Koronaledelse: Hold hodet kaldt og hjertet varmt

Koronakrisen kan deles i ulike faser, og hva HR bør fokusere på varierer med hvor i krisen man befinner seg.

Aud Brouwer, tirsdag 9. juni 2020

Lesetid: 5 Minutter

Hvilken fase av koronakrisen befinner din bedrift seg i? Hva hvis det kommer en ny smittebølge og Norge ikke stenger ned? Vi mener det er fire faser som kan sette det hele i et HR-relatert perspektiv.

Se gratis webinar fra 8. juni i opptak: Koronasituasjonen sett fra et HR-perspektiv - veien tilbake mot den nye normalen. Artikkelen du nå leser bygger på dette webinaret.

Bransjene i arbeidslivet er i ulike faser nå. I transport og reiseliv er det fortsatt full krise. NAVs ledighetstall for ulike yrkesgrupper viser at ledere, butikkansatte og serviceyrker er i full gang igjen. For ansatte innen industri og kontor er situasjonen noe avventende, mens helse, skole og byggenæringen har vært relativt sett minst påvirket.

Lederne og de ansatte i et stort antall bransjer er i stor grad tilbake i jobb, viser NAVs tall for 9. juni. Mens blant ingeniører og IKT er ledigheten fortsatt 61 % av toppen i starten av april, noe som understreker alvorligheten i krisen i oljebransjen.

Vi erfarer at den kaotiske tilstanden som oppsto når Norge stengte, har roet seg. Ledere er tilbake for å håndtere nå-situasjonen, og mange virksomheter er også opptatt av at de langsiktige planene ikke stopper opp.

I vår undersøkelse, blant eksisterende kunder, hadde 42 % av bedriftene permitterte ansatte. Mange har store utfordringer, noen går det bedre med, men lever fortsatt med usikkerhet en god stund til, mens over 50 % har alle ansatte i jobb.

Resultat av kundeundersøkelse mai 2020 med 150 respondenter. Merk: Ingen respondenter fra reise- og uteliv, kultur og idrett.

På hvilken måte kan HR jobbe seg mer metodisk igjennom de ulike fasene på veien fra sjokk til seier?

Fase 1: Sjokk ➡ ️Få kontroll

Det handler mye om å få tak i informasjonen krisestaben trenger. Når man skal prøve å få kontroll på situasjonen, er det viktig å skaffe seg fakta samtidig forebygge uønsket støy. I denne fasen er det ofte få personer i organisasjonen som må holde styring og kontroll. Det er stor belastning på få ressurser, som oftest i HR og toppledelse. At ansatte har tilgang til selvbetjente løsninger, kan være avgjørende for å lette dette arbeidet.

I en kundeundersøkelse fremkommer disse punktene som svært viktige HR-oppgaver i sjokkfasen:

Sikre korrekte organisasjonsdata
Kontroll på ulike typer fravær
Sørge for faste og jevnlige møtepunkt med organisasjonen
Identifisere hva man må gjøre – og hva man kan gjøre
Enhetlig og tilgjengelig informasjon til ansatte

Vi spurte så hvilke løsninger virksomhetene anså som viktige støtte system nettopp for en slik situasjon. Dette kom opp som de viktigste for å sikre informasjon og kontroll:

Fase 2: Svar ➡ Iverksette tiltak

Når virksomheten har en viss kontroll, vil man raskest mulig forsøke å tilpasse seg den nye og nærmest akutte situasjonen. Nå må flere ledere på banen for å sikre driften, bemanning og oppfølging av medarbeidere. For svært mange må dette skje i uvante former, for eksempel i form av fjernledelse og i digitale rom. I tillegg kan prosessene som skal gjennomføres i seg selv være både nye og vanskelige.

Mange har en ustabil og uforutsigbar tid i møte. I denne fasen er det særdeles viktig å utøve lederskap som viser både tydelighet og omsorg.

Ha fokus på oppgaver som må utføres:

Få ledere i gang og legge til rette for fjernledelse
Sikre virksomheten med rett bemanning
Kunne foreta interne organisatoriske endringer - digitalt
Forebygge og evt. håndtere vanskelige samtaler
Lederskap - balanse mellom tydelig krav og vise empati
Vær påpasselig med å følge lovverk og retningslinjer
Sikre etterrettelighet på prosesser som utføres
Sørge for at verneombud og HMS ansvarlige er involvert

Også her undersøkte vi viktigheten rundt løsninger for å sikre god støtte for å iverksette ulike tiltak.

Fase 3: Strategi ➡ Se fremover

Så snart man er i stand til det, bør blikket rettes fremover. Det er viktig å tilstrebe en forutsigbarhet, legge til rette for normal virksomhet, men også være føre var. Etter en krisefase kan det være nødvendig å evaluere og oppdatere sin HR-strategi. Står den seg i en krisesituasjon, eller bør den sees på med et bredere blikk for sikre at den er bedre rustet?

Selve prosessen med å etablere, utvikle og evaluere en HR-strategi, kan være like mye verdt som selve resultatet. Det er gjennom prosessen med involvering av flere - mye av forankringen skjer.

HR-strategien skal fungere som et styringsverktøy – være seg i krise, i normal drift eller i vekst situasjon. Det skal si noe kultur og verdier, og noen er kanskje også mer konkret på ønsket organisasjonsform, kompetanse, forhold rundt GDPR, HMS, arbeidsverktøy også videre.

Eksempler i kjølvannet av fase 2 og i strategifasen:

Skaff deg innsikt om situasjonen i organisasjonen
- Medarbeider-/HKI-undersøkelser
- 1-1 samtaler og samtaler med team

Skaff deg innsikt om forretningen og strategien videre
- HR må koble seg på økonomien

Definere eller evaluere HR-strategien
- Hvordan støtte opp under forretningsstrategien

Fase 4: Seier ➡ Den "nye normalen"

Hvordan vil den nye normalen være? Hva er endret etter korona-situasjonen, og hvordan skal vi møte denne? Hva er mindre og mer viktig nå til forskjell fra før mars 2020?

Før korona-situasjonen var digitalisering som følge av den 4. industrielle revolusjon på agendaen til mange virksomheter. Med stor sannsynlighet vil dette skyte enda mer fart etter korona. Mange organisasjoner ble nærmest digitalisert over natten, og kan ha tatt et kvantesprang for å få fortgang på ytterligere digitalisering av virksomheten.

Josh Bersin (Global HR analytiker) refererer til Covid-19-pandemien og som følge av denne oppsto "The Big Reset", og koblet dette til Maslows behovspyramide:

Det store spørsmålet er; når er vi tilbake der vi var, og hvor store forskjeller vil det være i ulike bransjer. Det vet vi ikke per nå. Vi vet heller ikke hvor store forskjeller vi vil merke på tvers av land.

Figurene nedenfor er hentet fra studier gjennomført av Josh Bersin, og hvor Norge kan kjenne igjen flere HR trender presentert i den grønne skyen:

Hvordan vil så den nye normalen bli? Forutsetningene som ligger til grunn i figuren lenger ned (den røde skyen), tilskrives langt høyere smitte- og dødstall enn hva vi opplever i Norge.

Men, til tross for dette er det flere elementer (merket med blå sirkel) som vi må ta høyde for nå og som kan øke i viktighet ved en eventuell ny bølge av pandemien.

Ut over dette antas det at sterke trender og behov vi så før korona, vil fortsatt være gjeldende eller være forsterket også etter korona.