Derfor bør du planlegge vårens medarbeidersamtaler nå

Medarbeidersamtalen har kanskje et historisk dårlig rykte, men i dag gjør nye verktøy og metoder samtalen til en viktig strategisk ressurs.

En godt gjennomført medarbeidersamtale er et verdifullt verktøy for å kartlegge medarbeidertilfredshet, engasjement og måloppnåelse i virksomheten. Hensikten er å optimalisere arbeidskraften, og å bruke innsikten som grunnlag for endringsledelse og innovasjon.

Hvor godt er du forberedt til neste medarbeidersamtale?

Krever god planlegging

Medarbeidersamtaler gjennomføres ofte på våren eller høsten og bør planlegges i god tid.

– Medarbeidersamtaler begynner med at ledelsen definerer et klart mål om hva man ønsker å oppnå med samtalen. HR og ledelse må kartlegge hva samtalen skal inneholde og hvilke konkrete mål som skal oppnås. Historisk sett har det vært en utfordring at partene så på samtalen som et pliktløp. I dag vet vi at god planlegging og forberedelser, både for ansatt og leder, er en forutsetning for vellykkede medarbeidersamtaler, sier Head of Customer Development i Simployer, Roar Hildebrandt.

Før samtalen må både medarbeider og leder ha god tid til å tenke gjennom punktene i samtalen.

– Planlegging og forberedelser skaper høyere kvalitet på samtalen og sørger for at man faktisk bruker tid på noe det er verdt å snakke om. Er begge parter forberedt slipper man å bruke tid på spørsmål man er enige om, og heller snakke om punkter som kan gi verdi for begge.

Vanlige punker i en medarbeidersamtale er prestasjoner, resultater, måloppnåelse, faglig utvikling og ledelse.

– En god samtale dreier seg om hvordan medarbeider vurderer seg selv mot ulike mål. Medarbeider skal også kunne gi tilbakemelding på egen leder, hvordan man ønsker å bli ledet og hvilken støtte og veiledning man trenger. Utover det formelle i samtalen skal den gjennomføres under trygge rammer i et fysisk møterom. Om samtalen er preget av tillit og at det er «høyt under taket» skaper dette høyere kvalitet på samtalen, sier han.

Se samtalen i lys av virksomhetens strategi

Hildebrandt mener medarbeidersamtaler er et godt utgangspunkt for å kartlegge trivsel og for å se medarbeidernes utvikling opp mot virksomhetens strategi.

– Samtalen vil alltid inneholde en del basiselementer. En av basiselementene er oppfølging av forrige medarbeidersamtale og hva som er oppnådd siden sist. Jeg anbefaler å ta slike tilbakemeldinger videre gjennom å se de opp mot virksomhetens overordnende strategi. Dette perspektivet vil naturligvis variere avhengig av typen arbeidsoppgaver, og jeg forstår at det kan virke høytflyvende for noen.

– Samtidig vet vi at dagens medarbeidere stiller mye høyere krav til arbeidsgivere. De forventer faglig utvikling og muligheter til å realisere eget potensiale på arbeidsplassen. Kartlegging av arbeidsmiljø og utviklingsmuligheter står derfor sentralt i enhver medarbeidersamtale. Samtalen er også en god mulighet til å snakke om relevante tiltak for videre utvikling, både for den ansatte og for virksomheten, sier han.

Supplerende verktøy og pulsmålinger

Hildebrandt har sett hvordan medarbeidersamtalen profesjonaliseres både for medarbeider, leder og virksomheten.

– I dag finnes det en rekke profesjonelle verktøy for gjennomføring av medarbeidersamtaler. Slike verktøy skaper eierskap til innholdet og gjør planlegging bedre. Verktøyene gjør det også enklere å automatisere utsendelse av innkallelser og å dele punktene som skal gjennomgås i samtalen. Det beste er om man forbereder seg på punktene hver for seg. Etterpå kan man dele svarene og prioritere hvordan man ønsker å bruke tiden i samtalen.

Han peker på regelmessige pulsmålinger som et godt verktøy for oppfølging av medarbeidersamtaler og gjennomføring av relevante tiltak.

– I tillegg til gjennomføring av årlige medarbeidersamtaler ser vi en utvikling med hyppigere treffpunkter. Dette kan være kvartalsvise eller månedlige utviklingssamtaler eller gjennomføring av pulsmålinger for å kartlegge hvordan de ansatte faktisk har det på jobben.

På den hybride arbeidsplassen og i et samfunn preget av raske endringer blir kartlegging av arbeidsmiljø og engasjement spesielt viktig.

– Pulsmålinger gjør det enklere å se hva som utløser økt engasjement og hvordan man kan jobbe med kulturen på arbeidsplassen. Ved hjelp av pulsmålinger kan man enkelt kartlegge og vurdere ulike tiltak for å styrke arbeidsmiljøet. Vi ser at dette er viktig for utvikling og oppfølging av ansatte med ulike behov, sier han.

Individuell oppfølging

I dag kan en leder ha fire generasjoner på samme arbeidsplass, og må forholde seg til både «baby boomers» og «millennials».

– Det å være leder av forskjellige generasjoner med høyst forskjellige behov er krevende. Pulsmålinger er et nyttige verktøy for å forstå nåsituasjonen og for å lede deretter. Pulsmålinger er også et godt verktøy for oppfølging av medarbeidersamtaler og for å se utviklingen gjennom hele året.

– En ting er å lage relevante spørsmål som gjør man i stand til å analysere resultater innenfor team, grupper, avdelinger eller i virksomheten som sådan. En annen ting er å utforme tiltak som er individuelt tilpasset. Først da kan man tilrettelegge for at alle i virksomheten har de beste forutsetningene for å lykkes. I dag finnes det gode metoder og verktøy som støtter ledelsen med dette arbeidet, avslutter Hildebrandt.

Basiselementer i en medarbeidersamtale:

1. Oppfølging av forrige samtale. Hva ble dere enige om og hvilke mål er nådd, eventuelt ikke nådd.
2. Arbeidsoppgaver, mål og arbeidsplaner. Hvordan ser medarbeider arbeidsoppgavene i sammenheng med virksomhetens mål?
3. Hvordan opplever medarbeider ledelsen, oppfølging og arbeidssituasjonen.
4. Arbeidsmiljø og samarbeid. Hvordan trives medarbeider i arbeidet sitt?
5. Kompetanse, faglig og personlig utvikling. Hvilken kompetanse trenger medarbeider for å gjøre en bedre jobb?