5 spørsmål om reiseregninger

1. Hvordan skal en reiseregning se ut?

Etter at en ansatt har vært på reise og ønsker å få refundert utlegg eller utbetalt godtgjørelser, må den ansatte levere en reiseregning.

For at arbeidsgiver skal kunne utbetale godtgjørelser trekk- og avgiftsfrtitt, stilles det krav til reiseregningens utforming.

Disse opplysningene skal alltid være med på reiseregningen:

• arbeidstakers navn, adresse og underskrift
• dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst for hver tjenestereise
• formålet med reisen
• hvilke arrangement arbeidstakeren har deltatt på

Ved krav om ulegitimert nattillegg, ulegitimert døgndiett og ulegitimert bilgodtgjørelse kreves det tilleggsopplysninger.

Ulegitimert nattillegg:

• type losji fordelt på hotell, pensjonat eller annet nærmere angitt.

Ulegitimert døgndiett:

• navn og adresse på overnattingssted. Dette bør likevel ikke oppgis hvis det gis trekkfri diett etter Skattedirektoratets laveste forskuddssats. Ved flere overnattingssteder skal periode for hvert overnattingssted oppgis
• type losji fordelt på hotell, pensjonat, brakke eller annet nærmere angitt. Ved overnatting på hybel må det oppgis om den har kokemulighet. 

Ulegitimert bilgodtgjørelse:

• fremstilling av reiseruten med angivelse av lokal kjøring på oppdragsstedet og årsaken til eventuelle omkjøringer
• totalt utkjørt distanse for hver yrkesreise
• navn på passasjer det kreves passasjertillegg for

2. Må reiseregningen underskrives av den ansatte? Hva med elektronisk signatur?

Det er et krav at reiseregningen skal underskrives. Ved elektronisk signatur er det krav til sikkerhet og til at ekte underskrift opprettholdes. Elektronisk underskrift på reiseregning må gi tilfredsstillende sikkerhet for at utsteder er korrekt angitt og at reiseregningen ikke kan endres etter utstedelse og attestering.

For å gi tilfredsstillende sikkerhet, kan det for eksempel settes krav til tildeling og bruk av bruker-ID og passord. Det er arbeidsgiver som må vurdere om sikkerheten er ivaretatt slik at elektronisk underskrift kan likestilles med håndskreven underskrift.

3. Er alle statens satser trekkfrie?

Nei. Det kan være forskjell på hva man har krav på etter statens særavtale, og hva som kan gis trekkfritt.

Et eksempel på det er diettgodtgjørelse på tjenestereise med overnatting i Norge. Etter statens særavtale er denne på 940 kroner per døgn uavhengig av overnattingssted. 

Men skattedirektoratet angir at følgende beløp kan gis som trekkfri andel av dietten:

• Sted som er hotell eller har hotell i navnet: kr 658 pr. døgn
• Pensjonat eller sted uten kokemulighet: kr 400 pr. døgn
• Sted med kokemulighet eller privat= kr 102 pr. døgn

4. Hvordan skal vi foreta trekk i diett for måltider?

Etter statens særavtaler for reiser skal måltidsfradrag gjennomføres når ett eller flere måltider er dekket av arbeidsgiver, oppdragsgiver, forretningsforbindelser eller andre som arbeidstaker har yrkesmessig relasjon til.

Satser for måltidsfradrag i døgndiett:
Frokost, 20 prosent av aktuell diettsats
Lunsj, 30 prosent av aktuell diettsats
Middag, 50 prosent av aktuell diettsats

En arbeidstaker som reiser på tjenestereise til Barbados skal etter statens særavtaler for eksempel få en diettgodtgjørelse på 1160 kroner i døgnet. Men hvis den ansatte bor på hotell med inkludert frokost finansiert av arbeidsgiver, skal vedkommende trekkes 20 prosent av dietten. Og kan dermed kunne kreve 929 kroner, ikke 1160.

Det skal gjennomføres måltidsfradrag for alle måltider som er fullverdige. Et fullverdig måltid er et måltid som medfører at arbeidstaker kan spise seg normalt mett.

Husk at de trekkfrie satsene er like for alle land i hele verden og at man også må trekke måltidsfradrag i disse satsene dersom måltider er dekket. Man trekker etter tilsvarende satser som i statens særavtale.

Arbeidstakeren som reiser til Barbados kan altså få 658 kroner trekkfritt i utgangspunktet. I og med at frokost er dekket må det tas måltidsfradrag i den trekkfrie satsen med 20 prosent, dvs. 132 kroner. Arbeidstakeren sitter da igjen med 526 kroner av diettgodtgjørelsen som kan utbetales trekkfritt. Trekkpliktig overskudd blir beregnes til differansen mellom det arbeidstakeren kan kreve som er 929 kroner, mot det som kan mottas trekkfritt som er 403 kroner. Dermed blir det et skattepliktig overskudd på 197 kroner pr. døgn på denne reisen.

5. Hvordan beregne diett ved reise i flere land?

Etter statens særavtale for reiser i utlandet skal diett gis etter oppdragslandets/oppdragslandenes sats. Tiden med opphold i transportmiddel underveis og tiden med opphold i transitt (flybytte o.l.) underveis, skal gis etter diettsats for det oppdragssted man er på vei til.

Ved oppdrag i flere land innenfor samme diettdøgn, skal det gis diett for det landet man oppholder seg lengst dette døgnet.

Man er på nytt oppdragssted i et annet land ved avslutning av det forrige oppdraget. Dette kan f.eks. være ved møtets avslutning. Ved overnatting på forrige oppdragssted og reise direkte fra dette overnattingsstedet om morgenen uten å utføre noe oppdrag på dette stedet denne dagen, så er man på nytt oppdragssted i nytt land ved avreise fra overnattingsstedet.

Ved reise tilbake til Norge, er man på siste oppdragssted helt til reisen avsluttes hjemme i Norge.