karoline Dystebakken.

Økt satsing mot arbeidslivskriminalitet

 I statsbudsjettet ble Arbeidstilsynet innvilget midler for ytterligere satsing på arbeidskriminalitet i tråd med handlingsplanen lagt frem av regjeringen. Bruk av overtredelsesgebyr blir igjen nevnt som en viktig reaksjon.

– Det betyr ikke at overtredelsesgebyr som ilegges alltid gjelder arbeidslivskriminalitet. Selv om formålet er godt og Arbeidstilsynet har presisert at du ikke av dem anses som kriminell selv om du ilegges et slikt gebyr, så er ikke dette noe som en seriøs virksomhet og arbeidsgiver ønsker å få. Heldigvis er det mulig å unngå. Arbeidet skal og bør gjøres helt uavhengig av frykten for gebyr, fordi det er plikter du skal overholde som arbeidsgiver – som er bra for arbeidsmiljøet og driften, sier Dystebakken i Simployer.

Kan få gebyr selv om man har gjort sitt beste

Noen ganger så er det så alvorlig brudd at det må reageres, selv om man har gjort så godt man kan. Dette for å skape en preventiv effekt – at man i fremtiden er særlig oppmerksom og at andre forstår at det ikke er greit og at arbeidsgiver ansvaret er strengt.

– For å ta et eksempel fra trafikken. Du kjører i 80 i 60-sona fordi du ikke så at fartsgrensen endret seg til 60. Du skulle sett det, men så det ikke. Hvis du ikke oppdager det selv, kan det hende politiet oppdager deg, tilfeldig. Du vil få et forelegg – for bruddet, men også for å unngå gjentagelse – fra deg eller andre.

Det samme gjelder i arbeidslivet.

– Du skal forstå hvorfor du får gebyret, selv om du kanskje ikke er enig. Du skal ha mulighet til å klage hvis mener vilkårene ikke er oppfylt. Hvis du faktisk mener at du ikke kjørte for fort, så må du si fra om det. Det samme gjelder brudd på arbeidslivets regler, sier Dystebakken.

Må ha oversikt over utfordringene

Loven bygger på prinsippet om at du som arbeidsgiver skal forebygge brudd, og hvis det likevel forekommer brudd, så skal du ha systemer på plass som gjør at du kan oppdage det. Det skal da iverksettes tiltak for å stanse vedvarende brudd eller gjentagelse.

– Dette krever at du har oversikt over utfordringene i din virksomhet. Arbeidsmiljøloven pålegger arbeidsgiver å ha oversikt over utfordringer i arbeidsmiljøet og hvilke regler virksomheten må forholde seg til og overholde til enhver tid. Har du ikke oversikten, kan generelle oversikter over kjente bransjeutfordringer være til hjelp for å komme i gang. Du kan be om bistand fra bedriftshelsetjeneste eller andre som innehar kompetansen, om du ikke selv innehar den, sier Simployers jurist.

Sikre at dere følger reglene

Når du har oversikten skal du vurdere om dere innenfor områdene har kontroll; overholder dere regelverket? Hvis svaret er nei, så legg en plan for hvordan det skal arbeides med det

– Et eksempel er arbeidstid. Da kan dere se på hvilke tiltak som er nødvendig for å sikre at arbeid skjer innenfor rammene i arbeidstidsreglene, eventuelt for å forebygge brudd, hvis vurderingen viser at dere har god kontroll på det. Eksempler her kan være bedre systemer for å sikre kontroll av at det etterleves, sier Dystebakken.

Så må dere sikre opplæring av arbeidstakere og ledere som skal følge det opp.

Kan likevel forekomme brudd

Det kan likevel forekomme brudd, men du må da se hvordan du skal unngå det i fremtiden. Det kan for eksempel bety at du må vurdere om tiltakene du har iverksatt for å forebygge er tilstrekkelige, eller om de må endres eller byttes ut.  

Arbeidet du gjør må dokumenteres.

– Det er ikke nok å iverksette tiltak for å sikre overholdelse, enten det gjelder sikring ute på den enkelte byggeplass, arbeidsplassen i et kontorlandskap, på hjemmekontor eller eksempel tiltak for å hindre uønskede hendelser i en helseinstitusjon. Du må følge opp. Du må kontrollere at tiltakene faktisk blir brukt av arbeidstakerne og også evaluere om det fungerer.

Oppdager du brudd – må du reagere

Dystebakken i Simployer sier du har styringsrett og styringsplikt som må brukes konsekvent. Du må følge opp og selv reagere dersom tiltak du iverksetter ikke overholdes. Lar du det skure og gå, eller ikke dokumenterer hvordan du har fulgt opp at det etterleves, så har du ikke gjort jobben din.

– Det hjelper ikke å ha rutiner eller instrukser dersom du ikke har gitt opplæring i dem, sikret iverksettelse og fulgt opp at det faktisk etterleves. Det hjelper heller ikke om du endrer etter at du oppdager brudd, hvis du velger å ikke følge opp hvis du oppdager nye brudd. Rutiner og lederatferd må samsvare. Og arbeidstakerne må være kjent med sin medvirkningsplikt og ikke minst hvorfor dere har de rutinene dere har, og hvorfor dere skal ha en kultur for å arbeide i tråd med disse og regelverket.

Arbeidsgiver kan ikke ha oversikt over alt?

Mange tenker at man ikke kan vite om arbeidstakere bryter arbeidstidsbestemmelsene, eller om instrukser følges i arbeidshverdagen. Arbeidsgiver kan jo ikke overvåke arbeidstakerne til enhver tid. Arbeidsgiver kan jo ikke være over alt?

– Det er helt riktig, arbeidsgiver kan ikke være overalt. Men arbeidsgiver må sikre kontroll likevel – man må ha systemer på plass for å sikre at brudd forebygges eller oppdages. Hvis du ikke har det, vil ansvaret likevel ligge på deg; for du skulle ha visst at det ble arbeidet i strid med loven eller en instruks du har gitt for å sikre overholdelse og arbeidstakernes helse, miljø eller sikkerhet.

Ikke vær redd for gebyrer

Du skal ikke frykte tilsyn eller gebyrer, men arbeide systematisk for å sikre overholdelse av regelverket. Dokumentere arbeidet du gjør og sikre oppfølging av arbeidet. Fordi det er det beste for arbeidsmiljø og drift. Lovbrudd skal aldri lønne seg – og derfor må myndighetene reagere når man oppdager brudd.

– Investering i systematisk HMS-arbeid er en investering som vil gi gode resultater og som alltid vil lønne seg. Det handler om ivaretakelse av arbeidstakerne – din viktigste ressurs, sier Karoline Dystebakken i Simployer.

Vilkår som vurderes ved vurdering av om overtredelsesgebyr skal ilegges:

• Brudd på bestemmelser i arbeidsmiljøloven og tilhørende regelverk
• At bruddet er begått på virksomhetens vegne (må ikke være en konkret person, kan være summen av handlinger)
• Skyld; alminnelig uaktsomhet er nok (ved brudd på sentrale bestemmelser skal det mye til for å si at det ikke foreligger «skyld», fordi arbeidsgiveransvaret er strengt)
• Bruddets alvorlighet
• Gjentagelse; Om bruddet kunne vært forebygget
• Om man har eller kunne ha oppnådd en fordel ved bruddet
• Om bruddet er begått for å fremme virksomhetens interesser
• Andre reaksjoner som er ilagt; om det anses tilstrekkelig
• Virksomhetens økonomi
• Den preventive effekten