Nå kan du kaste regnskapspapirene

Fredag ble nye endringer i bokføringsloven vedtatt av Kongen i statsråd. De viktigste endringene er:

1) Du trenger ikke lenger skrive ut pliktige regnskapsrapporter

2) Du kan nå velge å erstatte alle fysiske regnskapspapirer med digital lagring

Pliktige regnskapsrapporter
Tidligere har det vært et krav om at spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering skulle utarbeides (skrives ut) for hver periode med pliktig regnskapsrapportering. Nå er dette endret til at den bokføringspliktige skal være i stand til å utarbeide dem, såfremt regnskapssystemet gir mulighet for betryggende lukking av regnskaperioder (låses for endring eller sletting av bokførte opplysninger i tidligere perioder).

Endringene gjelder alle spesifikasjoner nevnt i bokføringslovens § 5 (f.eks. vedr. kunder, leverandører, mva og lønn).

Papir eller elektronisk?
Bokføringsreglene har vært til dels uklare rundt spørsmålet om det er full adgang til å velge å oppbevare materiale elektronisk. Dette klargjøres i den nye lovteksten.

Man kan altså velge å kaste alle papirdokumenter hvis man oppbevarer materiale elektronisk i henhold til øvrige krav i lov, forskrift og god bokføringsskikk.

Det eneste unntaket er utleggsbilag som dokumenterer refusjoner til ansatte som for eksempel reiseregninger, privat abonnement på bredbånd eller middag med kunder. Disse originalbilagene må fortsatt oppbevares.

Men hva er egentlig kravene til digital lagring?
Det viktigste kravet er at oppbevaringsmåten skal opprettholde lesekvaliteten i hele oppbevaringsperioden, uavhengig av format eller medium. Det er ikke listet opp hvilke konkrete elektroniske medier som godtas, men det er nevnt eksterne harddisker, minnepenner, CD og DVD.

Husk også at det originale regnskapsmaterialet på papir ikke kan kastes før du er helt sikker på at opplysningene er overført til et elektronisk medium og at det foreligger en sikkerhetskopi.

Hvor lenge må opplysningene lagres?
Kravet om at bokførte opplysninger som i «utgangspunktet er tilgjengelig elektronisk skal være tilgjengelig elektronisk i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt» er ikke nytt, men konkretisert. Formålet med denne bestemmelsen er at de bokførte opplysninger skal være tilgjengelige for etterkontroll, fortrinnsvis gjennom overføring til analyseverktøy på data. Det er ikke tilstrekkelig å lagre opplysningene i en pdf-fil.

Hva er bakgrunnen for endringene?
I november 2007 fikk Norsk Regnskapsstiftelse (NRS) ved Bokføringsstandardstyret (BSS) i oppdrag av Finansdepartementet å gjennomgå bokføringsregelverket for å vurdere behov for endringer. Resultatet av denne gjennomgangen er overlevert departementet i form av tre delrapporter:

- Delrapport I: Godkjenningsordning for kassasystemer
- Delrapport II: Forslag til endringer i bokføringsloven og bokføringsforskriften
- Delrapport III: Forslag til endringer i bokføringsforskriften

Godkjenningsordningen for kassasystemer, som vil medføre strengere krav til kassaapparater, er ventet å tre i kraft 1. juni 2014. Ordningen vil medføre omfattende endringer i bokføringsregelverket, samt
en ny lov om kassasystem.

De fleste endringene i bokføringsloven, delrapport II, trådte i kraft 1. juli 2012. I tillegg kom noen av endringene fredag forrige uke.

Endringene som foreslås i delrapport III er ikke vedtatt ennå. Når dette vil skje er foreløpig usikkert, men departementet har uttalt at de prioriterer dette.