Håndbok for ledere

I denne videoen vil du få en innføring i hvordan du bør informere teamene dine. Dette bør hjelpe deg å forstå: 

• Fordelene med å kontinuerlig arbeide med engasjement
• Hvorfor det er viktig å involvere og forklare 

Bli kjent med undersøkelsene

• Besvar alle spørsmålene i pulsen selv, og bli kjent med hvilke pulser som er planlagt. Følg også med på antall besvarelser som gjøres. 
• Forklar hensikten med pulsen, og hvordan du vil følge oppresultatene.
• Vær sikker på at pulsen er rett satt opp og fungerer, slik at du får mest mulig tilbakemeldinger.
• Send en påminnelse til dine ansatte, om at de kan benytte mobil app eller nettsider for å besvare spørsmålene.

Analyser resultatene før du deler de med teamet ditt

• Få en god rutine på å gå igjennom og analysere resultatene, så fort som mulig etter pulsen stenges. Spør deg selv: Er det noe som skiller seg ut? Er vi på rett vei? Hvorfor/Hvorfor ikke?  
• Se på spredningen av resultatene. Er det samlinger i besvarelsene? Fokuser uansett på gjennomsnittet når resultatet diskuteres.

Rådfør deg internt om det er nødvendig

• Sjekk med andre ledere eller kolleager om deres resultater. Kan dere lære noe av hverandre?
• Har du resultater som er vanskelig å ta videre, be om hjelp fra din leder, en kollega eller noen fra HR. Det kan være enklere å gå videre med når du har støtte fra andre. 

Diskuter resultatene i gruppa

• Velg ut 1-2 spørsmål som du presenterer til teamet. Hva er deres umiddelbare reaksjon?
• Referer til de positive and negative resultatene.
• Spørsmål med positive resultater: Erkjenn resultatene, og diskuter hvordan man kan fortsette med gode resultater.
• Spørsmål med negative resultater: Ha en åpen dialog om hva man kan lære av resultatene, og forbedre dem. Vær inspirerende og fokuser på hva som kan forbedres. Hva vil dere oppnå, og hvordan komme dit? Les flere tips i guiden "Hvordan kommunisere overordnede resultater fra &frankly".

Vær åpen og ærlig

• Vær åpen og ærlig om resultatene, og være tilgjengelig for teamet om de har oppfølgingsspørsmål. 
• Husk at hele teamet er delaktig i resultatet, ikke bare du som leder. Forsøk å se på dette som noe man kan lære av, og ha en god dialog om. Ikke ha hastverk med å finne løsninger og tiltak - la teamet få bruke den tiden de trenger for å komme med tanker og innspill.

Sett opp oppfølgingsmøter om nødvendig

• Er det et spesielt tema som stadig dukker opp? Sett sammen en liten gruppe ansatte, som kan diskutere mulig løsninger. De kan for eksempel finne tiltak som kan gjøres av de ansatte, av lederen eller bedriften.
• Er det utfordringer du ikke finner noen løsning på, eller at man ikke klarer å komme videre? Legg det til side, og forsøk å diskutere det på nytt ved en senere anledning.

Du kan også sjekke ut denne videoen: Se video her.

Denne artikkelen vil hjelpe deg å med forberedelser og struktur på ditt neste teammøte. 

1. Del resultatene med teamet, ved å bruke startsiden i &frankly: Start > Dashboard eller Resultater > individuelle spørsmål

2. Start med å studere resultatene sammen, fokuser på gjennomsnittet (istedet for spreningen av svarene). Husk å sette fokus på de gode resultatene. Det er viktig å feire dette, da det vil styre teamet fremover.

3. Se på de svake resultatene, og spør åpne spørsmål og avgjør hvilke tiltak som kan være relevante. 
- Hva tenker vi om disse resultatene, som et team?
- Hvilke faktorer tror vi kan påvirke disse resultatene?
- Hva kan vi gjøre for å komme videre?

4. Oppsummer hva der ble enig om i møtet. Dette vil gjøre utfallet av diskusjonen mer konkret, og evt misforståelser vil kunne korrigeres. Oppsummer hva dere skal fortsette med, hva som kanskje bør endres, og hva dere bør slutte med. Dere trenger ikke jobbe med alle spørsmålene på en gang, ta ett av gangen for å komme i gang.

5. Følg opp tiltakene som ble gjort i neste møte, følg med på trender i resultatene for avdekke om teamet beveger seg i riktig retning.

Eksempler på hvorfor du får dårlige resultater:

• Stemningen i teamet er dårlig. Hvordan skal vi som gruppe få bedret stemingen i teamet? Er det noe vi kan bli bedre på? Kan vi hjelpe hverandre? Spør gjerne hvordan de ansatte har det, for å vise at du som leder bryr deg om alle i teamet.
   
• Målet er uklart. Er det noe vi må få klarhet i eller konkretisere for å få bedre forståelse om bedriftens mål? Vet vi hvordan vi kan oppnå bedriftens mål, og kan vi lage tilsvarende mål for teamet?
   
• Anerkjennelse i teamet er dårlig. Hvordan kan vi bli flinkere til å feire suksess i teamet? Hva bør vi gjøre? Hva er vår styrke?
   
• Dårlig trivsel i teamet. Hvordan unngå negativt stress teamet? Trenger vi å flytte på ressurser? Kan vi hjelpe hverandre? Er prioriteringene våre rett?

Gruppe eller en-til-en?
Om det er resultater du mener er mer nyttig å diskutere en til en, kan du ta opp disse temaene (ikke resultatene) på disse møtene. For eksempel, om du ser at du scorer dårlig på utviklingsmuligheter i teamet, kan det være naturlig å spørre om personen har ønsker om videre utvikling på en-til-en møtene.

Resultater om lederskap
Om du har fått dårlige resultater på lederskap, men ikke er klar for å diskutere dette med teamet ennå, be om støtte fra andre i bedriften, eksempelvis noen fra HR eller en god kollega på hvordan du kan forbedre resultatene.

Om du er klar til å diskutere dårlige resultater på ditt lederskap med teamet, anbefaler vi at du er så åpen og imøtekommende som mulig og se på alle tilbakemeldinger som en gave. Om det er noen som ønsker å komme med flere kommentarer og innspill, spør gjerne tilleggsspørsmål. Om det er noen som blir ukomfortable, stopp opp og ikke gjør det ukomfortablet eller skap dårlig stemning.  Det er viktig at teammedlemmene føler seg trygge på at de kan komme med tilbakmeldinger, og det er viktig å ikke åpne opp for dette temaet om du ikke er klar til det. .Forsøk å avslute møtet i en god stemning, selvom det kan være et tungt tema. Om det ikke fungerer, be om hjelp fra andre i bedriften.

Lykke til med å diskutere resultatene fra &frankly med teamet ditt!

Hva engasjerer på arbeidsplassen? Hvordan kan du som leder jobbe for å øke engasjementet? Se svarene i denne håndboka.

I håndboka finner du:

• En introduksjon til hvorfor engasjement er viktig
• Et rammeverk til hvordan jobbe med engasjement
• Forslag til tiltak som kan gjøres for å øke engasjementet

Hvem kan ha nytte av håndboka?
Denne er nyttig for alle som vil lære mer om engasjement, og forstå hvor viktig det er å jobbe med.

Hvorfor er det viktig å fortelle om hensikten med pulsen?
Dersom hensikten med pulsen er kommunisert på en åpen og ærlig måte, vil det mest sannsynlig engasjere medarbeiderne. Og ikke bare det; de vil antakerligvis også svare mer ærlig på spørsmålene. Om man kjenner hensikten, vil spørsmålene bli enklere å forstå og besvare. I tillegg vil mulige tiltak understøtte hensikten.

Legg til hensikten med pulsen
Når du lager din egen puls i &frankly, kan du legge til hensikten og en beskrivelse. Under navnet på pulsen, finner du et felt hvor du beskriver dette. Til høyre for pulsens navn, finner du en dropdownliste med språk.

Legg inn beskrivelsen av pulsen når det står "Language" til høyre i menyen. Dette vil være standardversjonen. Om du vil legge inn beskrivelsen på flere språk, velg rett språk i menyen og legg inn beskrivelsen. 

Husk å alltid ha en standard versjon av navn og beskrivelse. Vi anbefaler at denne er på engelsk. 

Hensikten med en puls: tre eksempler  

Eksempel 1: Følge utviklingen i organisasjonen
Hensikten med pulsen er å se utviklingen av engasjementet i organisasjonen. Spørsmålene vil bli sendt ut en gang i kvartalet. Resultatet vil presentert, og det forventes at dette diskuteres i teamet.

Eksempel 2: Få mer informasjon om et område
Hensikten med spørsmålene er å få bedre kunnskap om hvorfor vårt stressnivå øker. Resultatet vil bli diskutert på neste teammøte.

Eksempel 3: Oppfølging på et tiltak
Spøsrmålene er ment som oppfølging på tiltakene vi iverksatte etter møtet i uke 36. Resultatene vil bli diskutert på neste teammøte.

Hvordan vises beskrivelsen til brukerne?
Når brukerne logger seg inn for å besvare spørsmål, vil beskrivelsen bli synlig i informsjonsknappen på venstre side av spørsmålet. Husk å opplyse brukerne om denne knappen, dersom du har viktig informasjon du vil at de skal ha før de besvarer spørsmålet.

Slik vil det se ut å nettsidene: 

Slik ser det ut i mobilappen:

Som leder i &frankly, kan du opprette og planlegge pulser til gruppene du er eier av - rettighetene er avhengig av innstillinger satt av din bedrift. Du kan benytte alle &franklys pulser, eller opprette egne spørsmål og pulser.

Merk at noen bedrifter velger at lederne ikke skal kunne planlegge pulser. Om du ikke har tilgang til planleggingssidene, spør din administrator.

Det er vanligvis &frankly administrator som angit hvilke grupper og resultater du skal ha tilgang til å se.

Som leder, har du vanligvis tilgang til egne svar, resultatene til gruppene du er eier av (eller har leserettigheter til), og noen ganger også aggregerte resultater for bedriften.