Det vi vil bevare, må vi forandre

Mange virksomheter har gjennomgått endringer i 2023. I 2024 venter kanskje flere. Både små og store endringer kan påvirke arbeidsmiljøet. Skal du få til en varig endring med ønsket resultat må du også ta med deg HMS-perspektivet, og det er dessuten noe arbeidsgiver plikter å ha med seg. Men er vi oppmerksomme nok på det? 

«Endringen er nødvendig. 
Vi har ikke tid til lang prosess.»

Det er ikke sjelden jeg hører disse to setningene. Men vi må likevel ta oss tid til alle elementene hvis vi skal oppnå ønsket resultat.  

Krav i loven 

Arbeidsmiljøloven stiller i § 3-1 krav til ivaretakelse av arbeidsmiljø før, ved og etter eventuelle endringer. Det stilles krav om å vurdere om arbeidsmiljøet vil være fullt forsvarlig. Det er også krav om at det dokumenteres. 

Arbeidsmiljøloven har også egne krav om informasjon og medvirkning ved endringer i blant annet § 4-2, § 8-1 og § 8-2. Loven stiller totalt sett et krav om en prosess, hvor arbeidsmiljøet – HMS – står helt sentralt.

Denne bloggposten ble først publisert i HMS Magasinet

Tørre å spørre

Altfor mange tar for gitt at medarbeiderne ser det samme virkelighetsbilde som arbeidsgiver. Mange legger internt arbeidsmiljø på is ved større omstillinger, for å ta det opp igjen når endringen er iverksatt. Da framkommer dårlige tall. 

HMS-arbeid er ikke noe som kan legges på is. Det er kontinuerlig arbeid. Når endringene blir mer hyppige, enten små eller store, så vil det kontinuerlige arbeidet forstyrres og risikofaktorer forverres.

Hva hjelper det om en virksomhet har jobbet hardt med å få ned unødvendig sykefravær, hvis redusert fokus i endringsprosessen bidrar til fordoblet sykefravær igjen?

Hva om en virksomhet som normalt kartlegger trivsel og engasjement dropper dette i endringsprosessen? Gjennom jobben som rådgiver snakket jeg en virksomhet en gang som mente det ikke var nødvendig å måle. «Vi vet svaret», sa de. 

Men en endring blir ikke bra hvis vi ikke har med oss arbeidstakerne på laget. Og for å vite hva status er, må du tørre å spørre. Og du må ha rom for å prioritere nødvendige tiltaket slik at arbeidsmiljøet også henger med når endringen iverksettes.

Bygge tillit

Du er avhengig av de ansattes tillit – tillit til at endringen er nødvendig. Tillit bygges opp gjennom kontinuerlige tilbakemeldinger.

Målet er ikke bare å komme i mål med endringen – men at arbeidsmiljøet også skal ivaretas under og etter. Og at man også etter endringen er en attraktiv arbeidsgiver som arbeidstakerne ville anbefalt til en venn – selv om endringen treffer en arbeidstaker hardt.

Seks tips i endringsprosesser

1. Skap forståelse for behovet for endring og oppnå felles virkelighetsforståelse. Hvor ønsker virksomheten å være når endringen er iverksatt?
2. Ikke bryt etablerte rutiner og samarbeidsfora
3. Etablér påvirknings- og medvirkningsarenaer  
4. Ikke hopp bukk over prosess  
5. Kartlegg: Skaff deg oversikt over forhold av betydning for arbeidsmiljøet – før, under og etter endring
6. Ikke mist fokus på det løpende HMS-arbeidet og prioriteringer. Legg en plan for å sikre overholdelse og hva som skal prioriteres/ikke prioriteres.