Slik kan du hjelpe dine medarbeidere tilbake på kontoret

Samfunnet åpnes igjen opp etter nok en nedstenging med påbudt hjemmekontor. Selv om mange nå er relativt godt vant med en usikker og uforutsigbar arbeidstilværelse, vil nok flere virksomheter fortsatt oppleve spørsmål, krav, usikkerhet og generelle tanker rundt en gjenåpning og tilbakekomst til kontoret.
Fam Camilla Viksand Manson, Rådgiver HR og ledelse onsdag 9. februar 2022
Lesetid: 4 Minutter

Gang på gang med påbud og nedstenging gjør noe med oss. Noen klarer fint å rette seg etter situasjonen, skape en god arbeidsflyt og hverdag hvor oppgavene blir utført, mens andre opplever større utfordringer.

Her ser vi at situasjonen er todelt. Vi i Simployer får nå mange henvendelser hvor HR både må forholde seg til de som ikke ønsker å komme tilbake på arbeidsplassen av forskjellige grunner, mens en annen gruppe har et stort ønske om å komme tilbake til kontoret og kollegaer.

Terskelen har blitt høyere for noen, man opplever at mindre blir gjort grunnet støy og kollegaer som vil ta igjen det tapte. En klarer ikke konsentrere seg og har et større behov for stillhet og ro rundt seg.

Tillagt seg nye (u)vaner

Flere har skapt seg en arbeidshverdag de er komfortable med. Arbeidsliv og hverdagsliv fungerer mer sømløst. En slipper reisevei, all kommunikasjon foregår digitalt og en har skapt seg et lite univers på hjemmebane som en opplever fungerer. En vane eller uvane er ofte vond å vende, så for noen vil muligens denne endringen ta noe mer tid.

Mange av de virksomhetene som henvender seg til oss i Simployer, forteller imidlertid at majoriteten ønsker å komme tilbake til kontorplassen. Flere opplever at hjemmekontoret tærer, både psykisk og fysisk, de savner det kollegiale, sosiale, i tillegg til det kreative og spontane som oppstår sammen med andre kolleger.

Virksomheter må ta en avgjørelse

Her må virksomheter først og fremst avgjøre hvordan velger at arbeidshverdagen skal se ut. Har en valgt en hybridmodell, må det utarbeides en plan som står i stil med denne avgjørelsen. Så lenge det ikke er inngått noen ny avtale med hver enkelt arbeidstaker, er det gjeldene avtale som gjelder, som for mange vil være oppmøte på kontoret.

Gulrot eller pisk?

Hva så med de medarbeiderne som fortsatt ikke har et ønske om å komme tilbake? Det er her utfordringen ligger. Nøkkelen for mange vil være god dialog og kommunikasjon. En må jobbe aktivt for at medarbeidere selv ønsker å komme tilbake, og at de ser verdien av det. En vil unødig trekke frem pisken, selv om virksomheter i kraft av sin styringsrett, kan gjøre dette.

De ansatte som ikke har denne opplevelsen, trenger ofte mer oppfølging fra leder og HR – gjerne i form av tydeligere kommunikasjon og forståelse av situasjonen. Dette må være en gjensidig prosess der begge parter prøver å forstå hverandre. Hva vil være en motivasjonsfaktor for disse til å ha et ønske om å komme tilbake? Det er her gulroten kommer inn i bildet. Gulroten trenger ikke være i form av en fysisk lovnad, men en opplevelse av forståelse, respekt og et ønske om å finne frem til en løsning hos arbeidsgiver.

Se den enkelte

Det er viktig å være klar over at pandemien og hjemmekontortilværelsen har rammet folk på svært forskjellige måter. Derfor vil også lista for å komme tilbake til kontoret oppleves høyere for noen. Etterspør medarbeideres ønsker, refleksjoner og hvordan de ser for seg en gradvis tilbakekomst. Hvordan ser de for seg og ønsker at arbeidshverdagen skal se ut fremover? Vær tydelig på virksomhetens ønske, men prøv i fellesskap å komme frem til en god løsning. For leder og HR er det viktig å vite at ulike medarbeidere har ulike behov. Undersøk, vær tilgjengelig og åpen og vurder konkret hva du som leder og HR kan gjøre for å gjøre tilbakekomsten attraktiv og best mulig for hver enkelt.

For noen vil en gradvis tilbakekomst være hensiktsmessig. For andre vil det å komme tilbake til et kontorlandskap være motivasjon nok. Men det er nødvendig å være tydelig på hva som gjelder og hvordan dere aktivt jobber med å skape den nye arbeidshverdagen.

Se behovene for dine medarbeidere før de ser det selv

Virksomheter og HR har opparbeidet seg en del erfaring fra tiden vi har vært igjennom. Har din virksomhet en god beredskap i bunn for å sikre at ansatte har det godt? Er dere forberedt hvis det kommer reaksjon i etterkant? Får de oppfølging ved behov og har dere ordninger som sikrer et fullt forsvarlig arbeidsmiljø og ikke minst genuin trivsel på arbeidsplassen?

Noen ganger handler det kanskje om å være «på ballen» og tilby noe ekstra før de ansatte i det hele tatt har tenkt at dette kan være et behov. Dette kan være innføring av diverse velferdsgoder, helseforsikringer eller andre sosiale tiltak. Virksomheter som setter sine ansatte i førersetet, vil oppleves som svært attraktive i arbeidsmarkedet. Dette i seg selv vil være en stor motivasjon til å ønske å komme tilbake til kontorplassen.

SE OGSÅ: Faghjelp for hjemmekontor og hybride løsninger - alt du trenger å vite

Fam Camilla Viksand Manson

Rådgiver HR og ledelse

Fam er det nyeste tilskuddet av fageksperter innen HR og ledelse. Hun har en Bachelor i Sosiologi fra Universitetet i Oslo og en master i HR fra Griffith University i Brisbane, Australia. 

Fam har 12 års erfaring fra HR-feltet, og har de siste 10 årene jobbet som HR-ansvarlig i privat sektor. I tillegg har hun erfaring med ulike HR-problemstillinger i arbeid som tillitsvalgt.