Datadrevne beslutninger og nøkkeltallene HR og ledere må kjenne
Stadig flere virksomheter blir oppmerksomme på betydningen av HR for å nå strategiske mål. I dagens kunnskapsbedrifter er de ansatte gullet, og gjør HR-avdelingens arbeid med å tiltrekke, rekruttere, utvikle og behold ansatte spesielt viktig.
Utviklingen har gjort at HR må kunne måle effekten av ulike tiltak og tilgangen på et godt datagrunnlag er en forutsetning for å kunne ta datadrevne beslutninger. Som rådgivningstjeneste for store og små virksomheter vet vi hvilke data som er viktige i HR-arbeidet.
For å kunne jobbe strategisk og datadrevet er tilgang til dataene og kompetanse til å behandle de en forutsetning. HR-avdelinger har ulikt kompetansenivå og mange sier de ønsker å jobbe mer datadrevet, men at de har utfordringer med tilgang på data og kompetanse, eller mangler gode innsiktsverktøy.
Med utgangspunkt i HR-masterdata vil et innsiktsverktøy kunne hente ut relevante nøkkeltall og presentere disse på en enkel måte.
Grunnlag for fruktbare diskusjoner
HR har lenge vært opptatt av mange typer data, deriblant sykefraværsprosenten, som er kjent for de fleste. Virksomheter har ulike behov for data, men alle har behov for å kunne ta diskusjoner basert på fakta. Enhver leder vet at HR er opptatt av ansatte og at økonomi er opptatt av omsetning. For å ta diskusjoner om strategiske mål og effektive tiltak må man kunne basere den på tall og data.
At HR har god forvaltning og kontroll på data som viser status på viktige nøkkeltall, gjør at HR kommer styrket ut. Som med andre databaserte innsiktsverktøy er kvaliteten på resultatet avhengig av dataene som brukes. «Søppel inn, søppel ut» er et kjent begrep i dataverden, og mange vil oppdage at de har behov for å gjøre en ryddejobb i datasettene for å dra nytte av et innsiktsverktøy.
Innsikt som verktøy for ledelsen
For å kunne utnytte det fulle potensialet til et innsiktsverktøy må virksomheten kunne koble data på tvers av personalregister, ferie, sykefravær og andre datakilder. Når denne jobben er utført åpnes det muligheter for rask oversikt over status i virksomheten.
Sentrale KPIer:
- antall årsverk
- antall ansatte
- årsverk per ansatt
- faktiske årsverk
- årsverk fordelt på kjønn
- fraværstrender
- turnover
Slike tall kan si noe om virksomheten vokser eller krymper. Utover å ha kontroll på antall årsverk til enhver tid, vil det være nyttig å følge tallet over tid for å se hvor mange prosent høyere eller lavere antallet årsverk er målt mot snittet av perioden.
Turnover, eller personalomsetning, regnes gjerne som alle nøkkeltalls mor innen HR. Turnover-prosenten baseres på antall ansatte, og ensifret turnover anses gjerne som bra. Det er naturlig å se på turnover i ulike aldersgrupper og hvor lenge de har vært i virksomheten. Hvis virksomheten har høy turnover de første årene av en ansettelse, er det et signal om at det må jobbes hardere med onboarding.
Et godt innsiktsverktøy skal gi oversikt over utvikling av turnover over tid og fordelt på avdelinger i virksomheten. Man må også kunne se turnover fordelt på kjønn, gjennomsnittsalder, gjennomsnitt ansiennitet, og blant nyansatte.
Oppfølging og rapportering
Verktøy for innsikt må ha mulighet for å bygge egne rapporter og sortere data etter ulike parametere. Slike verktøy vil være en forutsetning for effektivt å kunne rapportere på eksempelvis kompensasjon og strategiske elementer rundt lønnsetting. Hensikten er å kunne dokumentere og måle effekten av ulike tiltak og fange opp trender før det er for sent.
Samtidig skal alle virksomheter, både offentlige og private, rapportere på hvordan de ivaretar likestillingsarbeidet og hindrer diskriminering på arbeidsplassen. I tillegg er aktivitets- og redegjørelsesplikten er blitt forsterket. Denne type dokumentasjon kan for mange bli en omfattende jobb. Med et innsiktsverktøy blir denne jobben betraktelig enklere.
