Vellykket offboarding gir et bra employer brand

At introduksjonen av en nyansatt er viktig forstår de fleste arbeidsgivere. Men mange ganger er man ikke like nøye når noen skal slutte, tross at det også er betydningsfullt. Avslutningen påvirker nemlig hvordan du oppfattes som arbeidsgiver og har innvirkning på bedriftens merkevare. Feiler du i håndteringen kan det få større konsekvenser enn man skulle tro. 

Gjensidig forståelse

Det kan være mange ulike anledninger til at en ansatt slutter. Uansett om det skjer av egen vilje eller fordi den ansatte er oppsagt, er det sjelden noe arbeidsgiver egentlig ønsker. Uavhengig av de bakenforliggende årsaker er det viktig at det blir en positiv opplevelse, og derfor er det all grunn til å sikre at oppsigelsen skjer planlagt og strukturert i samarbeid med medarbeideren.

Hvordan få til det?

Hva må du tenke på for å få en så bra avslutning – offboarding – som mulig?

Ta det ikke personlig om den ansatte sier opp, det er naturlig. Om det ikke er mange som slutter samtidig – da kan det være grunn til selvransakelse. 

Selv om en ansatt sies opp mot sin vilje kan han eller hun forlate virksomheten med en positiv følelse. Sjansen for det øker hvis avslutningen håndteres strukturert og profesjonelt. Du som arbeidsgiver eier offboardingprosessen, men planlegg den sammen med den som skal slutte. Det handler om oppsigelsestid, håndteringen av overlevering til kolleger, når og hvordan nyheten skal kommuniseres, skriving av attest og hvordan den ansatte ønsker å takkes av. 

Ting som oppsigelsestid og sluttpakke er ofte selvsagte. Utover dette finnes en oase av tekniske problemstillinger. Mailkonto, tilgang til kundebase, HR-system og mobilabonnement er blant tingene som skal avsluttes. Alle nøkler skal overleveres, både fysiske og digitale. Det kan bli skjebnesvangert om en tidligere ansatt kan logge inn på nettverket og få tilgang på sensitive opplysninger etter opphør av arbeidsforhold. 

Sørg for at den som er ansvarlig på HR har kontroll på prosessen og meddeler IT om hvilke tilganger som skal fjernes når!

Det er lurt å ha en ferdig plan og digital sjekkliste for offboarding så HR slipper å finne opp hjulet hver gang. I en slik plan er det klargjort hvilke aktiviteter som må gjennomføres og hvilke avdelinger eller personer som er ansvarlige for hva. 

Simployer Offboarding gir deg et dashboard der HR og respektive ledere trinnvis tas gjennom de ulike oppgavene som følger med en avslutning av arbeidsforhold.

Avslutningssamtale – for å dele innsikt og erfaring

Før siste arbeidsdag er det bra med en avslutningssamtale mellom sjefen og den som skal slutte der dere i ro og mak går gjennom tiden i virksomheten. Det skaper en positiv avslutning. Samtidig kan virksomheten få verdifull innsikt som gir en mulighet til å utvikle sjefer, kulturen og organisasjonen. 

Det bør også være mulig for medarbeideren å gi anonyme tilbakemeldinger eller snakke med noen andre enn sjefen, da visse synspunkter kan føles vanskelig å fremføre til sjefen.