Vær forsiktig ved kontroll av arbeidstakerne

Arbeidstakere setter i økende grad igjen digitale spor etter seg på jobben. Bruk av adgangskort, kameraer i lokalet, innsyn i e-post og tidsregistrering er bare noen eksempler på kontrolltiltak som er ganske utbredt i arbeidslivet.

For arbeidsgivere som ønsker å kontrollere arbeidstakerne er imidlertid regelverket strengt. Det sier Infotjenesters juridiske HR- og ledelsesrådgiver Ragni Myksvoll Singh.

Arbeidstilsynet, Datatilsynet og Petroleumstilsynet har i samarbeid med partene i arbeidslivet laget en ny veileder for å hjelpe arbeidsgivere til å følge regelverket.

- Et grunnleggende prinsipp er at alle har krav på personvern og privatliv - også på jobb. Den nye veilederen skal gjøre det enklere å sikre at vilkårene for å iverksette kontrolltiltak er tilstede, og at bruken er i samsvar med regelverket, sier fungerende direktør Borghild Lekve i Arbeidstilsynet.

Må ha saklig grunn

Et hvert kontrolltiltak på arbeidsplassen må være saklig begrunnet. Det innebærer at tiltaket må ha et formål som er forankret i virksomheten og som i seg selv er saklig. I tillegg må det foreligge saklig grunn overfor den enkelte ansatte som skal kontrolleres. Et og samme tiltak kan derfor være saklig overfor en arbeidstaker eller arbeidstakergruppe, mens det ikke vil være tilstrekkelig saklig overfor andre

- I forarbeidene er et flyselskap sin saklige grunn til å pålegge tilfeldig rusmiddeltesting av flyverne brukt som eksempel. At dette er saklig grunn for flyvere innebærer ikke nødvendigvis at det foreligger grunnlag for å pålegge kontorpersonalet den samme kontrollen, sier Myksvoll Singh.

Et ytterligere moment i vurderingen av om kravet til tilstrekkelig saklig grunn er oppfylt, vil være om det aktuelle formålet kan ivaretas på annen, og mindre belastende måte enn gjennom kontrolltiltak.

Ikke uforholdsmessig inngrep

I tillegg til at kontrolltiltaket skal ha saklig grunn, må det ikke innebære en uforholdsmessig belastning for arbeidstaker. Om tiltaket er uforholdsmessig belastende må vurderes i hvert enkelt tilfelle.

- I denne vurderingen må det blant annet tas stilling til hvor viktig tiltaket er for virksomheten, hvorvidt kontrolltiltaket er vedvarende og eller enkeltstående, hvordan kontrollen skal gjennomføres og i hvilken grad arbeidsgiver har sikret begrenset tilgang til de data som fremskaffes gjennom kontrolltiltaket, sier Infotjenesters jurist.

Det er også et krav at kontrolltiltaket skal stå i rimelig forhold til det virksomheten ønsker å oppnå.

- Ved forholdsmessighetsvurderingen vil det ikke være tilstrekkelig å vurdere det enkelte tiltak for seg; også summen av kontrolltiltak vil være relevant. Et kontrolltiltak som isolert sett er saklig og forholdsmessig, vil likevel kunne bli ansett som ulovlig dersom tiltaket medfører at den forsvarlige tålegrense for arbeidstakerne eller arbeidsmiljøet som sådan blir overskredet, heter det i forarbeidene.

Drøfte og informere

I forkant av innføringen skal kontrolltiltakene drøftes med tillitsvalgte. Drøftingen innebærer ikke at de ansatte kan sette ned foten, men at de har rett til å komme med sine innspill før beslutningen tas.

- Videre stilles det krav om at ansatte som blir berørt av kontrolltiltaket skal informeres om formålet med tiltaket, praktiske konsekvenser, hvordan det vil bli gjennomført og hvor lenge det er antatt å vare, sier Myksvoll Singh.

Må evalueres underveis

Underveis må tiltakene som iverksettes evalueres jevnlig. Det er ikke fastslått nøyaktig hva jevnlig innebærer. Hvor ofte kontrolltiltaket skal evalueres bør derfor avgjøres i forbindelse med drøftingen i forkant.

- Kravet om jevnlig evaluering henger sammen med de øvrige kravene til å innføre kontrolltiltak. Det er et krav at vilkårene til enhver tid er oppfylt, ikke bare i forbindelse med innføringen. Hvis kriteriene ikke lenger er oppfylt må kontrolltiltakene avvikles, sier Ragni Myksvoll Singh.

Her finner du den nye veilederen om kontroll og overvåkning i arbeidslivet