Gjesteblogg: Hvorfor bruke teknologi i HR-arbeidet?

HR handler mye om å ha gode prosesser og dialoger for å ivareta de ansatte på beste mulig måte. Bruk av teknologi og gode verktøy vil hjelpe deg med å lykkes med dette enda bedre.

Gjesteblogg

VIEW Ledger er kunde hos Simployer, og de gjesteblogger hos oss med denne artikkelen.
Ta kontakt hvis din virksomhet også har noe å melde som kan passe på denne bloggen. 

Reduser manuelt arbeid og feilkilder

I en HR-avdeling er det mange daglige, månedlige og årlige rutiner og oppgaver som skal utføres. Det kan for eksempel handle om oppgaver knyttet til onboarding/offboarding, arbeidsavtaler, vedlikehold av personalinformasjon og håndtering av sykemeldinger.

For å sikre kvalitet og effektivitet i dette arbeidet, er bruk av gode verktøy som er skreddersydd for å støtte disse prosessene et viktig fundament for å lykkes. For en HR-avdeling vil det å kunne sette opp arbeidsflyter for ulike oppgaver på tvers av organisasjonen være tidsbesparende. Det kan dreie seg om alt fra velkomst-epost til nyansatte, fadderprogram og signering av arbeidsavtaler.

På denne måten kan oppgaver fordeles og utføres parallelt via systemet – i en felles arbeidsflyt. Resultatet er mindre tunge, manuelle prosesser og en mer produktiv HR-avdeling. I tillegg vil feilkilder reduseres når oppgaver og prosesser strømlinje-formes. Da sikrer bedriften at alle oppgaver blir utført til rett tid.

Enda bedre kandidat- og ansattopplevelse

De fleste som jobber med HR, tror vi er glade i folk og bryr seg om hvordan de ansatte har det. Ved å bruke et godt HR-system kombinert med et rekrutteringssystem, har du gode forutsetninger for å skape meget gode kandidat- og ansattopplevelser.

Systemer i dag lar deg definere opp maler og prosesser for hvordan dere vil at nye søkere skal oppleve deres bedrift før de har kommet inn, og etter at de har blitt ansatte.

Dette kan handle om å sikre kvalitet i rekrutteringsprosesser, få på plass talentprogrammer, medarbeidersamtaler eller kompetanseutvikling.
Alle disse tingene kan systematiseres og automatiseres, dersom du har et system som har støtte for det.

En bedrift har gjerne noen verdier, en historie og et ønske om å formidle et budskap. På denne måten kan bedriften kommunisere med et felles språk slik at opplevelsene blir like for alle, og ikke er avhengig av hvem som håndtere oppgavene.

Personalinformasjon og GDPR

HR- avdelingen har det overordnende ansvaret for personalinformasjonen. Omfanget her varierer jo av størrelse på bedriften og type virksomhet, men det er ingen tvil om at vedlikehold av data manuelt ikke er en god løsning på sikt.

Et moderne og velutviklet HR-system bør legge til rette for å være kilden for masterdata for personalinformasjonen, og kunne integreres sømløst med for eksempel et økonomi- eller lønnssystem.

På denne måten kan HR-avdelingen vedlikeholde informasjon i HR-systemet og vite at denne informasjon synkes med de øvrige systemene ved behov. Det er også naturlig at de ansatte selv har mulighet til å oppdatere sin egen informasjon. Dette sikrer at all medarbeiderdata er oppdater og pålitelige, og i samsvar med regelverket/GDPR.

Bedre innsikt for analyse og strategiarbeid

For at HR-arbeidet skal bli best mulig, er det nyttig å kontinuerlig holde et øye med hvordan stemningen i bedriften er og se på eventuelle forbedringer. Det kan for eksempel handle om sykefraværstatistikk, turnover-statistikk eller kostander knyttet til andre prosesser.

I et HR-system bør statistikk av denne type nyttig informasjon kunne trekkes ut på en enkel og god måte. Da kan tiden brukes på analyse og forbedrende tiltak, istedenfor å sammenstille ustrukturert data.

Når endringstakten i tillegg er så høy som i dag, er det viktig å ha innsikt i og kunne bruke tid på de ansatte ved å for eksempel drive kompetanseheving, ledertrening eller annen utvikling av bedriftens kunnskap. God innsikt kan brukes til å ta bedre beslutninger og treffe enda bedre rundt tiltak og strategi fremover. Gode verktøy som bruker teknologi på en riktig måte, setter HR i førersete når det gjelder disse prosessene.

Motiverte medarbeidere

Veldig mange av gevinstene vi har diskutert ovenfor, handler om å redusere manuelt arbeid og få bedre innsikt i personaldata.

Men det er en ting vi har glemt, som også er like lønnsomt for bedriften. Og det er at dersom du oppnår disse fordelene, vil dine medarbeidere med stor sannsynlighet også bli mer motiverte og få en bedre arbeidshverdag. Dersom din bedrift tar i bruk gode verktøy som støtte i HR-arbeidet, tror vi at dette også vil oppleves som svært positivt. Og fordi trivsel og høy motivasjon er faktorer som påvirker kvaliteten i arbeidet som gjøres, skaper dette også lønnsomme ringvirkninger.