Når ansatte får kjøpe brukt datautstyr eller mobil fra jobben

Mange arbeidsgivere lar ansatte kjøpe ut brukt datautstyr og mobiltelefoner. Da må man vurdere skatt, moms og regnskapsføring, noe som ikke alltid er like lett.
Lise Gro AndersenInnholdsprodusent
tirsdag 4. juni 2024
Lesetid: 3 Minutter

I dag er det ikke uvanlig at ansatte disponerer arbeidsgivers bærbare datamaskin og en mobiltelefon, og at de etter en tids bruk får muligheten til å kjøpe ut det brukte utstyret.

- Det kan være at utstyr skal erstattes med nytt eller har blitt overflødig.
Da er det viktig å behandle utkjøpet korrekt med tanke på fradragsrett for moms, skattemessig verdsettelse og bokføringen i regnskapet, sier Simployers økonomirådgiver Espen Øren.

Den store lønn- & personaldagen 2024

Norges største fagdag for lønn og HR! I september kommer vi til seks forskjellige byer + sender direkte. Meld-på-tidlig pris til og med 21. juni.

Gå til årets program

Skatt, moms og innrapportering

Når arbeidstaker får kjøpe brukt mobiltelefon eller datautstyr, må arbeidsgiver vurdere eventuell skatteplikt og innrapportering.

– Dersom arbeidstaker betaler markedspris, oppstår det ingen skattepliktig fordel, og det skal ikke gjøres noen innrapportering på a-meldingen, sier Øren.

Hvis arbeidstaker derimot får kjøpe ut utstyret til en lavere pris enn markedsverdi, er det andre regler som gjelder.

– Da vil den skattepliktige fordelen bli beregnet til differansen mellom markedsverdi og det arbeidstakeren eventuelt betaler for utstyret. I tillegg må man ta hensyn til den eventuelle egenandelen arbeidstakeren betalte ved anskaffelsen, sier Øren.

Ulik praksis hos arbeidsgivere

Det varierer veldig hvilken praksis arbeidsgivere har på dette området. Noen velger å la den ansatte betale det samme som den skattemessige verdsettelsen, andre har egne satser, mens noen lar de ansatte overta utstyret vederlagsfritt. Dette er en avtalesak.

– Det skal beregnes moms ved overdragelsen hvis bruken av utstyret har gitt fradragsrett for inngående merverdiavgift, altså at det er benyttet helt eller delvis i avgiftspliktig virksomhet. Salgssummen, altså det den ansatte skal betale ved utkjøpet, er avgiftspliktig i sin helhet, uavhengig av hvor stor andel man fradragsførte. Differansen mellom omsetningsverdien (markedsverdien) og det den ansatte betaler, skal bare avgiftsberegnes forholdsmessig, i samme utstrekning som man hadde fradrag. Krevde man fradrag for 70 prosent av inngående merverdiavgift ved kjøpet, er det bare 70 prosent av denne rabatten som skal avgiftsberegnes, forklarer Øren.

Beregnet omsetningsverdi

Hvis omsetningsverdien på utkjøpstidspunktet er kjent, skal denne legges til grunn. Hvis ikke man kjenner til denne, og det er vanskelig å finne ut av, kan verdsettelse gjøres på denne måten:

Dataustyrets alder

Omsetningsverdi

Under 1 år

80% av opprinnelig kostpris

1-2 år

50% av opprinnelig kostpris

2-3 år

20% av opprinnelig kostpris

Over 3 år

Kr 500 (inkl. mva)

 

– Opprinnelig kostpris er arbeidsgivers faktiske anskaffelseskostnader inklusive moms. Hvis den ansatte betalte deler av kjøpesummen selv, skal denne egenandelen trekkes fra etter at omsetningsverdien er beregnet, sier Øren.

For å gjøre disse beregningene litt enklere, har Simployers økonomirådgiver utviklet en kalkulator som automatisk gjør disse beregningene. Kalkulatoren er tilgjengelig for kunder av Faghjelp her.

Ønsker du å prøve Faghjelp gratis i tre dager, og dermed få teste ut kalkulatoren, kan du fylle ut skjemaet nederst på denne siden.

Eksempel

Kornelius har avtalt å kjøpe ut sin mobiltelefon til kr. 3 000. Telefonen er 1,5 år gammel, kostet kr 13 000 inkl. mva hvorav Kornelius ble trukket kr. 5 000 i lønn. Arbeidsgiver fradragsførte 80 prosent av den inngående momsen.

Omsetningsverdien er da 50 prosent av kjøpesummen, altså kr. 6 500. Fra dette trekker vi den ansatte egenandel og står igjen med kr. 1 500 i skattemessig verdi. Kornelius skal betale kr. 3 000 så det oppstår ikke noen skattemessig fordel.

Salgssummen på kr. 3 000 skal avgiftsberegnes med 25 prosent, mens rabatten på kr. 3 500 (differansen mellom omsetningsverdi og salgssum) kun avgiftsberegnes med 80 prosent, altså kr. 2 800. Salgssummen bokføres på eksempelvis konto 3881, mens rabatten føres som uttak på konto 3060.

Jobber du med HR og stadig møter problemstillinger som dette?

Last ned vår gratis guide: 10 typiske problemer og løsninger for HR-medarbeidere

Del siden: