FAQ Forvaltning av medarbeidere

1. Du må være innlogget i Simployer.

2. Gå til Meny - Min ferie. 

3. Klikk på plusstegnet til høyre for FERIE. 

4. Fyll ut søknaden og klikk Lagre. 

5. Du vil motta et varsel når lederen din har godkjent eller avslått søknaden.

Er du fremdeles usikker? Klikk her, så vil Simployer vise deg hvordan dette gjøres i systemet. 

Ansattes ferie er ikke ansett som sensitiv informasjon, og derfor er godkjent ferie tilgjengelig for hele organisasjonen på tvers av alle enheter. 

Når man entrer et nytt år, vil ikke ubrukte feriedager automatisk overføres til det nye året. Bruker/administrator må manuelt overføre gjenstående feriedager fra et år til et annet. 

Bruker overfører feriedager slik:  

1. Du må være innlogget i Simployer. 

2. Gå til Meny - Om meg - Min ferie. 

3. Klikk på Søk om overføring. 

4. Under feltet Fra fyller du inn året du ønsker overføre feriedager fra, og under feltet Til fyller du inn året du ønsker overføre dager til. 

5. Fyll inn antall dager du ønsker overføre og klikk Lagre. 

Er du fremdeles usikker? Klikk her,  så vil Simployer vise deg hvordan dette gjøres i systemet. 

1. Du må være innlogget i Simployer. 

2. Gå til Meny - Min virksomhet - Min avdeling. 

3. Klikk på Ferieoversikt i menyen til venstre. 

Ansatte har tilgang til å se ferie for hele organisasjonen. Brukere finner ferieoversikten på samme måte som beskrevet over for alle avdelinger i Simployer. 

1. Du må være innlogget i Simployer.

2. Gå til Meny - Min fri & permisjon. 

3. Klikk på plusstegnet til høyre for FRI & PERMISJON.

4. Fyll ut søknaden og klikk Lagre. 

5. Du vil motta et varsel når lederen din har godkjent eller avslått søknaden.

Er du fremdeles usikker? Klikk her, så vil Simployer vise deg hvordan dette gjøres i systemet. 

Når man entrer et nytt år, vil ikke ubrukte feriedager automatisk overføres til det nye året. Bruker/administrator må manuelt overføre gjenstående feriedager fra et år til et annet. 

Administrator overfører feriedager slik: 

1. Du må være innlogget i Simployer. 

2. Gå til Meny - Behandle - Ferie. 

3. Klikk på Juster feriedager i menyen til venstre. 

4. Klikk på Overfør gjenstående feriedager. 

5. Velg ansatte du skal overføre feriedager for. Når du klikker Lagre, vil gjenstående feriedager overføres fra foregående år til dette året. 

Administrator kan også overføre feriedager for brukere på samme måte som beskrevet under "Overføre feriedager - vanlig bruker".

Skal du justere totalt antall feriedager ansatte har, gjør følgende: 

1. Du må være innlogget i Simployer. 

2. Gå til Meny - Behandle - Ferie. 

3. Klikk på Juster feriedager i menyen til venstre. 

4. Klikk på Justér feriedager. 

5. Velg hvilket år justeringen skal gjelde for. Skal brukeren ha flere feriedager skriv inn antall dager vedkommende skal ha ekstra. Hvis brukeren skal ha færre feriedager, fyll inn antall dager som skal trekkes fra med negativt fortegn foran. 

6. Fyll inn navnet på brukeren og klikk Lagre. 

Er du fremdeles usikker? Klikk her, så vil Simployer vise deg hvordan dette gjøres i systemet. 

Administrator finner ferieoversikten til organisasjonen under Meny - Behandle - Ferie - Vis ferieplan. 

Leder har ikke tilgang til "Vis ferieplan-siden". De finner avdelingens ferieoversikt slik: 

1. Du må være innlogget i Simployer. 

2. Gå til Meny - Min virksomhet - Min avdeling. 

3. Klikk på Ferieoversikt i menyen til venstre. 

4. Huk av for Vis ubehandlede hvis du ønsker inkludere ubehandlede feriesøknader. Du kan også huke av for Inkluder underavdelinger hvis du ønsker ferieoversikten for avdelinger nedover i organisasjonsstrukturen deres. 

For å legge til ny permisjonstype, gjør følgende: 

1. Du må være innlogget i Simployer.

2. Gå til Meny - Behandle - Administrasjon.

3. Klikk på Faste registre - Fraværstyper i menyen til venstre. 

4. Klikk så på plusstegnet til høyre for FRAVÆRSTYPER. 

5. Fyll inn info og klikk Opprett og lukk. 

Nå skal den nyopprettede fraværstypen dukke opp som alternativ når man søker om fri & permisjon. 

For å få deaktivert vedkommende må du slette fremtidige feriesøknader. Dette gjelder både godkjente og avslåtte søknader. Når det er gjort skal du få deaktivert personen.

For å gi den ansatte tilgang til modulen, gjør følgende: 

1. Du må være innlogget i Simployer og ha rollen Ferieadministrator eller Personaladministrator.

2. Søk opp den ansatte og klikk på Ferie - Innstillinger i menyen til venstre. 

3. Sett innstillingen Gi tilgang til ferie til grønn.

1. Du må være innlogget i Simployer.

2. Tildel deg selv rollen Ferieadministrator for ferievarslinger og Fri & Permisjonsadministrator for fraværsvarslinger.

3. Gå til Meny - Behandle - Systeminnstillinger.

4. Klikk på Moduler - Ferie/Fri og permisjon i menyen til venstre.

5. Sett innstillingen "Send melding til ferieadministrator/fri & permisjonsadministrator" til Ja.

Da må du ha rollen som Ferieadministrator. Det åpner for tilgang til feriefanen når du er inne på en bruker sin profil.

For å se feriesøknader må du gå til Meny - Behandle - Ferie - Administrer ferie.

Ønsker du varsel om feriesøknader går du til Meny - Behandle - Systeminnstillinger - Moduler - Ferie. Sett innstillingen "Sende melding til ferieadministrator" til Ja.

Leder eller administrator kan gå inn på den godkjente ferien og klikke på Endre. Klikk så på den røde Slett-knappen nederst i boksen som dukker opp. Den ansatte kan ikke slette egen ferie så lenge den er godkjent.

Å registrere et sykefravær i Simployer fungerer som en egenmelding. Man behøver ikke registrere annen informasjon enn å fylle ut feltene tilknyttet registrering av sykefravær. 

Det er opp til virksomheten selv å avgjøre om brukere skal få registrere sykefravær selv eller om leder/administrator skal gjøre det. Hvis du mangler muligheten til å registrere eget sykefravær, undersøk hvilke rutiner dere har vedrørende dette ved å kontakte lederen/administratoren deres i Simployer. 

En vanlig bruker i Simployer har ikke tilgang til å avslutte eget sykefravær. Leder eller administrator må gjøre dette. Den ansatte melder seg tilbake på jobb i Simployer, deretter må leder/administrator avslutte sykefraværet. 

For å slette et sykefravær i Simployer, må sykefraværet avbrytes før det kan slettes. Det gjør du slik: 

1. Du må være innlogget i Simployer. 

2. Gå til Meny - Behandle - Sykefravær. 

3. Klikk på Alle sykefravær i menyen til venstre. 

4. Klikk så på sirkelen med tre prikker i - Behandle til høyre for det aktive sykefraværet. 

5. Klikk på sirkelen med tre prikker i - Avbryt sykefravær - Ja til høyre for overskriften til sykefraværet. 

6. Klikk på sirkelen med tre prikker i igjen - Slett sykefravær - Ja. 

Er du fremdeles usikker? Klikk her, så vil Simployer vise deg hvordan dette gjøres i systemet. 

Selv om en ansatt melder seg tilbake på jobb blir ikke sykefraværet automatisk avsluttet. Leder eller administrator må manuelt avslutte sykefraværet etter at den ansatte har meldt seg tilbake på jobb. Simployer anser ikke et sykefravær som avsluttet når det fremdeles har status "tilbake på jobb". Derfor vil leder fremdeles bli varslet om sykefraværet frem til det er avsluttet. 

Det er opp til virksomheten selv å avgjøre om brukere skal få registrere sykefravær selv eller om leder/administrator skal gjøre det. 

Ønsker dere at bruker skal melde seg selv syk i Simployer, må administrator skru på følgende innstilling: 

1. Du må være logget inn i Simployer. 

2. Gå til Meny - Behandle - Systeminnstillinger. 

3. Klikk på Moduler - Sykefravær - Tilgjengelighet i menyen til venstre. 

4. Sett innstillingen La ansatte registrere eget sykefravær til Ja. 

Obs. hvis dere har skrudd av muligheten for at anatte skal få registrere sykefravær selv, vil ikke heller administrator ha mulighet til å melde seg selv syk via deres personlige profil i Simployer. Administrator må da melde seg selv syk via Meny - Behandle - Sykefravær - Alle sykefravær - Registrer nytt sykefravær. Fyll inn eget navn og følg veiviseren. 

For å få registrere et sykefravær med sykt barn, må brukeren ha registrert barnet på profilen sin i Simployer.

Det gjøres slik: 

1. Du må være logget inn i Simployer. 

2. Gå til Meny - Om meg - Min info. 

3. Klikk på plusstegnet til høyre for Barn. 

4. Fyll inn info og klikk Lagre. 

Arbeidstakeren har rett på permisjon ved barns sykdom til og med kalenderåret barnet fyller 12 år. 

Dere endrer ansvarlig for et sykefravær i Simployer slik: 

1. Du må være innlogget i Simployer. 

2. Gå til Meny - Behandle - Sykefravær. 

3. Klikk på Alle sykefravær i menyen til venstre. 

4. Klikk på sirkelen med tre prikker i - Behandle til høyre for det aktuelle sykefraværet. 

5. Trykk på sirkelen med tre prikker i - Overfør ansvar til høyre for sykefraværets overskrift. 

6. Fyll inn navnet på ny ansvarlig og klikk Overfør. 

Er du fremdeles usikker? Klikk her, så vil Simployer vise deg hvordan dette gjøres i systemet. 

Det er også mulig å skru på en innstilling som automatisk overfører åpne sykefravær til ny leder ved endring av nærmeste leder. Den finner du slik: 

1. Gå til Meny - Behandle - Systeminnstillinger. 

2. Klikk på Moduler - Sykefravær - Sykefravær annet i menyen til venstre. 

3. Skru innstillingen "Automatisk overføre åpne sykefravær til ny leder ved endring av nærmeste leder" til Ja. 

For å registrere en sykmelding, gjør følgende:

1. Registrer et vanlig sykefravær først.

2. Klikk på sirkelen med tre prikker i til høyre for overskriften av sykefraværet. 

3. Klikk på Ny sykmelding. Fyll inn info om sykmeldingen. Skal sykmeldingen være gradert, endre til "gradert" under "sykmelding type". Fyll inn fraværsprosenten. 

4. Lagre. 

For å registrere en gradert sykmelding, må du først gå frem som om du registrerer en sykmelding på "vanlig" måte. Når vinduet for å fylle inn info om sykmeldingen dukker opp, endrer du til "gradert" under "sykmelding type". Her kan du fylle inn riktig fraværsprosent. 

Skulle du registrere ansattes sykefravær som egen sykdom, men har klart å registrere det som barns sykdom? Da kan du endre sykefraværstype slik: 

1. Du må være innlogget i Simployer. 

2. Finn frem til sykefraværet til den ansatte, og klikk Behandle på sykefraværet.

3. Dobbeltsjekk at du står på første punktet "Første fraværsdag" i lista til venstre. 

4. Klikk på pilen til venstre for Sykefravær registrert. 

5. Klikk deretter på sirkelen med tre prikker i - Endre som dukker opp til høyre i bildet. 

6. Du endrer sykefraværstype under "Type sykefravær". 

7. Klikk Lagre.

1. Du må være innlogget i Simployer.

2. Tildel deg selv rollen sykefraværsadministrator.

3. Gå til Meny - Behandle - Systeminnstillinger.

4. Klikk på Moduler - Sykefravær - Meldinger i menyen til venstre.

5. Sett innstillingen "Send melding til sykefraværsadministrator" til Ja.

Det finnes en innstilling for begge varianter.

Slik skrur du på innstilling for at ansatte kan registrere seg syk på dagen i dag: 

1. Gå til Meny - Behandle - Systeminnstillinger.

2. Klikk på Moduler - Sykefravær - Tilgjengelighet i menyen til venstre. 

3. Sett innstillingen "La ansatte registrere eget sykefravær" til Ja. 

Slik tilgjengeliggjør du sykefraværsregistrering tilbake i tid: 

4. Sett innstillingen "La ansatte registrere fravær tilbake i tid" til Ja. 

Det er verdt å nevne at sistnevne innstilling har noen begrensninger. Ansatte kan kun registrere sykefravær tilbake til det siste avsluttede sykefraværet de har registrert på sin profil.

Simployer tilbyr en Altinn-integrasjon som gjør at dere kan sende oppfølgingsplaner digitalt til NAV og lege, samt motta digitale sykmeldinger i Simployer fra Altinn. Dette vil spare dere for tidkrevende arbeid. Ønsker dere vite mer om Altinn-integrasjonen fyll ut skjemaet du kommer til ved å klikke her.

Hele Altinn-integrasjonen avhenger av dere har et virksomhetssertifikat installert i Simployerbasen deres. Bestillingen og installeringen av dette tar kundesenteret i Simployer seg av. Virksomhetssertifikatet er koblet opp mot organisasjonsnummeret deres i Altinn. For at Simployer skal få tilgang til å hente sykmeldinger i Altinn, må dere tildele virksomhetsbrukeren noen rettigheter i Altinn. Ettersom vi i Simployer ikke tilgang til deres Altinn-side, må dere tildele disse rettighetene selv. Typisk er dette rollen "Lønn og personalmedarbeider" og enkelttjenesten "Sykmelding". 

Om sykmeldinger:

Når det kommer inn en sykmelding i innboksen i Altinn vil Simployer hente denne i løpet av den første timen. Sørg derfor for å ikke arkivere sykmeldingen før du har sett at den er kommet inn i Simployer. Simployer vil ikke arkivere sykmeldingen etter at den er hentet. Det må dere gjøre selv i Altinn.

Om oppfølgingsplan:

Det er mulig å sende digital oppfølgingsplan direkte fra Simployer via Altinn til NAV/Lege. Integrasjonen fungerer slik at Simployer sender planen til Altinn, også sender Altinn den videre til NAV/Lege. Så lenge du klarer sende planen, og den har status som "utført" skal alt være i orden med integrasjonen. Du vil få feilmelding fra Simployer hvis det er noe som ikke er riktig med integrasjonen. 

Eksisterer det et åpent sykefravær på den ansatte fra før av, vil sykmeldingen automatisk koble seg til dette når sykmeldingen kommer fra Altinn og inn i Simployer. Leder eller administrator behøver derfor ikke behandle sykmeldingen i Simployer.

Eksisterer det ikke et åpent sykefravær på den ansatte fra før, vil sykmeldingen komme inn med status "ubehandlet". Dette fordi Simployer ikke er i stand til å automatisk opprette sykefravær for ansatte i forbindelse med Altinn-integrasjonen. Leder eller administrator må da inn og behandle sykmeldingen. Dere finner sykmeldingen ved å gå til Meny - Behandle - Sykefravær - Sykmeldinger (Obs, se til at du har satt Rolle til Min organisasjon øverst i høyre hjørnet). Huk av for Inkluder underavdelinger. Den ubehandlede sykmeldingen skal da dukke opp i lista. Klikk på Sirkelen med tre prikker i - Behandle til høyre for sykmeldingen. Du får så opp en rekke valg med hva du kan gjøre med sykmeldingen. Velg ønsket behandlingsmåte. 

Virksomhetsbrukerens brukernavn er simployer@deresorg.nr.. I feltet for å fylle inn organisasjonsnummer skal deres organisasjonsnummer registreres. Dette er det samme nummeret som står bak simployer@.

I forbindelse med fornyelse av virksomhetssertifikat, vil dere bli bedt om å gi ny virksomhetsbruker tilganger i Altinn. Ofte vil det ligge en virksomhetsbruker inne med tilganger fra før. Dette er den gamle brukeren som nå har utgått. Det betyr at nye tilganger må gis til ny bruker. Den nye brukerens brukernavn har gjerne en bokstav eller et tall bak organisasjonsnummeret deres. Eksempler på dette er: simployer@986419454a, simployer@986419454-1, simployer@986419454ny. Dette er for å differensiere gammel og ny bruker.

Obs. denne veiledningen forutsetter at sykmeldingen(e) som skal hentes ligger innboksen og ikke i arkivet i Altinn.

Det er mulig å kjøre en manuell synkronisering mellom Simployer og Altinn. For å gjøre dette må du først tildele deg rollen Altinn administrator, hvis du ikke besitter denne allerede. Gjør så følgende: 

1. Gå til Meny - Behandle - Administrasjon. 

2. Klikk på Altinn i menyen til venstre (dette menyvalget blir synlig når du har rollen Altinn administrator). 

3. Når du er inne i Altinnklienten, klikk Behandle bak avdelingen du ønsker kjøre en manuell synkronisering for. 

4. Klikk på Hent sykmeldinger, velg ønsket dato og klikk Hent sykmeldinger igjen. 

Det hender at sykmeldinger kommer inn med status "ukjent person" i Simployer. Dette skjer når personen sykmeldingen tilhører ikke har registrert personnummer på sin Simployerprofil. 

Det er dessverre ikke mulig å behandle sykmeldinger med status "ukjent person". Disse kan kun forkastes. Det betyr at sykmeldingen må registreres manuelt på brukeren. 

Så fort dere har fått registrert fødselsnummeret på personen, vil den neste sykmeldingen fra Altinn klare å kobles opp mot vedkommende.

Det er et par kriterier som må være oppfylt for at sykmeldingen fra Altinn automatisk skal koble seg til brukerens sykefravær. 

1. Personen må har fødslesnummer registrert på sin profil.

2. Brukeren må ha registrert et aktivt sykefravær for at sykmeldingen automatisk skal kobles til sykefraværet. Hvis ikke vedkommende har et aktivt sykefravær, finner dere sykmeldingen ved å gå til Meny - Behandle - Sykefravær - Sykmeldinger. Her vil sykmeldingen ligge med status ubehandlet og ved å klikke på sirkelen med tre prikker i til høyre for sykmeldingen kan dere behandle den. Dere kan for eksempel velge "Opprett et sykefravær basert på denne sykmeldingen". Da starter dere et sykefravær på vedkommende og sykmeldingen kobles automatisk til fraværet.

Simployer leter i innboksen til Altinn hver time. Hvis sykmldingen blir flyttet til arkivet i Altinn før Simployer sjekker/laster inn sykmeldingen vil ikke Simployer finne den i Altinn. Det er derfor viktig at dere undersøker om sykmeldingen har kommet inn i Simployer før dere arkiverer den i Altinn.

1. Du må ha rollen Altinn administrator. 

2. Når du besitter rollen, finner du sidene for å administrere Altinn-integrasjonen slik: Gå til Meny - Behandle - Administrasjon - Altinn. 

Ja, det fungerer helt fint. Vi anbefaler faktisk alltid å registrere sykefraværet med en gang den ansatte blir syk, da dette gjør at sykmeldingen automatisk knytter seg mot det aktive fraværet når den kommer over fra Altinn.

Vi har ingen integrasjon som sender innkallinger fra NAV til Simployer. Integrasjonen vår innbefatter kun henting av sykmeldinger fra Altinn og innsending av oppfølgingsplan fra Simployer til NAV.

Vi har per i dag ingen løsning for elektronisk signering av oppfølgingsplan, så den må skrives ut og signeres for hånd. Det er tenkt at vi skal utvikle digital signering av oppfølgingsplan ved en senere anledning, men vi har ikke satt noe tidspunkt for når dette blir.

Når det gjelder bilag som skal knyttes til utleggposter i Simployer anbefaler vi at bilder av bilagene tas via vår app. Logg inn på appen vår, gå til "Mine bilag" og ta bilde av bilaget eller last det opp fra bildebiblioteket på telefonen din.

Når bilaget er lastet opp, finner du igjen disse på siden hvor du registrerer utlegg (ute i registeret på venstre side) slik at du kan knytte bilaget til utlegget som registreres.

Det også mulig å laste opp bilag/fil direkte fra pc-en hvis bilaget er lagret der.

Selv om reisen/utlegget er sendt videre til attestering eller om det allerede er godkjent, er det fremdeles mulig å legge til et bilag. Klikk da på navnet på reisen, så vil du se på linjen hvor utlegget er registrert at du kan laste opp bilag.

Gjøres det på denne måten må bilaget allerede være tilgjengelig på pc/i appen. Dette fordi bilagsregisteret som er tilgjengelig før reisen sendes til attestering nå ikke er tilgjengelig lengre. 

Hvis du har bilag som ikke er knyttet til et utlegg og du ønsker å fjerne/slette de(t) så gjøres det fra siden "Mine bilag".

Har du knyttet et bilag til et utlegg så kan du fjerne det hvis reisen/utlegget har status "Påbegynt". Gå inn på selve reisen og deretter til siden du registrerer utlegg på. Nederst på siden ser du registrerte utlegg og her kan du enten velge å slette hele registreringen eller du kan klikke på endre. 

Velger du sistnevnte vil utlegget dukke opp i registreringsbildet igjen. Klikk på X-en nede til høyre i bildet for å fjerne bilaget. Nå kan du laste opp flere bilag og lagre utlegget på nytt igjen, eller du kan lagre uten å legge til nye bilag.

Man kan bytte attestant ved å huke av for den aktuelle reisen når man står på "Mine reiser". Da vil boksene under listen for påbegynte reiser blir aktive (blå) og du kan velge Bytt attestant. Etter å ha klikket på Bytt attestant, dukker det opp en boks hvor du søker opp personen som skal attestere. Hvis personen du ønsker bytte til ikke dukker opp i søket, kontakt administrator hos dere.

På startsiden av reisen kan dere huke av for at dere skal ha trekkfri dagdiett. Her er det viktig å påpeke at denne kun har en funksjon hvis det er snakk om en dagsreise.

Registrerer du en reise med overnatting, er det andre regler som gjelder og en avhuking her har derfor ingen funksjon. Hvem som har krav på trekkfri dagdiett kan du lese mer om hvis du klikker på linken til "Regler" der dere huker av.

Simployer er oppdatert til enhver tid med skattedirektoratets trekkfri satser for "dagsreiser f.o.m 6 til og med 12 timer og over 12 timer" og vil fordele dette basert på registrering for reisens lengde.

Når dere fører en kjørestrekning, kan dere legg inn via-punkter hvis dere ikke kjører en direkte fra/til-strekning.

Ved å klikke på + tegnet får dere opp via-punkter mellom "Startpunkt" og "Destinasjon" slik at kjøreruten kan bli mer spesifisert. Dette gjelder særlig med tanke på for eksempel  bompasseringer. Hvis du kun legger inn "Startpunkt" og "Destinasjon" kan det være at du ikke får opp forslag på ruten du faktisk har kjørt.

Husk at bruk av via-punkter ikke kan brukes som tur/retur-føring. Alle kjøreturer har et starttidspunkt som kan være avgjørende for om Simployer foreslår bompassering eller ikke (dette er aktuelt med tanke på times-regel). Det betyr at selv om du kjører samme strekning tur/retur må reisen registreres to ganger med forskjellig starttidspunkt.

Når du har skrevet inn kjørestrekning og klikket på "Vis Rute" så dukker den opp i punkt 2 "Velg rute". Kartet kan være litt lite, så vi anbefaler å bruke + tegnet i kartet for å forstørre bildet. Her tegner Simployer opp ulike forslag til rute, og de lysegrønne strekene illustrerer alternative ruter. Vær obs på at bompasseringer foreslås basert på ruten du har valgt.

Her høres det ut som innstillingen "Tillat bruk av annen avdeling som kostnadsbærer" står til Nei.

Be systemadministrator undersøke innstillingen. Det gjøres slik:

1. Gå til Meny - Behandle - Systeminnstillinger.

2. Klikk på Moduler - Reise og utlegg i menyen til venstre.

3. På denne siden finner du innstillingen "Tillatt bruk av annen avdeling som kostnadsbærer". Denne innstillingen må stå til Ja. 

For å skrive reiseregning må den ansatte ha tilgang til reisemodulen.

Har ikke den ansatte tilgang på modulen, kan du som administrator likevel se reisefanen på vedkommendes profil. For å gi den ansatte tilgang til modulen, gjør følgende: 

1. Du må være innlogget i Simployer. 

2. Søk opp den ansattes profil. 

3. Klikk på Reise og utlegg - Reiseinnstillinger i menyen til venstre. 

4. Skru på knappen under Tilgang.

For at en ansatt skal kunne føre en reise må følgende to kriterier oppfylles: 

1. De må ha registrert en ansettelse med ansattnummer i Simployer. 

2. Det må være registrert en adresse "primær" på profilen til den ansatte. 

Når dette er i orden har den ansatte tilgang til å føre reiseregninger.

For å slette en reise må den ha status som "Påbegynt". Alle reiser med dette som status vil være mulig å slette. Dere sletter reisen ved å klikke på den røde slettknappen til høyre for reisen.

Reiser med status "Attestering" eller "Attestasjonskontroll" (hvis dere bruker det) må avslås slik at de går tilbake til status "Påbegynt". Da vil den dukke opp på den ansattes "Påbegynt"-fane slik at den kan slettes som nevnt over.

Er reisen blitt godkjent må dere stå på den ansattes reisefane og velge filteringen "Godkjent". Marker (huke av for) deretter reisen som skal slettes og velg "Opphev godkjenning". Nå går reisen tilbake til status "Påbegynt" og den kan slettes som nevnt øverst.

Obs: Hvis dere eksporterer reiser og reisen allerde ligger i en eksportfil, får dere ikke opphevet godkjenningen og slettet reisen. Da må eksportfilen slettes først, før dere får opphevet godkjenningen og slettet reisen.

For å eksportere reiser må dere bruke et lønnssystem som Simployer har ferdige oppsett for.

Eksport fungerer på følgende måte: Først bygger dere en lønnsartbank som inneholder lønnsarter dere skal bruke. Når det er gjort, kobles disse lønnsartene til de forskjellige utleggstypene som benyttes i reise/utlegg.

Vi anbefaler at dere kontakter kundesenteret vårt hvis dere ønsker benytte denne funksjonaliteten, ettersom de kan gi dere en rask gjennomgang av dette. Alternativt kan dere bestille en konsulent som kan bistå dere i etableringen.

Vi har også en egen avdeling som kan tilpasse eksport til lønn/regnskapssystemer dere bruker. Mer om dette finner du ved å klikke her.

Hvis dere eksporterer til lønnssystem og har flyreiser som en utleggstype bør/må disse deles i to. Vi anbefaler at dere deler opp i "Flyreise innland" og "Flyreise utland", slik at dere kan legge til forskjellige lønnsarter på disse to utleggstypene. Innland og Utland har to forskjellige MVA-koder og derfor er dette måten å splitte det opp på. 

For at noen brukere skal få mulighet til å selvattestere må man først skru på en innstillig som muliggjør dette. Det gjør du slik: 

1. Du må være innlogget i Simployer.

2. Gå til Meny - Behandle - Systeminnstillinger. 

3. Klikk på Moduler - Reise og utlegg i menyen til venstre. 

4. Sett "Tillatt mulighet for selvattestering for enkeltbrukere" til Ja.

Når det gjort, gå inn på den ansattes profil og klikk på Reise og utlegg - Reiseinnstillinger i menyen på venstre side. Her ser dere hvem som er nåværende attestant. Klikk på "blyanten" for å redigere/endre attestant. For at den ansatte skal få selvattestere, velg "Selvattestering og nærmeste leder". At nærmeste leder også er en del av valget, betyr at vedkommende har mulighet til sette sin nærmeste leder som attestant før reisen sendes inn.

Når denne innstillingen er skrudd på, gjelder det samme for utlegg. Derfor behøver dere ikke gjøre noen endringer for den modulen.

For å bytte attestant må personen det skal byttes til ha rollen som Potensiell attestant. Det betyr at i disse tilfellene må vedkommende som skriver reisen vite hvilken person de skal/kan endre til.

Man kan bytte attestant ved å huke av for den aktuelle reisen når man står på "Mine reiser". Da vil boksene under listen for påbegynte reiser blir aktive (blå) og du kan velge Bytt attestant. Etter å ha klikket på Bytt attestant, dukker det opp en boks hvor du søker opp personen som skal attestere.

Ingen regel uten unntak; Har du mulighet til selvattestering kan du bytte til din nærmeste leder også, i tillegg til de som besitter rollen "Potensiell attestant".

Både personer med rollen som systemadministrator kan bli valgt som attestant, samt personer med kombinasjonen av rollene reise – og utleggsadministrator (man må altså ha begge rollene).

I Simployer er det to ulike måter å benytte seg av kostnadsbærere på. Den ene baserer seg på avdelingene dere har i organisasjonsstrukturen i Simployer og den andre tar utgangspunkt i egendefinerte kostnadsbærertyper. 

Måte 1:

Når en person skriver en reise vil alltid avdelingen vedkommende tilhører bli valgt som avdeling under "Fordeling av kostnad" som dere ser nederst på startsiden når dere registrerer en reise.

Måte 2:

Feltet Fordeling av kostnad kan utvides til å inkludere flere alternativer enn avdelinger, som for eksempel ulike prosjekter dere har pågående i virksomheten.

For å opprette et "prosjekt" må man ha rollen som Kostnadsbæreradministrator. Personer med denne rollen kan gå til Meny - Behandle - Administrasjon - Regnskap - Kostnadsbærere. På kostnadsbærersiden klikker du på Rediger (blyant til høyre for KOSTNADSBÆRERE) og du blir sendt videre til kostnadsbærermodulen.

Er det første gang du er inne i modulen må du først registrere en kostnadsbærertype, f.eks. "Prosjekt". Klikk på Legg til kostnadsbærertype øverst i høyre hjørne.

Når dette er gjort vil kostnadsbærertypen legge seg som en lysegrå linje. Klikk på piltasten til venstre for navnet på kostnadsbærertypen for å legge til ulike kostnadsbærere. Til høyre i feltet som nå åpner seg, klikk på Legg til kostnadsbærer og du kan starte registeringen av kostnadsbærerne dere ønsker for denne kostnadsbærertypen.

Vi anbefaler at dere kontakter kundesenteret vårt før dere starter denne prosessen. Vi bistår gjerne i startfasen for å gi dere veiledning og informasjon. Velger dere å gjøre dette på egenhånd, kontakt oss hvis dere lager eksportfiler til lønn og ønsker at det nyopprettede ekstra feltet skal inkluderes i filen. Det er en manuell jobb (som ikke tar lang tid) å koble på feltet i eksportfilen.

Der er mulig å endre på kostnadsbærere etter reisen er sendt inn til attestering. Da har reisen status "Til attestering", "Attestasjonskontroll" (hvis dere bruker det) eller "Godkjent".

For å endre kostnadsbærer, gå til Meny - Behandle - Reiser og klikk på navnet på reisen. I vinduet som nå dukker opp, klikk på fanen Fordeling av kostnad. Skal du endre på alle registreringer kan du markere alle utlegg ved å klikke på avhukingsboksen øverst til venste for "Kostnad/Utlegg". Klikk så på Sett kostnadsbærere. Skal du kun endre på en eller noen få registreringer, klikker du på blyanten ute til høyre for registreringen du ønsker endre.

Andre endringer som type utlegg, type overnatting osv. er ikke mulig å endre fra denne siden. Ettersom den ansatte allerede har signert reisen, må reisen avslås for å kunne utføre slike endringer. Den ansatte må så endre på reisen og sende den inn til attestering på nytt.

Simployer tar utgangspunkt i Statens satser og sørger for at disse hele tiden er oppdatert i henhold til gjeldende regelverk.

Simployer vil ta utgangspunkt i reisens lengde og type overnatting før systemet fordeler dette på trekkfri del og trekkpliktig del i henhold til skatteetatens satser for trekkfri del. Overskytende sum blir registrert som trekkpliktig del. 

Hvis dere ønsker å kun utbetale den trekkfrie satsen finnes det innstillinger for dette. Gå til Meny - Behandle - Systeminnstillinger. Klikk på Moduler - Reise og utlegg i menyen til venstre. Her kan dere sette "Kun trekkfritt (...)" til Ja på "Hotellovernatting, pensjonat/hybel – brakke uten kokemuligheter og privat/hybel – brakke med kokemuligheter". Endrer dere på disse innstillingene, gjelder endringene for alle ansatte.

Hvis dere ønsker gjøre det samme for dagdiett finner dere innstillingene for dette på samme side.

Det er også mulig å styre trekkfrie satser på hver enkelt ansatt. Søk opp vedkommende som skal ha kun trekkfritt og klikk på Reise og utlegg - Reiseinnstillinger i menyen til venstre. Her finner du igjen de samme innstillingene som nevnt over og kan klikke på blyanten ved "Andre innstillinger" og styre hvilke innstillinger brukeren skal ha. 

Dette høres ut som at innstillingen "Kun trekkfritt beløp ved privat/hybel-brakke med kokemuligheter" er satt til Ja. Da betales kun den trekkfrie satsen ut.

Dere endrer dette slik:

1. Gå til Meny - Behandle - Systeminnstillinger.

2. Klikk på Moduler - Reise og utlegg i menyen til venstre.

3. Sjekk nevnte innstilling og sett den eventuelt til Nei så skal det løse saken.

Her virker det som om det ikke er lagt til noen lønnsart på utleggstypen som er valgt. Du legger til dette ved å gjøre følgende: 

1. Du må være innlogget i Simployer. 

2. Gå til Meny - Behandle - Administrasjon. 

3. Klikk på Reise og utlegg - Utleggstyper i menyen til venstre. 

4. Åpne utleggstypen og sjekk om det er lagt til lønnsart.

5. Hvis ikke det er lagt til lønnsart, klikker du inn i feltet for lønnsart betalt av den reisende. 

6. Da dukker lønnsartene dere har lagt inn i Simployer opp, og du velger den riktige arten.

7. Husk å klikke Lagre når du er ferdig.

1. Du må være logget inn i Simployer.

2. Gå til Meny - Behandle - Administrasjon - Regnskap - Lønnsarter.

3. Klikk på (+)-tegnet til høyre for Lønnsarter.

4. Legg til de lønnsartene du ønsker.

5. Lagre.

Ja, det kan dere. For å endre eksportoppsett går man til Meny - Behandle - Administrasjon. Klikk på Eksport - Reise og utlegg eksporttype i menyen til venstre. Klikk deg inn på eksportoppsettet dere bruker og endre til det nytt lønnssystem. Når det er gjort, klikk på Regnskap - Lønnsarter i menyen til venstre. Endre fra "gammel" lønnsart til ny. Vi anbefaler at dere kontakter kundesenteret på support.no@simployer.com hvis noe er uklart.

Nei, men dere kan ta ut rapport for utgiftene dere har hatt per utleggstype. Gå til Meny - Rapporter - Ulegg. Velg rapporten Kostnadstype, og huk av for "Per utløpstype" og angi ønsket periode. Klikk Vis rapporten så får dere en oversikt over utleggstypene deres. Vet dere vet hvilken lønnsart som er koblet hvor, får dere svaret på hvilke utgifter dere har hatt per lønnsart.

Nei, Simployer oppdaterer aller endringer for Statens og Skattedirektoratets satser.

Vi har dessverre ikke noen rapporter for dette. Reiseadministrator kan gå til Meny - Behandle - Reiser. I feltet for "Enhet", velg toppnivået i organisasjonsstrukturen (husk å huke av for "Inkluder underenheter" etter at toppnivå er valgt). Nå skal du se alle reiser som ligger til attestering. Ønsker du oversikt over reiser som ligger til attestasjonskontroll, endre Status til "Attestasjonskontroll". Her gjelder samme prinsipp. Det samme gjelder under Meny - Behandle - Utlegg. For å få tilgang til dette må du ha rollen Utleggsadministrator.