– Lag en lønnsslipp de ansatte forstår

Mange arbeidstakere sjekker aldri lønnsslippen sin. Simployers økonomirådgiver Øivind Elvestad tror mye av grunnen til at arbeidstakere slurver med å sjekke lønnsslippen, er at de ikke forstår hva som står der.

Han ser av og til lønnsslipper han selv ikke forstår, til tross for 18 års erfaring fra skatteetaten og mer enn 30 år som spesialist på lønn og skatt i Simployer.

Viktig å forklare

Elvestad mener arbeidsgiver må legge vekt på å gjøre lønnsslippen så forståelig som mulig for arbeidstakerne, og ikke bare at den skal oppfylle de formelle kravene i arbeidsmiljøloven og skattebetalingsforskriften.

Det bør være mulig for arbeidstaker å sjekke punkt for punkt at alt er riktig utbetalt.

– Det er for eksempel viktig at beløpene fra reiseregninger og timelister den ansatte har levert inn kan finnes igjen på lønnsslippen. Det bør være mulig for arbeidstaker å sjekke punkt for punkt at alt er riktig utbetalt, mener Elvestad.

Når beløp er summert opp, og det ikke kommer klart frem hvilken periode utbetalingen gjelder for, blir det vanskelig å kontrollere for arbeidstaker.

Elvestad mener at lønnsslippen også blir enklere å forstå ved å vise utbetalinger og skattetrekk for gjeldende periode sammen med det som er utbetalt hittil i år.

Kan være komplisert

Det er riktig nok mange ytre faktorer arbeidsgiver ikke har kontroll over, som gjør det vanskelig å lage en lønnsslipp som er forståelig for alle.

Mye kan løses med gode forklarende tekster på lønnsslippen.

– Regelverket er komplisert, noe som i seg selv kan gjøre det vanskelig for arbeidstaker å forstå lønnsslippen. I tillegg har mange arbeidstakere kompliserte lønnsavtaler, turnuser og tillegg. På toppen kommer begrensningene som ligger i lønnssystemet. Mye kan likevel løses med gode forklarende tekster på lønnsslippen, sier Elvestad.

Feriepenger er komplisert

Lønnsslippen for juni kan for mange være den aller vanskeligste å forstå. Da betaler de fleste arbeidsgivere ut feriepenger og trekker lønn for årets ferie.

– Mange arbeidstakere forstår ikke logikken ved at de trekkes for hele ferien i juni, for så å få utbetalt vanlig lønn når de avvikler ferie senere. Det gjøres ikke lettere av at enkelte arbeidsgivere fortsatt fører opp trekk for 4/26 eller 3,33/21,67 av en månedslønn på lønnsslippen. Vårt råd er å slutte med dette, og heller føre opp juni-lønnen på en egen linje, for så å trekke lønn for ferien separat. For ansatte med fem ukers ferie vil det det være langt enklere å forstå et trekk på 25 feriedager, sier Elvestad.

Les også: 8 ting du bør vite om feriepenger

Arbeidsgiver kan tape penger

En komplisert lønnsslipp kan ikke bare få konsekvenser for arbeidstakere som ikke oppdager at de får feil utbetalt.

– Det kan også få konsekvenser for arbeidsgiver, som kan få problemer med å kreve tilbake for mye utbetalt lønn, sier Simployers juridiske HR- og ledelsesrådgiver Hans Gjermund Gauslaa.

– Dersom arbeidsgiver ved en feil betaler ut for mye lønn til en arbeidstaker, er det ikke gitt at den ansatte er pliktig å betale beløpet tilbake. For at arbeidsgiver skal ha krav på å få pengene i retur er det normalt en forutsetning at arbeidstakeren har forstått eller burde forstått at det er betalt ut for mye, sier Gauslaa.

Han påpeker at et viktig moment i denne vurderingen er om det ut fra lønnsslippen var enkelt eller komplisert å se om utbetalingen var korrekt.