8 ting du må vite om ny standard for regnskapsrapportering

Fra 1. januar 2020 skal alle virksomheter ha mulighet til å rapportere regnskapsopplysninger på et nytt format ved forespørsel fra Skatteetaten.

Det er riktignok enklere sagt en gjort for mange, sier Morten Thorkildsen, som er regnskapsrådgiver for Simployer.

- I praksis vil det være vanskelig for mange å rapportere på det nye formatet allerede fra nyttår, rett og slett fordi mange regnskapssystemer ikke er klargjort for det enda. Det viktigste man bør gjøre nå er derfor å sjekke med leverandøren hvordan de ligger an med tanke på å tilby denne muligheten, sier Thorkildsen.

Han har satt opp følgende 8 punkter som du bør kjenne til om den nye SAF-T-rapporteringen:

1. Versjon 1 som innføres fra 01.01.2020 medfører ingen løpende rapportering av data, kun ved forespørsel fra skatteetaten. Denne versjonen omfatter faste data om virksomheten, kontospesifikasjon, mva-koder samt kunde- og leverandørreskontro. Senere versjoner vil utvides med fakturaopplysninger, varelager, anleggsmidler, eierinformasjon og særavgifter.
2. Alle bokføringspliktige som benytter et elektronisk regnskapssystem omfattes av ordningen, også filialer av utenlandske selskaper. Det er gjort unntak for de med under 5 millioner i omsetning eller under 600 bilag pr. år, men kun hvis de ikke fører regnskap i elektronisk system. For å bruke unntakene må regnskapet med andre ord være ført manuelt i bok, word, excel e.l.
3. Det kan gis dispensasjon fra kravet hvis man har særlige grunner, men dette er ment å gjelde helt unntaksvis.
4. Vi er kjent med at ikke alle systemleverandører er helt i rute med å innarbeide denne rapporteringen i økonomisystemene. Ta kontakt med din leverandør og sjekk status dersom du ikke allerede er kjent med om de er i rute. Dersom leverandør ikke er i stand til å levere SAF-T rapport, skal man i utgangspunktet bytte systemleverandør, eventuelt benytte et tilleggsprogram som genererer en slik rapport. Slike spesialtilpassede tilleggsprogram finnes på markedet i dag.
5. Rapporten skal kunne tas ut av økonomisystemet som en XML-fil, og denne sendes skatteetaten via Altinn på forespørsel. Dette gjøres som vedlegg til skjema RF-1363 eller RF-1379 (kassasystem).
6. Så snart SAF-T er klart i ditt økonomisystem bør du validere og teste filen. Avklar gjerne forventninger og arbeidsfordeling med systemleverandør og revisor.
7. Det må også gjøres en jobb i selve økonomisystemet med å «mappe» kontiene til SAF-T formatet. Altså at man må styre kontiene og kodene opp mot tilsvarende koder i SAF-T. Det er også tillatt å «mappe» mot næringsoppgave 1 – 4, kostra, næringsrapport for skatt samt skattemelding omfattet av petroleumsskatteloven. Vi tror mange vil velge å mappe mot næringsoppgave.
8. En slik standard rapport betyr at det vil bli enklere for revisor å behandle regnskapsinformasjon fra ulike systemer, alle vil da bli helt identiske i sin form. Vil trolig også bli lettere å flytte data fra et økonomisystem til et annet, samt gi standard integrasjon mot årsoppgjørssystemene.